Ce acte primești la înființarea firmei (SRL/PFA): listă completă, la ce folosesc și unde le păstrezi

După ce ți-ai înființat firma și a fost înregistrată la Registrul Comerțului, primești un set de documente care confirmă oficial existența entității și modul în care este autorizată să funcționeze. Vestea bună e că acum, aproape totul circulă digital (PDF-uri semnate electronic) iar tu scapi de niște drumuri.

Mai trebuie doar să știi ce primești, la ce folosește fiecare și unde le păstrezi ca să nu ai bătăi de cap la bancă, la contabilitate sau la un control.

Ce acte primești la înființarea firmei?

Pentru a înființa o firmă ai nevoie de un dosar complet, care să includă toate formularele și actele solicitate de Registrul Comerțului, conform prevederilor legale. Procesul de înființare poate fi mai simplu sau mai complex, în funcție de forma juridică aleasă (SRL sau PFA), dar în orice caz poți scăpa de stresul birocratic și de dosarul cu șină dacă alegi să înființezi firma online.

Odată ce firma este înregistrată în Registrul Comerțului, vei primi câteva documente care atestă existența și specificul ei. Iată care sunt documentele pe care ți le dă ONRC după înființarea firmei:

1) Certificatul de înregistrare

Ce este certificatul de înregistrare?

Este cel mai important document al firmei, fiind considerat „buletinul” firmei tale: documentul care confirmă înregistrarea și îți arată datele de identificare esențiale (denumire, formă juridică, sediu, CUI, număr de ordine în registrul comerțului etc.).

Legea societăților prevede eliberarea certificatului de înregistrare după înmatriculare, cu datele de identificare ale firmei. Iar din 2025, ONRC cere completarea obiectului principal de activitate conform CAEN Rev. 3, deci e normal să vezi acest lucru reflectat în documente.

Ce trebuie să știi despre Certificatul de înregistrare:

• Cum îl identifici? -> Este documentul pe fundal albastru, pe care sunt specificate: denumirea, sediul, obiectul principal de activitate, Codul unic de înregistrare, Numărul de Ordine în Registrul Comerțului. 
• Care este termenul de valabilitate? -> Trebuie preschimbat imediat ce survine o modificare cu privire la informațiile de mai sus.
• Când ai nevoie de acest document? -> Este un document esențial de care trebuie să ai grijă deoarece vei avea nevoie de el la:
  • deschiderea contului bancar și relația cu banca
  • înregistrarea evidenței contabile și înrolarea în aplicații, platforme, servicii (facturare, procesatori de plăți etc.)
  • semnarea contractelor cu furnizorii/partenerii
  • solicitarea unor contracte de împrumut sau leasing
  • obținerea de fonduri etc.

De reținut: ONRC precizează explicit că nu se eliberează duplicate ale certificatelor de înregistrare. Dacă îl pierzi/distrugi, se solicită eliberarea unui alt certificat (preschimbare), pe baza cererii corespunzătoare.

2) Certificatele constatatoare

Ce este Certificatul constatator de autorizare a activității?

Un alt document emis de ONRC la înființarea unei firme este certificatul constatator de autorizare a activității. Acesta este documentul care atestă autorizarea codurilor CAEN pentru sediul/punctul de lucru declarat (sau, după caz, că nu se desfășoară activitate la sediu, doar corespondență).

Dacă ai activitate autorizată în mai multe locații, poți avea mai multe certificate (câte unul pe fiecare locație). Se emite cel puțin unul, pentru sediul social, unde se specifică: 

• fie codurile CAEN autorizate la sediu, 
• fie faptul că de la sediu nu se desfășoară activitate. 

Ce trebuie să știi despre Certificatul constatator de autorizare a activității:

• Care este termenul de valabilitate? -> Orice certificat constatator se preschimbă de fiecare dată când activitățile autorizate în locația respectivă se modifică și de fiecare dată când se modifică denumirea sau sediul firmei.

Mai există și certificatul constatator de stare, care este cerut frecvent de bănci sau parteneri. Multe instituții cer un certificat constatator la zi (în variantă scurtă/extinsă, după caz). ONRC permite obținerea certificatelor constatatoare online, inclusiv cu semnătură electronică, prin servicii dedicate.

3) Încheierea / rezoluția registratorului (decizia de admitere)

Ce este rezoluția?

Cel de-al treilea document emis de ONRC la înființarea unei firmei este rezoluția. Acesta este documentul care confirmă admiterea cererii și înregistrarea în registrul comerțului. În practică, îl vei vedea frecvent ca încheiere a registratorului.

Ce trebuie să știi despre Încheierea / rezoluția registratorului:

• Care este termenul de valabilitate? -> Este un document care nu se preschimbă sau actualizează, având mai mult rol informativ.
• Când ai nevoie de acest document? -> Poate fi solicitat în anumite situații de către unele instituții, cum ar fi:
  • de către ANAF la înregistrarea unui punct de lucru sau la înregistrarea ca plătitor de TVA 
  • de către Direcția Vamală la obținerea unui cod EORI etc.

4) Informații punctuale la zi din Registrul Comerțului

În afară de cele trei documente menționate, se mai primește și un document numit Informații Punctuale din Registrul Comerțului. Acesta este un fel de rezumat al datelor înscrise în registru referitoare la asociați, administratori, capital, sediu, etc.

Unde trebuie să păstrezi documentele emise de ONRC?

Asemenea Registrului Unic de Control, documentele emise de ONRC la înființarea firmei se păstrează la sediul social sau la domiciliul administratorului dacă ai optat pentru găzduirea sediului și se prezintă inspectorilor ANAF în cazul unui control fiscal. 

Dacă ai depus online (sau printr-un serviciu digital), cel mai des vei primi documentele în format PDF semnat electronic (cu semnătură/sigiliu electronic ONRC), valid juridic. Păstrează PDF-urile originale (cu semnătură electronică), fă un backup (cloud + local), iar dacă ai un sediu fizic/punct de lucru, ține o copie printată a documentelor cerute frecvent (în special pentru situații de control).

Ce documente NU sunt emise de ONRC, dar trebuie să le ai în dosarul firmei

Pe lângă documentele primite de la ONRC, merită să păstrezi la dosar și:

• Actul constitutiv (varianta finală semnată)
• Decizia asociatului unic / Hotărârea AGA (dacă e cazul)
• Dovada sediului (comodat/închiriere etc.)
• Declarația privind beneficiarul real (pentru SRL-uri și alte persoane juridice, unde e aplicabil)

De ce includem beneficiarul real aici? Pentru că persoanele juridice supuse înregistrării la registrul comerțului depun declarația la înmatriculare și la modificări.

La sfarsit, nu uita ca imediat dupa infiintare (in 30 de zile de la inregistrare) ai obligatia sa achizitionezi Registrul Unic de Control (RUC). Tot acum e bine sa faci cont bancar + depunere capital (pentru SRL) si inrolările necesare (facturare, e-Factura unde e cazul, SPV etc.) în funcție de profilul firmei.