Ce înseamnă PFA: Tot ce trebuie să știi și să faci înainte de înființare

Vrei mai multă autonomie (și poate să-ți păstrezi și jobul actual)? Pentru mulți freelanceri și antreprenori la început de drum, PFA-ul e cea mai rapidă formă de a începe legal: procedură simplă, costuri mai mici decât la un SRL și mai puțină birocrație.

Dar, înainte să înființezi un PFA, trebuie să te asiguri că ai toate informațiile necesare: când are sens să alegi PFA, ce trebuie pregătit înainte de înființare (nume, CAEN, sediu, dosar), ce ai de făcut după (SPV, registre, facturare), și, foarte important, cum stau lucrurile în 2026 cu taxele (CAS/CASS) și TVA.

Ce trebuie să știi înainte să înființezi un PFA?

1) Ce este un PFA?

Persoana fizică autorizată (PFA) este una dintre cele mai simple forme prin care poți desfășura o activitate economică pe cont propriu.

2) Când este o alegere bună să înființezi un PFA?

PFA-ul e potrivit când:

• ai o meserie/competență clară (IT, consultanță, beauty, foto-video, fitness etc.);
• ești la început și vrei să testezi piața;
• nu ai nevoie (încă) de echipă mare și procese complicate.

3) Cine poate înființa un PFA?

Poți deschide un PFA dacă bifezi condițiile de bază:

• ai cel puțin 18 ani;
• ești cetățean român/UE/SEE;
• nu ai fapte înscrise în cazierul fiscal;
• ai un sediu profesional;
• poți declara pe propria răspundere că îndeplinești condițiile de funcționare (sanitar, mediu, protecția muncii – unde e cazul).

4) Ce îți permite să faci un PFA?

Deși este o formă simplă din punct de vedere birocratic (se înființează rapid și fără prea multă birocrație mai ales online) această formă juridică este una foarte versatilă. În calitate de Persoană Fizică Autorizată poți să desfășori activitate economică în orice domeniu în care ai experiență profesională/studii. Astfel, ca PFA poți: 

• să prestezi servicii 
• să vinzi produse 
• să fabrici sau să confecționezi anumite lucruri etc. Tot ce trebuie să faci este să alegi codul CAEN potrivit pentru activitate pe care vrei să o desfășori.

Ca PFA poți desfășura activitate economică în toate domeniile/profesiile/meseriile pe care legea nu le interzice în mod expres pentru libera inițiativă. Există totuși și câteva excepții.

Conform prevederilor legale există unele activități care nu pot fi desfășurate pe un PFA deoarece sunt profesii liberale reglementate de legi speciale. Acestea se desfășoară sub formă de PFI înregistrat la ANAF. De asemenea, unele coduri nu sunt admise pentru persoanele fizice autorizate, după cum urmează:

• 4910 – transporturile interurbane
• 2020 – fabricarea pesticidelor
• 8553 – pilotaj
• 4675 – comerț cu produse chimice
• 8010 – activități de protecție și gardă
• 6621 – activitățile de evaluare a riscurilor
• 2051 – fabricarea explozivelor
• 6430 – fonduri mutuale
• 5229 – alte activități anexe transportului
• 6499 – alte intermedieri financiare.

Ce trebuie să faci înainte să înființezi un PFA?

1) Alegerea numelui

Dacă în cazul unui SRL ai libertatea de a-ți alege un nume, în cazul PFA-ului denumirea firmei se compune obligatoriu din numele și prenumele persoanei fizice, urmată de sintagma “persoană fizică autorizată” sau PFA.

2) Alegerea codurilor CAEN (atenție la CAEN Rev.3)

Conform legislației în vigoare, persoanele fizice autorizate pot să desfășoare activitate economică pe un cod CAEN doar dacă acesta este autorizat și sunt îndeplinite toate criteriile de eligibilitate cu privire la codurile CAEN permise.

PFA este limitată la un singur obiect principal de activitate și alte patru secundare, însă pentru toate este nevoie să faci dovada experienței/pregătirii profesionale. 

Cum faci dovada pregătirii/experienței?

În funcție de activitate, ți se poate cere dovadă:

• diplomă/certificat de calificare;
• adeverință de la angajator (experiență);
• alte documente profesionale relevante.

Cum se autorizează codurile CAEN?

Autorizarea unui cod CAEN se face prin depunerea la ONRC a documentelor solicitate de lege (declarația pe proprie răspundere). În funcție de locul de desfășurare a activității vei putea să îți autorizezi codul/codurile CAEN: 

• la sediul profesional (social)
• la un punct de lucru
• sau la terți.

Din cauza limitării la maxim 5 coduri CAEN trebuie să stabilești clar care sunt codurile CAEN pe care le dorești autorizate; dacă ai deja cinci coduri, trebuie să renunți la unul sau mai multe, în funcție de câte coduri CAEN vrei să adaugi.

Indiferent de activitate trebuie să te asiguri că deții un document care să ateste studiile/experiența pentru fiecare cod nou adăugat.

3) Alegerea sediului profesional

Următorul pas în procesul de înființare este acela de a-ți stabili sediul profesional. Pentru asta ai nevoie de un document care atestă dreptul de folosință asupra spațiului în care urmează să declari sediul. Acesta poate fi:

• contract de închiriere
• contract de comodat
• certificat de moştenitor
• contract de vânzare-cumpărare
• sau orice alt act juridic care conferă dreptul de folosinţă. 

Dacă optezi pentru activitate la sediu, iar acesta se află într-un bloc de locuințe, atunci trebuie să aduci acordul asociației de proprietari/locatari. Înainte de a face acest lucru, informează-te cu privire la implicațiile fiscale care există în cazul în care ai sediul firmei acasă și desfășori activitate acolo.

4) Dosarul de înființare (ce acte se cer, în practică)

Ai nevoie, în mod uzual, de următoarele documente pentru înregistrarea PFA:

• cererea de înregistrare (formular tip);
• declarație pe propria răspundere pentru îndeplinirea condițiilor de funcționare;
• dovada sediului profesional și (după caz) acorduri/avize;
• dovada pregătirii profesionale/experienței;
• copie act identitate

Termenul de soluționare este, în principiu, 1 zi lucrătoare de la înregistrarea cererii (dacă dosarul e complet). Nu se percep taxe și tarife pentru operațiunile de înregistrare, însă se poate percepe tarif de publicare în Monitorul Oficial (Partea a IV-a). Pe lângă asta, pot apărea costuri auxiliare (semnătură electronică dacă depui online, obținere documente, împuternicire etc.).

Ce trebuie să faci după ce înființezi un PFA?

1) SPV (Spațiul Privat Virtual)

Trebuie să-ți faci cont SPV pentru comunicarea cu ANAF și depuneri (Declarația unică, plăți, notificări). Este un pas foarte important, iar crearea contului n-ar trebui să-ți pună probleme. Dacă ai nevoie de ajutor, aruncă un ochi pe ghidul nostru dedicat și află pașii exacți.

2) Organizarea evidenței (registre)

În majoritatea cazurilor, PFA ține evidența în partidă simplă, cu registre precum:

• Registrul de încasări și plăți
• Registrul de evidență fiscală

3) Alegerea contabilului

Contabilitatea unui PFA este simplă și în mare parte, te poți descurca singur, fără contabil. Astfel, dacă ai un PFA simplu (fără operațiuni intracomunitare, fără TVA, fără angajați), atunci nu ai neapărat nevoie de un contabil.

Există și situații care pot să impună ținerea evidenței contabile de către un contabil certificat. Dacă ai un PFA ceva mai complex (cu operațiuni intracomunitare, TVA sau angajați), atunci este bine să ai un contabil deoarece vei mai avea niște declarații lunare de depus la ANAF.

4) Facturare și încasări

Ai nevoie de un mod clar de a emite facturi și de a urmări încasările (mai ales dacă lucrezi în valută sau cu clienți externi).

5) TVA: când devii plătitor?

Dacă depășești plafonul anual de scutire, trebuie să te înregistrezi în scopuri de TVA. Plafonul este 395.000 lei.

6) Taxe PFA

Taxele PFA sunt datorate de persoana fizică, nu de PFA ca entitate separată (PFA-ul e forma ta de organizare):

• Impozitul pe venit
  • 10% (în general) aplicat venitului impozabil din activitatea independentă.
• CAS (pensii)
  • datorezi CAS dacă veniturile relevante sunt cel puțin 12 salarii minime brute; baza de calcul este aleasă, dar nu poate fi sub 12 sau 24 salarii minime (în funcție de nivel).
• CASS (sănătate)
  • baza anuală de calcul CASS este raportată la venitul net/norma de venit (după caz),
  • plafonul maxim crește la 72 salarii minime (în 2026 față de 60).
  • dacă baza e sub echivalentul a 6 salarii minime, poți datora diferența până la nivelul de 6 salarii minime, cu excepții (de exemplu, dacă ai avut venituri din salarii de cel puțin 6 salarii minime sau alte venituri pentru care ai datorat deja CASS la acel nivel).
  • dacă ai pierdere sau venit net zero, nu datorezi CASS (dar poți opta).

Cum stabilești ce ai de plată?

În funcție de activitatea PFA-ului tău (codul CAEN), vei putea alege modul de impozitare:

1. Norma de venit: doar pentru anumite coduri CAEN. Dacă ai impozitare la normă de venit înseamnă că plătești 10% din suma stabilită la nivel de județ și localitate (acolo unde ai PFA-ul) pentru codul tău CAEN, indiferent de venitul pe care îl realizezi (până în limita unui venit anual de 25.000 euro). După depășirea acestui plafon ai obligația impozitării în sistem real.
2. Sistem real: plătești 10% din venitul net (venit realizat – cheltuieli deductibile)

Când și cum depui Declarația unică?

Termenul standard pentru declararea venitului realizat și definitivarea impozitului/contribuțiilor este 25 mai a anului următor. Nu mai există logica precompletării pentru anul anterior și nu se mai declară estimări, ci acum Declarația unică vine precompletată.

Ce mai trebuie să știi ca titular al unui PFA?

• Deși nu este obligatoriu, este bine să îți deschizi un cont bancar dedicat pentru PFA pentru a nu amesteca veniturile din alte surse cu cele din activitatea PFA, ceea ce ar putea complica evidența contabilă. În plus, vei avea nevoie de un cont prin care să-ți gestionezi banii, mai ales dacă încasezi și faci plăți în mai multe valute. 
• Dacă va fi nevoie să oprești activitatea, poți alege fie să suspenzi PFA-ul pentru o perioadă de maxim 3 ani, fie să îl închizi complet. Ambele operațiuni sunt foarte simple și se pot înregistra rapid la Registrul Comerțului. 
• Trebuie să îți achiziționezi și casă de marcat, dacă este cazul.
• Indiferent de domeniul de activitate trebuie să ai un program de facturare. Găsești mai multe variante, unele dintre ele chiar gratuite.
• Spre deosebire de SRL, vei putea să te folosești de banii PFA-ului când și cum dorești, fără să fie nevoie să îndeplinești alte formalități. 

Cu un PFA înființat este mai ușor să faci primul pas către antreprenoriat. Ai parte de libertate, flexibilitate și oportunități. În plus, nu uita, poți oricând să faci trecerea către un SRL dacă dorești extinderea afacerii.