În cât timp ar trebui să îți găsești un contabil după înființare?
După ce ți-ai înființat firma, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le rezolvi e să îți găsești un contabil. E cu atât mai important cu cât, în primele săptămâni de la înființare, curg deja câteva termene legale. Unele dintre ele, cum ar fi angajarea unui salariat ca să rămâi microîntreprindere, se pregătesc mai ușor cu un contabil alături. Vezi mai jos când ești obligat să ai contabil, cât timp ai de fapt la dispoziție și cum alegi varianta potrivită.
Cuprins
Ești obligat să ai contabil?
Răspunsul depinde de forma de organizare.
PFA: nu ești obligat, dar merită să iei în calcul
Ca PFA, legea nu te obligă să ai un contabil. PFA-ul ține contabilitate în partidă simplă, iar dacă ai timp să înveți noțiunile de bază, îți poți ține singur evidența. Merită totuși să iei în calcul un contabil dacă:
- vrei să te concentrezi pe activitatea ta, nu pe declarații, calcule și întrebări fără răspuns;
- nu ai experiență fiscală și riști să pierzi bani din greșeli (cheltuieli nededuse, declarații greșite, termene ratate);
- ai angajați sau ești plătitor de TVA. Nu e o obligație legală nici atunci, dar volumul de declarații crește mult și riscul de greșeală odată cu el.
SRL: da, și nu îți poți ține singur contabilitatea
Pentru un SRL, legea contabilității stabilește cine poate conduce contabilitatea. Prin Legea 82/1991, ai două variante:
- Intern: contabilitatea e condusă de o persoană angajată de firmă, cu studii economice superioare (director economic, contabil-șef sau altă persoană împuternicită).
- Externalizat: printr-un contract de prestări servicii cu o persoană fizică sau juridică autorizată, membră CECCAR (un expert contabil sau contabil autorizat care lucrează pe cont propriu ori o firmă de contabilitate).
Mai simplu spus, la SRL nu e suficient să fii administrator ca să îți ții singur contabilitatea. În plus, contabilitatea în partidă dublă și declarațiile unui SRL cer cunoștințe solide de contabilitate și fiscalitate.
În cât timp ar trebui să îți găsești un contabil?
În mod ideal, ar trebui să-ți găsești un contabil bun înainte de înființare sau cel târziu în primele 1-2 săptămâni de după. E important pentru că, așa cum spuneam mai sus, termenele încep să curgă din ziua în care firma e înregistrată la Registrul Comerțului:
| Ce ai de făcut | Termen | De ce contează |
| Ridici Registrul Unic de Control (RUC) de la ANAF | 30 de zile de la înființare | Amendă de 500–1.000 lei dacă îl ridici după termen |
| Angajezi un salariat, dacă vrei să rămâi microîntreprindere | 90 de zile de la înregistrare | Fără salariat în termen, firma nu mai poate aplica regimul micro (impozit de 1% pe venituri) |
| Transmiți contractul de muncă în REGES-ONLINE | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului | Salariatul nu poate începe munca legal înainte |
| Primele declarații fiscale | În general, până pe 25 a lunii următoare perioadei de raportare | Ratarea lor aduce accesorii și, în timp, poate duce la inactivitate fiscală |
Condiția de salariat pentru micro se consideră îndeplinită dacă ai cel puțin un salariat cu normă întreagă (sau mai multe contracte part-time care însumate fac o normă întreagă) ori un administrator remunerat prin contract de mandat. Contabilul te ajută să alegi între salariat și contract de mandat, să calculezi costul real pe lună și să transmiți contractul la timp în REGES-ONLINE.
Cu ce te ajută contabilul în primele luni?
- Accesul în SPV (Spațiul Privat Virtual): e obligatoriu pentru firme și e canalul prin care depui declarațiile și primești notificările de la ANAF;
- RO e-Factura: configurarea emiterii și transmiterii facturilor prin sistemul ANAF;
- Registrele obligatorii: Registrul Unic de Control și registrele contabile;
- Salariații: contracte, REGES-ONLINE, statul de plată și declarația lunară pentru salarii;
- Primele declarații: impozitul pe venit sau pe profit, TVA dacă e cazul, și raportarea SAF-T (D406), obligatorie din 2025 și pentru contribuabilii mici;
- Înregistrarea în scopuri de TVA, dacă alegi sau ești obligat să devii plătitor.
E mai bine să ai un contabil angajat sau servicii externalizate?
Atunci când vrei ca cineva să se ocupe de contabilitatea firmei tale, ai două variante: semnezi un contract de prestări servicii cu un contabil sau cu o firmă de contabilitate ori angajezi un contabil în firmă. Ambele au avantaje și dezavantaje, însă cele mai importante criterii rămân costurile și specificul afacerii tale.
Avantajele unui contabil angajat
Ai o persoană dedicată exclusiv firmei tale, pe tot programul de lucru. Are sens mai ales pentru firmele cu volum mare de tranzacții, mulți salariați sau activitate complexă (producție, stocuri).
Avantajele serviciilor externalizate
Pentru majoritatea firmelor mici și la început de drum, externalizarea e varianta mai practică:
- Costuri mai mici: nu plătești salariu, contribuții, concedii, echipament, licențe de software de contabilitate sau abonamente la legislație. Onorariul lunar e, de regulă, sub costul total al unui angajat.
- Fără recrutare: nu pierzi timp cu angajarea și verificarea unui contabil intern.
- Experiență din mai multe domenii: o echipă de contabili a văzut spețe diferite, de la mai mulți clienți.
- Răspundere profesională: când contabilitatea e condusă pe bază de contract cu un membru CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestuia, potrivit legii și contractului. Experții contabili și contabilii autorizați sunt obligați să aibă o poliță de asigurare de răspundere civilă profesională.
- Continuitate: dacă un contabil din echipă pleacă sau e în concediu, contabilitatea ta nu se oprește.
După ce alegi contabilul, îl împuternicești să te reprezinte la ANAF: să depună declarațiile fiscale pentru firmă și să aibă acces la SPV-ul firmei.
La ce trebuie să fii atent înainte să alegi un contabil?
- Verifică dacă e membru CECCAR (persoană fizică sau firmă). Membrii activi sunt înscriși în Tabloul Corpului, publicat de CECCAR.
- Citește contractul și uită-te după: ce servicii intră în onorariu (salarii, e-Factura, SAF-T, bilanț), termenele în care trimiți documentele, cum se face predarea documentelor dacă renunți la colaborare.
- Întreabă cum lucrează: online sau cu dosare pe hârtie, cât de repede răspunde, dacă te anunță din timp de termene și schimbări legislative.
Nu uita că la PFA contabilul e o alegere, în timp ce la SRL e o obligație. În ambele cazuri, cu cât îl ai mai devreme, cu atât primele termene vin fără surprize. Iar dacă ai nevoie de un partener de încredere pe termen lung, te poți baza pe serviciile de contabilitate StartCo.
Îți gestionezi contabilitatea firmei într-o singură aplicație ușor de folosit și 100% online și ai acces oricând și de oriunde la toate informațiile. În plus, ai contabil CECCAR dedicat care îți cunoaște afacerea de la bun început, facturare integrată cu e-Factura și contabilitate completă lună de lună.
Nu. Încetarea contractului nu anulează automat împuternicirea contabilului la ANAF. Trebuie să revoci separat atât împuternicirea, cât și drepturile de acces ale acestuia: depunerea declarațiilor online și accesul la dosarul fiscal al firmei, care au formulare diferite. Până atunci, fostul contabil poate vedea în continuare datele fiscale ale firmei. Cere-i noului contabil să verifice că toate accesele au fost revocate.
În relația cu ANAF, obligațiile fiscale rămân ale firmei, deci dobânzile, penalitățile sau amenda ajung întâi la tine. Separat, legea prevede că, atunci când contabilitatea e condusă pe bază de contract cu un membru CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestuia. Asta înseamnă că poți recupera prejudiciul de la contabil, în limitele prevăzute în contract. Verifică această clauză înainte să semnezi.
Nu doar pe baza calității de administrator sau asociat. Legea cere ca persoana care conduce contabilitatea intern să fie angajată de firmă și să aibă studii economice superioare. Dacă nu ai un contract de muncă cu propria firmă, varianta legală rămâne un contract cu un membru CECCAR. Dacă te gândești să te angajezi în propria firmă ca să îndeplinești condiția, discută întâi cu un contabil. Implică un salariu cu contribuții și poate avea efecte și asupra regimului micro.
