Ce trebuie să știi înainte să înființezi un PFA?

Vrei să câștigi autonomie financiară și totodată să-ți păstrezi job-ul actual? Primul pas către antreprenoriat poate fi înființarea unui PFA, iar în acest articol vei găsi tot ce trebuie să știi înainte să înființezi un PFA și totodată vei afla de ce înregistrarea ca persoană fizică autorizată (PFA) rămâne în continuare una dintre cele mai avantajoase forme juridice.

Ce este un PFA?

Persoana fizică autorizată (PFA-ul) este cea mai simplă formă juridică sub care îți poți desfășura activitatea economică în mod independent. 

Când este o alegere bună să înființezi un PFA?

Este bine să optezi pentru înființarea unui PFA atunci când 

• ai o meserie (frizer, instructor fitness, fotograf, cosmeticiană, specialist IT etc)
• ești la început de drum și vrei să testezi afacerea 
• sau atunci când vrei să desfășori activitate într-un domeniu pentru care este necesară pregătirea sau experiența profesională, dar activitatea presupune un volum scăzut de activitate și nu ai nevoie de mulți angajați.

Ce trebuie să știi înainte să înființezi un PFA?

Înainte de a-ți înființa un PFA trebuie să cunoști câteva aspecte legale și administrative.

Cine poate înființa un PFA?

Un PFA poate fi înființat de o singură persoană, conform prevederilor legale, însă ulterior se poate adăuga și soțul sau soția în firmă. Poți găsi mai multe informații cu privire la modul în care poți fi cooptat în activitatea PFA-ului soțului/soției în acest articol.

Revenind la întrebarea cine poate înființa un PFA, trebuie să știi că orice persoană fizică poate să deschidă un PFA, cu condiția să îndeplinească următoarele condiții:

• are vârstă peste 18 ani
• este cetățean român sau UE
• nu are fapte înscrise în cazierul fiscal sau judiciar
• deține dovada certificării/experienței profesionale 
• poate face dovada deținerii unui sediu profesional.

Ce îți permite să faci un PFA?

Deși este o formă simplă din punct de vedere birocratic (se înființează rapid și fără prea multă birocrație mai ales online) această formă juridică este una foarte versatilă. În calitate de Persoană Fizică Autorizată poți să desfășori activitate economică în orice domeniu în care ai experiență profesională/studii. Astfel, ca PFA poți 

• să prestezi servicii 
• să vinzi produse 
• să fabrici sau să confecționezi anumite lucruri etc. Tot ce trebuie să faci este să alegi codul CAEN potrivit pentru activitate pe care vrei să o desfășori.

Observație: 

Ca PFA poți desfășura activitate economică în toate domeniile/profesiile/meseriile pe care legea nu le interzice în mod expres pentru libera inițiativă. Totuși, deși un PFA poate desfășura aproape orice activitate care este prevăzută în nomenclatorul CAEN, există totuși și câteva excepții.

Conform prevederilor legale există unele activități care nu pot fi desfășurate pe un PFA deoarece sunt profesii liberale reglementate de legi speciale. Acestea se desfășoară sub formă de PFI înregistrat la ANAF.

De asemenea, unele coduri nu sunt admise pentru persoanele fizice autorizate, după cum urmează:

• 4910 – transporturile interurbane
• 2020 – fabricarea pesticidelor
• 8553 – pilotaj
• 4675 – comerț cu produse chimice
• 8010 – activități de protecție și gardă
• 6621 – activitățile de evaluare a riscurilor
• 2051 – fabricarea explozivelor
• 6430 – fonduri mutuale
• 5229 – alte activități anexe transportului
• 6499 – alte intermedieri financiare.

Ce trebuie să faci înainte să înființezi un PFA?

Dacă decizia este finală poți începe procedura de înființare a PFA-ului, fie fizic, la ghișeul ONRC, fie online, folosind o soluție digitală completă. Citește în continuare și află care sunt pașii pe care trebuie să îi parcurgi înainte de înființarea unui PFA. 

Alegerea numelui

Dacă în cazul unui SRL ai libertatea de a-ți alege un nume, în cazul PFA-ului denumirea firmei se compune obligatoriu din numele și prenumele persoanei fizice, urmată de sintagma “persoană fizică autorizată” sau PFA.

Alegerea codurilor CAEN

Conform legislației în vigoare, persoanele fizice autorizate pot să desfășoare activitate economică pe un cod CAEN doar dacă acesta este autorizat și sunt îndeplinite toate criteriile de eligibilitate cu privire la codurile CAEN permise.

Câte coduri CAEN poți avea?

PFA este limitată la un singur obiect principal de activitate și alte patru secundare, însă pentru toate este nevoie să faci dovada experienței/pregătirii profesionale. 

Cum faci dovada experienței/pregătirii profesionale? 

Validarea experienței sau a pregătirii într-un domeniu se poate face cu ajutorul

• diplomei de studiu – pentru pregătire
• adeverinței de la fostul angajator – pentru confirmarea experienței în domeniu. 

Cum se autorizează codurile CAEN?

Autorizarea unui cod CAEN se face prin depunerea la ONRC a documentelor solicitate de lege (declarația pe proprie răspundere). În funcție de locul de desfășurare a activității vei putea să îți autorizezi codul/codurile CAEN 

• la sediul profesional (social)
• la un punct de lucru
• sau la terți.

Atenție: 

1. Din cauza limitării la maxim 5 coduri CAEN trebuie să stabilești clar care sunt codurile CAEN pe care le dorești autorizate; dacă ai deja cinci coduri, trebuie să renunți la unul sau mai multe, în funcție de câte coduri CAEN vrei să adaugi.
2. Indiferent de activitate trebuie să te asiguri că deții un document care să ateste studiile/experiența pentru fiecare cod nou adăugat.

 Alegerea sediului social/profesional

Următorul pas în procesul de înființare este acela de a-ți stabili sediul profesional. Pentru asta ai nevoie de un document care atestă dreptul de folosință asupra spațiului în care urmează să declari sediul. Acesta poate fi:

• contract de închiriere
• contract de comodat
• certificat de moştenitor
• contract de vânzare-cumpărare
• sau orice alt act juridic care conferă dreptul de folosinţă. 

Important:

Așa cum am amintit și anterior, activitatea economică se poate desfășura fie la sediu, fie în altă parte (un punct de lucru declarat sau la terți). Așadar, dacă optezi pentru activitate la sediu, iar acesta se află într-un bloc de locuințe, atunci trebuie să aduci acordul asociației de proprietari/locatari. Înainte de a face acest lucru, informează-te cu privire la implicațiile fiscale care există în cazul în care ai sediul firmei acasă și desfășori activitate acolo.

Depunerea dosarului de înființare

După alegerea sediului este momentul să depui dosarul pentru înființarea PFA-ului la Registrul Comerțului. Acesta poate fi depus atât fizic la sediul Oficiului Registrului Comerțului, cât și online. Deși procedura de înființare este mult simplificată față de înființarea unui SRL, birocrația îți poate încetini planurile (drumuri mai multe la ghișeu, cozile clasice, sau completarea eronată a formularelor). Pentru a evita stresul și neplăcerile ai la dispoziție și soluții complet digitale, care vin la pachet și cu consultanță specializată.

Ce trebuie să faci după înființare?

După obținerea certificatului este important să te ocupi de pașii următori, post-înființare:

Alegerea contabilului

Contabilitatea unui PFA este simplă și în mare parte, te poți descurca singur, fără contabil. Astfel, dacă ai un PFA simplu (fără operațiuni intracomunitare, fără TVA, fără angajați), atunci nu ai neapărat nevoie de un contabil. Poți să ții chiar tu evidența contabilă (să completezi registrele obligatorii și să calculezi taxele pentru declarația unică). Mai mult, legea nu te obligă să ai contabil (decât în anumite condiții), însă trebuie să știi că este util să apelezi la servicii de contabilitate. 

Așa cum am specificat în rândurile de mai sus, există și situații care pot să impună ținerea evidenței contabile de către un contabil certificat. Dacă ai un PFA ceva mai complex (cu operațiuni intracomunitare, TVA sau angajați), atunci este bine să ai un contabil deoarece vei mai avea niște declarații lunare de depus la ANAF. Iată care sunt situațiile în care trebuie să găsești contabil pentru PFA:

1. Dacă desfășori operațiuni intracomunitare (colaborezi cu firme din afara țării (din UE)) ai nevoie de un cod de TVA special (intracomunitar) care se obține de la ANAF. Asta înseamnă că lunar, operațiunile intracomunitare se declară printr-un formular special și, dacă e cazul, se calculează taxele pe care le datorezi în urma acestor operațiuni (dacă achiziționezi servicii de la furnizori din UE). Dacă colaborezi cu firme din afara țării dar non-UE, atunci nu ai nevoie de acest cod intracomunitar, dar tot va trebui să depui niște declarații speciale.
2. Dacă veniturile tale anuale vor depăși suma de 300.000 lei/an, va trebui să devii plătitor de TVA. În acest caz, contabilitatea devine mai complicată și ai musai nevoie de un contabil care să calculeze TVA-ul de plată sau de recuperat și să depună deconturile de TVA la ANAF. 
3. Dacă va fi nevoie să angajezi, trebuie să știi că poți avea maxim 3 salariați pe PFA. Și în acest caz e nevoie să depui lunar niște declarații speciale la ANAF cu ajutorul contabilului. 
4. Dacă vrei să nu-ți bați capul absolut deloc cu contabilitatea și vrei să fii sigur că faci lucrurile cum trebuie, calculezi corect taxele și ești la curent cu toate modificările și noutățile fiscale.

Organizarea contabilității

Indiferent dacă apelezi la un contabil sau te descurci singur, va trebui să ții o evidență contabilă pentru PFA-ul tău. Conform legii, această evidență se ține în partidă simplă, adică trebuie să ții evidența încasărilor și plăților, pe care le înregistrezi în 2 registre importante: 

• Registrul de încasări și plăți 
• și Registrul de evidență fiscală. 

Observație: Pe baza datelor înregistrate, vei completa apoi Declarația Unică pentru a stabili impozitul datorat. 

Obligații ANAF

Ca PFA obligațiile sunt mai puține și mai simple.

Obligații declarative

În fiecare an va trebui să depui Declarația Unică pentru a declara veniturile realizate din PFA (venituri din activități independente). De asemenea, Declarația Unică se depune și în 30 de zile după înființare pentru a stabili sistemul de impozitare și, după caz, pentru a estima venitul pe care urmează să îl realizezi în cursul anului.

Obligații de plată

În calitate de titular al PFA-ului, trebuie să reții că vei datora impozit de 10% din veniturile obținute. Pe lângă impozitul de 10%, dacă veniturile tale vor depăși un anumit plafon, vei mai datora și contribuții sociale (CAS și CASS). Mai multe informații despre taxele PFA poți găsi în acest articol.

Atenție! Cel care datorează taxele pe veniturile PFA ești tu, în calitate de persoană fizică, și nu PFA-ul. 

Cum stabilești ce ai de plată?

În funcție de activitatea PFA-ului tău (codul CAEN), vei putea alege modul de impozitare:

1. Norma de venit: doar pentru anumite coduri CAEN. Dacă ai impozitare la normă de venit înseamnă că plătești 10% din suma stabilită la nivel de județ și localitate (acolo unde ai PFA-ul) pentru codul tău CAEN, indiferent de venitul pe care îl realizezi (până în limita unui venit anual de 25.000 euro). După depășirea acestui plafon ai obligația impozitării în sistem real, conform modificărilor fiscale intrate în vigoare de la 1 ianuarie 2023.
2. Sistem real: plătești 10% din venitul net (venit realizat – cheltuieli deductibile)

Ce mai trebuie să știi sau să faci ca titular al unui PFA?

• Pentru a depune declarația unică, pentru a plăti taxele și pentru a comunica cu ANAF-ul va trebui să îți faci un cont digital la ANAF în spațiul virtual (SPV). Găsești aici un ghid complet despre cum poți să îți faci contul SPV și de ce ai nevoie.
• Deși nu este obligatoriu, este bine să îți deschizi un cont bancar dedicat pentru PFA pentru a nu amesteca veniturile din alte surse cu cele din activitatea PFA, ceea ce ar putea complica evidența contabilă. În plus, vei avea nevoie de un cont prin care să-ți gestionezi banii, mai ales dacă încasezi și faci plăți în mai multe valute. 
• Dacă va fi nevoie să oprești activitatea, poți alege fie să suspenzi PFA-ul pentru o perioadă de maxim 3 ani, fie să îl închizi complet. Ambele operațiuni sunt foarte simple și se pot înregistra rapid la Registrul Comerțului. 
• Trebuie să îți achiziționezi și casă de marcat, dacă este cazul.
• Indiferent de domeniul de activitate trebuie să ai un program de facturare. Găsești mai multe variante, unele dintre ele chiar gratuite.
• Spre deosebire de SRL, vei putea să te folosești de banii PFA-ului când și cum dorești, fără să fie nevoie să îndeplinești alte formalități. 

Cu un PFA înființat este mai ușor să faci primul pas către antreprenoriat. Ai parte de libertate, flexibilitate și oportunități. În plus, nu uita, poți oricând să faci trecerea către un SRL dacă dorești extinderea afacerii.