Ghid Rezervare Denumire Firmă – cum să rezervi corect denumirea unui PFA/SRL

Atunci când vrei să înființezi o firmă (indiferent de forma juridică), primul pas este efectuarea procesului de verificare disponibilitate și rezervare denumire firmă. Practic, înainte ca o denumire să poată fi atribuită unui operator economic, se verifică dacă aceasta este disponibilă, adică dacă mai există o altă firmă cu aceeași denumire sau dacă denumirea prezintă suficiente elemente distinctive față de firmele deja existente. Abia după ce denumirea este rezervată se poate trece la întocmirea restului de documente pentru înființare. Dacă nu știi ce nume să alegi pentru firma ta și ai nevoie de puțină inspirație, folosește generatorul de nume StartCo.

1. Unde se poate rezerva denumirea firmei?

Procedura de rezervare denumire firmă poate fi făcută fie în persoană, direct la Registrul Comerțului, fie online, prin intermediul portalului ONRC. Pentru a rezerva online o denumire nu este necesară utilizarea unei semnături electronice iar documentul generat online are caracter de original, asemenea rezervării făcute la ghișeu.

Deși varianta de rezervare denumire firmă online este, în mod evident, mult mai comodă decât cea clasică, ea nu este disponibilă decât în intervalul orar 18:00 – 08:00. Totodată, va trebui să ai în vedere câteva reguli de urmat în cazul în care denumirea dorită nu este disponibilă și atunci când denumirea este similară cu alte denumiri existente.

Îți prezentăm mai jos ce aspecte trebuie să ai în vedere atunci când vrei să rezervi denumirea firmei pentru un PFA/II, respectiv pentru un SRL, astfel încât să ai certitudinea că denumirea rezervată va fi acceptată la depunerea dosarului de înființare.

2. Reguli rezervare denumire firmă PFA/II

În cazul firmelor de tip PFA (Persoană Fizică Autorizată) și II (Întreprindere Individuală), denumirea firmei se compune din numele complet al titularului, urmat de sintagma „Persoană Fizică Autorizată”, respectiv „Întreprindere Individuală” (spre exemplu, Popescu Ion Persoană Fizică Autorizată/Popescu Ion Întreprindere Individuală). De multe ori însă se întâmplă ca o altă persoană cu același nume să aibă deja o firmă înmatriculată și din această cauză denumirea să nu fie disponibilă.

Atunci când nu este posibilă rezervarea denumirii firmei cu numele complet al titularului, există următoarele alternative:

• Numele + inițiala prenumelui titularului – conform legii (art. 34 din Ordinul MJ 2594 din 2008), denumirea unui PFA/II poate fi formată și din numele persoanei + inițiala prenumelui urmat de sintagma Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală (spre exemplu, Popescu I. Persoană Fizică Autorizată/Popescu I. Întreprindere Individuală). Astfel, dacă denumirea firmei cu numele complet al titularului nu este disponibilă, se poate încerca varianta formată din nume și inițiala prenumelui.
• Numele complet al titularului + inițiala tatălui – o altă alternativă este completarea numelui titularului cu inițiala prenumelui tatălui (astfel, luând exemplul numelui de mai sus, dacă prenumele tatălui ar fi Mihai, atunci denumirea firmei ar putea fi Popescu M. Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală).
• Numele complet al titularului+ inițiala mamei – Dacă nici varianta cu inițiala tatălui nu este disponibilă, se încearcă, în același mod prezentat mai sus, cu inițiala mamei.
• Alte alternative – Dacă niciuna din aceste variante nu funcționează, situația devine mai problematică și este recomandat fie să mergi direct la ghișeu pentru a face rezervarea, fie să suni în prealabil la Oficiul Registrului Comerțului din județul în care va fi înființată firma pentru a-i întreba cum să procedezi cu rezervarea. Asta deoarece deși există variante alternative pentru situația prezentată mai sus,  în functie de județul în care va fi înființată firma, cei de la Registru au propriile preferințe cu privire la alegerea unei denumiri adecvate. Conform legii, se poate alege una din următoarele 3 variante:

1. Denumirea se completează cu inițialele ambilor părinți – continuând exemplul de mai sus și presupunând că prenumele mamei este Ana, denumirea ar deveni Popescu M. A. Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.
2.  Denumirea se completează cu prenumele întreg al unui părinte (de obicei al tatălui, iar dacă nici această variantă nu este liberă, cu prenumele mamei) – în același exemplu, denumirea firmei ar fi Popescu Mihai Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală sau Popescu Ana Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.
3. Denumirea se completează cu o altă mențiune care are rolul de a identifica titularul sau activitatea desfășurată – spre exemplu, dacă vrei să desfășori activități în consultanță IT, se poate adăuga sintagma consultant IT; dacă vrei să desfășori servicii de curierat se poate adăuga precizarea curier, ș.a.m.d. Astfel, o altă variantă a denumirii firmei ar putea fi Popescu Ion Curier Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.

Important! Dacă nici denumirea clasică (formată din numele complet al titularului), nici denumirea la care s-a adăugat inițiala unui părinte nu sunt disponibile pentru a fi rezervate, este foarte important să îi contactezi pe cei de la Registrul Comerțului din județul în care va fi înființată firma! Ei îți vor spune ce variantă să folosești în situația respectivă. În caz contrar, există riscul ca varianta aleasă de tine să nu fie considerată conformă, iar dacă denumirea nu este acceptată va fi necesar să refaci toata documentația – proces îndelungat și costisitor.

Problema aceasta se întâmplă deoarece legislația aplicabilă în vigoare nu specifică în mod clar care este ordinea în care se probează variantele alternative atunci când numele complet persoanei nu este disponibil, ceea ce lasă loc de interpretare.

3. Reguli rezervare denumire firmă SRL

La rezervarea denumirii pentru înființarea unui SRL nu există atât de multe variante alternative ca la PFA, însă foarte multă atenție trebuie acordată denumirilor similare cu cea pe care vrei să o rezervi, întrucât denumirile care nu prezintă suficiente elemente distinctive față de alte denumiri existente nu vor fi acceptate.

Problema este, iarăși, aceea că legea nu specifică în mod clar ce înseamnă suficiente elemente distinctive, astfel încât se lasă loc de interpretare. Din acest motiv, mai ales atunci când procedura de rezervare denumire firmă se efectuează online, este bine să cunoști cât mai multe reguli și bune practici despre acest subiect. De obicei (din experiența efectuării multor rezervări pentru Registre din toate județele țării), am constatat că trebuie să existe cel puțin 5 litere distincte între denumirea ce se dorește a fi rezervată și denumirile prezentate ca fiind similare.

Important! Chiar dacă o denumire este disponibilă și poate fi rezervată, acest lucru nu garantează faptul că ea va fi acceptată de către persoana care soluționează dosarul! Indiferent dacă denumirea a fost rezervată la ghișeu sau online, persoana desemnată cu soluționarea dosarului poate refuza denumirea rezervată, dacă aceasta consideră că cerințele legale nu sunt respectate.

3.1 Elemente de distinctivitate

Conform Ordinului MJ 2594/2008, o firmă este distinctivă atunci când constă într-o denumire care nu este necesară, generică sau uzuală şi atunci când nu este identică sau similară cu alte firme înregistrate anterior în registrul comerţului. Distinctivitatea firmei se apreciază atât din punctul de vedere al grafiei, cât şi al topicii cuvintelor care formează denumirea.

Nu reprezintă elemente de distinctivitate:

a) articularea cuvintelor;

b) inversarea ordinii cuvintelor care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;

c) dublarea uneia sau mai multora dintre literele ori cifrele care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;

d) adăugarea sau eliminarea adverbelor, prepoziţiilor, conjuncţiilor, numerelor, semnelor de punctuaţie şi a altor particularităţi similare, având o semnificaţie vagă, precum şi a abrevierilor care nu sunt de natură să schimbe înţelesul denumirii;

e) utilizarea unor cuvinte diferite din punct de vedere semantic, dar identice fonetic;

f) folosirea unor prescurtări ale cuvintelor care intră în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;

g) utilizarea simbolurilor echivalente literelor şi cuvintelor, de exemplu, @, #, n, % etc.;

h) utilizarea/neutilizarea diacriticelor;

i) adăugarea, eliminarea sau înlocuirea unei părţi din denumirea înregistrată sau rezervată, dacă adăugarea, eliminarea sau înlocuirea nu schimbă înţelesul firmei sau utilizarea cuvintelor „grup”,”holding”, „company”, „trust”, „corn”, „trans” ori altele asemenea;

j) adăugarea cuvântului „România” indiferent de limba în care este redat.

3.2 Cuvinte interzise

Firma nu poate conține cuvintele „științific”, „academie”, „academic”, „universitate”, „universitar”, „școală”, „școlar” sau derivatele acestora.

Firma care conține cuvintele „național”, „român”, „institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autorităților și instituțiilor publice centrale ori locale poate fi utilizată numai cu acordul Secretariatului General al Guvernului, respectiv al prefectului.

 

3.3 Ghid practic rezervare denumire firmă SRL online

Avantajele rezervării denumirii online, prin intermediul portalului ONRC sunt evidente și de netăgăduit – nu este necesar să te deplasezi la ghișeu, să aștepți la cozi, să completezi formulare, etc. Chestiunea mai „sensibilă” este că algoritmul sistemului îți permite uneori să rezervi și denumiri care, la o analiză mai amănunțiă, nu au suficiente elemente distinctive.

Spre exemplu, dacă vrei să rezervi denumirea MAGIC SOFT SRL și aceasta apare disponibilă DAR în lista denumirilor similare apare firma MAGIC SOFT CAFE SRL, nu o rezerva! Există șanse foarte mari ca denumirea să fie respinsă de persoana desemnată cu soluționarea dosarului la Registru, întrucât aceasta poate considera că nu există suficiente elemente distinctive și că, astfel, denumirile pot cauza confuzii (cele două firme ar putea fi confundate intre ele).

Recomandarea StartCO: pentru a evita situații neplăcute în care cei de la Registru ar putea contatata că denumirea nu este conformă și ar putea astfel respinge denumirea,  alege o denumire formată din 2-3 cuvinte mai puțin uzuale (de evitat cuvinte foarte des întâlnite precum „construct”, „expert”, „consult”, etc.). Deși mulți antreprenori pun mare accent pe alegerea denumirii unei firme, în realitate acest aspect este mai puțin important. Denumirea firmei va fi practic cea înscrisă pe facturi și în toate documentele oficiale însă firma ta poate crea nenumărate branduri care pot fi complet diferite de numele oficial al persoanei juridice. Brandurile pot fi la rândul lor înregistrate ca marcă și protejate prin drepturi de proprietate intelectuală.

4. Cât timp este valabilă rezervarea de nume?

De obicei rezervarea de nume este valabilă timp de 1 lună de zile (data expirării este înscrisă pe documentul de rezervare) și poate fi prelungită, în cazul în care intervalul de 1 lună nu a fost suficient pentru înființarea firmei.

Atunci când apelezi la StartCo pentru înființare firmă, noi ne ocupăm inclusiv de rezervarea denumirii firmei, astfel încât nu ești nevoit să treci prin acest proces singur.