De ce mai ai nevoie de contabil pentru o firmă fără activitate și la ce trebuie să fii atent

Ai o firmă fără activitate și nu înțelegi foarte clar dacă mai ai sau nu nevoie de contabilitate pentru ea? Răspunsul scurt e: da, cel mai probabil ai nevoie de un contabil, chiar dacă nu emiți facturi și nu ai încasări. De ce? Pentru că sunt situații în care o firmă poate să nu aibă activitate, dar pot exista obligații fiscale pe care trebuie să le îndeplinești.

Altfel spus, „zero activitate” nu înseamnă „zero obligații”. Depunerile „pe zero”, situațiile financiare anuale sau, după caz, declararea suspendării (regim derogatoriu) rămân obligatorii. Citește în continuare și află ce ai de făcut ca SRL fără activitate, ce depui (și când), când te ajută regimul derogatoriu și când e mai sănătos să ții aproape un contabil.

Ce înseamnă o firmă fără activitate?

Situație	Ce depui	Când	Observații
Nou-înființat, fără nicio operațiune	S1046 – Declarație de inactivitate	În 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar	Se depune în locul situațiilor financiare anuale, numai dacă nu ai avut absolut nicio operațiune de la înființare.
Activ, neînregistrat în scopuri de TVA	Impozit micro (D100) sau impozit pe profit (D101), după regimul în care te încadrezi	D100: trimestrial (până la 25 a lunii următoare trimestrului) • D101 (profit): anual, 25 martie (dacă exercițiul = anul calendaristic)	Dacă ești micro fără venituri, impozitul (1%/3%) aplicat la 0 rămâne 0, dar obligația declarativă există. Dacă nu îndeplinești condițiile de micro (ex.: fără salariat unde e obligatoriu), treci la impozit pe profit și depui D101.
Activ, înregistrat în scopuri de TVA	D300 – Decont TVA • D394 – declarație informativă • alte declarații din vector, dacă e cazul	D300: lunar/trimestrial, până pe 25 • D394: până pe 30 a lunii următoare perioadei de raportare	Se depun inclusiv în perioadele fără operațiuni, cât timp ești înregistrat în scopuri de TVA.
Activ, fără tranzacții (cu/ fără TVA)	Situații financiare anuale	De regulă, în 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar	Termenul exact se stabilește anual prin ordin MF.
Suspendat (regim derogatoriu)	Situații financiare anuale	Termenul obișnuit pentru bilanț	Nu depui declarațiile periodice pe durata suspendării. Durata maximă a suspendării: 3 ani.

Pot exista diferite situații în care o firmă nu are activitate, dar cele mai comune sunt următoarele trei scenarii:

1. Firmă nou-înființată, fără activitate – care nu a desfășurat nicio operațiune (din ziua înființării până la final de an)

Din momentul constituirii, o firmă începe să aibă activitate fiscală. Totuși, atunci când o firmă este nou-înființată, activitatea economică propriu-zisă poate să nu se desfășoare imediat sau se desfășoară la un nivel redus. Astfel, volumul de activitate (facturi de vânzări, cheltuieli etc.) este foarte scăzut sau chiar inexistent.

Cu alte cuvinte, nu ai emis/înregistrat nicio factură, nu ai salariați, nu ești înregistrat în scopuri de TVA sau, dacă ești, nu ai derulat operațiuni. În acest caz, vorbim despre o situație temporară, de moment, în care firma apare ca activă la Registrul Comerțului și în evidența ANAF, dar, în realitate, este fără activitate.

Asta înseamnă că trebuie să depui declarațiile periodice (lunare/trimestriale/anuale) și situațiile financiare, în funcție de specificul activității și de vectorul fiscal. Ulterior, firma poate să desfășoare în continuare activitate.

2. Firmă fără activitate, din cauza unor dificultăți financiare – SRL activ (nu este suspendat), dar fără tranzacții în anul curent

Uneori, din cauza condițiilor din piață sau a lipsei fondurilor, afacerea poate să înregistreze dificultăți. Fiind într-un impas financiar, volumul de activitate poate să scadă foarte mult sau chiar total, pentru o anumită perioadă relativ scurtă. În acest caz, firma, deși apare ca activă la ONRC și ANAF, este o firmă fără activitate.

Asta înseamnă că trebuie să depui declarațiile periodice (lunare/trimestriale/anuale) și situațiile financiare, în funcție de specificul activității și de vectorul fiscal (de exemplu, TVA – dacă ești înregistrat în scopuri de TVA). Ulterior, firma poate să desfășoare în continuare activitate.

3. Firmă fără activitate, suspendată (regim derogatoriu)

Atunci când activitatea nu poate fi redresată rapid, dar nu ești neapărat decis să renunți definitiv la afacere, poți decide suspendarea activității pentru o perioadă de maximum 3 ani, la Registrul Comerțului.

Asta înseamnă că, în acest caz, firma nu poate desfășura activitate economică, iar pe perioada suspendării se acordă regimul derogatoriu. Deci, nu depui declarații fiscale periodice pe durata suspendării, dar păstrezi obligația depunerii situațiilor financiare anuale (suspendarea nu poate depăși 3 ani consecutivi).

Când se acordă regimul derogatoriu? 

Dacă soliciți suspendarea activității firmei pentru o perioadă de până la trei ani, ți se acordă din oficiu regimul derogatoriu, conform Ordonanței 11/2022, care modifică art. 101 alin. (4¹) din Codul de procedură fiscală. Astfel, pentru perioada de inactivitate temporară nu trebuie să depui declarațiile fiscale, până la data reluării activității.

Important:

• Chiar dacă se acordă regimul derogatoriu, situațiile financiare trebuie depuse anual, chiar și în perioada de inactivitate temporară.
• O firmă nu poate fi suspendată pentru mai mult de 3 ani. După acești 3 ani fie îți reiei activitatea, fie radiezi firma. 
• Dacă reiei activitatea sau atingi termenul-limită al suspendării, revii automat la depunerea declarațiilor din vectorul fiscal, începând cu luna următoare.

De ce mai ai nevoie de contabil dacă firma ta nu are activitate?

Chiar dacă firma ta nu mai are activitate, obligațiile declarative există. Uite de ce:

• „Zero” trebuie declarat corect. D300/D394 „pe zero” când ești în vectorul TVA, D100 trimestrial la micro, D101 anual la profit, plus bilanțul. Omisiunile se amendează.
• Regim derogatoriu = liniște, dar nu totală. Pe durata suspendării nu depui declarații periodice, însă bilanțul anual rămâne obligatoriu și sunt reguli stricte la reactivare.
• Regimul micro vs. profit se poate schimba pe parcurs (de ex., dacă nu mai ai salariat acolo unde e obligatoriu). E util să ai pe cineva care urmărește condițiile și te anunță din timp.
• Automatizări noi (RO e‑TVA, SAF‑T, e‑Factură) creează notificări chiar și când „nu se întâmplă nimic”. Un contabil știe cum să le gestioneze cu minim efort.

În concluzie, chiar dacă „nu ai activitate”, există obligații minimale care trebuie bifate – altfel, apar amenzi și blocaje administrative. Un contabil bun îți ține vectorul fiscal curat, îți depune ce trebuie „pe zero” și te ajută să alegi corect între a rămâne activ sau a suspenda. Iar dacă vrei să nu te mai lovești de birocrație, StartCo îți poate gestiona cap-coadă tot procesul.