Schimbare sediu social PFA: pași, acte necesare și ce trebuie să faci după

Sediul (numit oficial sediu profesional) nu e doar o adresă pe certificat, ci „casa” PFA-ului tău în relația cu instituțiile și cu partenerii. Sediul PFA poate fi modificat în anumite situații prevăzute de lege, dar și voluntar, fie că ți-a expirat contractul, te muți sau vrei o adresă mai potrivită pentru activitatea ta.

Citește în continuare și află cum schimbi sediul unui PFA, de ce documente ai nevoie, când ai nevoie de acordul vecinilor/asociației și ce trebuie să mai faci după schimbarea sediului profesional.

Când trebuie să schimbi (sau să prelungești) sediul profesional?

Sediul profesional poate fi modificat atunci când:

1. îți expiră sediul actual (expiră valabilitatea actului care atestă dreptul de folosință) și nu se mai poate prelungi
2. îți expiră sediul actual (expiră valabilitatea actului care atestă dreptul de folosință) și vrei să-ți muți activitatea în altă locație
3. vrei să schimbi sediul din alte motive (alt oraș/județ, costuri mai bune, logistică, parteneriate etc.).

De reținut: dacă se apropie expirarea actului de sediu, nu lăsa pe mai încolo. Expirarea dreptului de folosință asupra sediului este una dintre situațiile care pot duce la inactivitate fiscală, cu efecte neplăcute (inclusiv anularea TVA, unde e cazul).

Cum modifici sediul social al unui PFA?

Indiferent de motivele modificării, schimbarea sediului profesional al unui PFA se face la Registrul Comerțului în circumscripția căruia se află sediul profesional al PFA-ului (adică noua adresă).

Schimbarea sediului profesional se face prin înscriere de mențiuni la ONRC și poți modifica sediul social atât la o adresă în același oraș, cât și la o adresă din alt oraș/județ. Dacă te muți în alt județ, asta înseamnă, de regulă, că dosarul va fi gestionat de oficiul aferent noului județ.

Poți depune cererea:

• la ghișeu,
• prin poștă/curier,
• sau prin mijloace electronice / portalul de servicii online ONRC.

Sau, și mai simplu, îți schimbi sediul social al PFA-ului prin intermediul aplicației StartCo. Totul e 100% online, super rapid și ușor, iar modificarea e gata în doar câteva zile. Nu completezi formulare interminabile, scapi de drumuri și cozi la Registru și ai și consultanță inclusă.

De ce documente ai nevoie pentru modificarea sediului?

Pentru început, trebuie să reții că nu poți modifica sediul social fără un act (contract de comodat/de închiriere etc.) care să ateste dreptul de folosință a spațiului ca sediu pentru PFA. Dacă îl deții, atunci trebuie să depui un dosar cu șină la ONRC, care să conțină următoarele documente:

1. cererea de înregistrare, bifată în dreptul modificării dorite (completezi secțiunea de schimbare sediu profesional)
2. declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare
3. actul care atestă dreptul de folosință asupra sediului profesional:
   • contract de comodat
   • contract de închiriere
   • contract de vânzare-cumpărare / certificat de moștenitor
   • declarație de luare în spațiu etc.
4. actul de identitate al titularului PFA, sau dacă este cazul, dovada privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale
5. acordul vecinilor și al asociației, doar dacă e cazul

Când ai nevoie de acordul vecinilor / asociației (și când NU)

• Ai nevoie de aviz/accept atunci când la sediu se desfășoară activitate și se ajunge la schimbarea destinației spațiului (condominiu).
• De regulă, NU ai nevoie dacă la sediu nu desfășori activitate (e doar adresă de corespondență). Avizul nu se depune când se declară pe propria răspundere că nu se desfășoară activitate la sediu.

Cât durează și cât costă schimbarea sediului PFA

Soluționarea cererii se face, de regulă, în termen de 1 zi lucrătoare de la înregistrarea cererii (pe bază de înscrisuri). În realitate, pot exista întârzieri dacă ți se cer completări (de exemplu, lipsă semnătură, lipsă dovadă folosință, aviz etc.).

Când vine vorba de costuri, pentru operațiunile de înregistrare în Registrul Comerțului nu se percep taxe și tarife, însă pot exista tarife de publicare în Monitorul Oficial pentru anumite operațiuni. Pentru schimbarea sediului PFA, costurile tale reale sunt, de obicei, întocmirea actului de spațiu (comodat/închiriere), eventuale costuri de obținere a unor documente și, dacă ai nevoie, servicii de asistență/consultanță.

Ce documente se modifică în urma schimbării sediului?

Trebuie să știi că odată cu modificarea sediului, ONRC va emite noi documente de înmatriculare ale PFA-ului: 

• un nou certificat de înregistrare (cu același CUI, dar cu adresa actualizată)
• certificate constatatoare/documente de autorizare actualizate (dacă ai activități autorizate la sediu/puncte de lucru)

Ce mai trebuie să faci după schimbarea sediului PFA?

Ulterior înregistrării noului sediu la Registrul Comerțului va trebui să: 

1. îți preschimbi Certificatul de Înregistrare în Scopuri TVA (sau TVA intracomunitar), dacă este cazul
   • merită să verifici în SPV că datele sunt actualizate și, dacă e necesar, să depui mențiuni pentru vectorul fiscal.
2. actualizezi peste tot noile date de identificare:
   • programul de facturare
   • șabloane de ofertă/contract
   • site, semnătură email
   • cont bancar (dacă banca cere actualizare de date)
   • furnizori/parteneri (mai ales dacă ai contracte pe termen lung)

La sfârșit, nu uita: este foarte important să nu lași sediul să expire! În caz contrar, PFA-ul îți poate fi declarat inactiv, iar tu, în calitate de titular, vei avea fapta înscrisă în cazierul fiscal. Asta înseamnă că nu vei mai putea fi asociat sau administrator în alte firme și nu vei mai putea avea PFA pe numele tău până la ștergerea cazierului.

Recomandarea noastră: Prelungește valabilitatea sau schimbă sediul PFA cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea valabilității.