Ce cheltuieli pot deduce pe PFA?

La fel ca în cazul firmelor, PFA-urile trebuie să acorde o atenție sporită cu privire la deductibilitatea cheltuielilor. În acest articol vei găsi răspunsul la întrebarea “Ce cheltuieli pot deduce pe PFA?”, dar și exemple practice care să te ajute să îți deduci corect cheltuielile indiferent de forma juridică (PFA, II, IF, PFI, Profesii liberale, Cabinete medicale sau alte asocieri).

Ce presupune deducerea cheltuielilor și cine poate deduce cheltuieli?

Motivul pentru care firmele și PFA-urile deduc cheltuieli este reducerea taxelor. Cu cât se înregistrează mai multe cheltuieli, cu atât taxele datorate se reduc. Însă nu toate PFA-urile pot deduce cheltuieli, sau mai bine spus, nu mereu este influențat rezultatul în funcție de cheltuielile înregistrate. Așadar, cine deduce cheltuieli? 

PFA-urile care aplică impozitarea la normă de venit, plătesc taxele raportat la norma de venit. Asta înseamnă că indiferent de cheltuielile suportate, taxele datorate rămân neschimbate.

În schimb, PFA-urile impozitate în sistem real își stabilesc taxele datorate la ANAF în funcție de venitul net (venitul brut din care se scad cheltuielile deductibile). 

Ce trebuie să știi despre deducerea cheltuielilor pe PFA?

Pentru a deduce cheltuieli pe PFA trebuie să parcurgi câteva etape esențiale:

Stabilirea cheltuielilor deductibile

La fel ca în cazul firmelor, există mai multe tipuri de cheltuieli care se împart în:

• cheltuieli nedeductibile (care se înregistrează în contabilitatea PFA-ului, dar nu se scad din venitul brut, deci nu ajută la reducerea taxelor) 
• cheltuieli deductibile limitat (care pot fi înregistrate în contabilitatea PFA-ului în limitele impuse de lege)
• cheltuieli deductibile (care pot fi înregistrate în contabilitatea PFA-ului integral).

Pentru a te asigura că stabilești corect taxele ANAF trebuie să identifici care sunt cheltuielile pe care le poți deduce din venitul brut.

Cheltuielile deductibile sunt cele

• legate de activitatea ta profesională sau care sunt necesare pentru desfășurarea activității
• sunt însoțite de documente justificative, emise pe numele PFA-ului (respectiv PFI, II, IF etc.)
• și sunt cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite.

Important! 

Toate cheltuielile efectuate în cadrul activității profesionale/independente trebuie să fie înregistrate în Registrul Jurnal de Încasări și Plăți al PFA-ului, pe baza documentelor justificative. 

În plus, deoarece PFA-urile țin contabilitatea în partidă simplă, o cheltuială este deductibilă atunci când este plătită. De exemplu, dacă un furnizor ți-a emis o factură pentru un anumit serviciu dar tu nu ai plătit-o, acea cheltuială nu este deductibilă la plata impozitului. Ea devine deductibilă doar atunci când există dovada plății facturii. 

La încheierea anului fiscal se va stabili deductibilitatea cheltuielilor pe baza Registrului de Încasări și Plăți și a Registrului de Evidență Fiscală. Dacă te ocupi singur de contabilitate, poți simplifica aceste înregistrări cu ajutorul unei aplicații online. Dacă ai un contabil, îți va completa el registrele cu toate înregistrările necesare.

Împărțirea cheltuielilor în deductibile și deductibile parțial

Pentru a calcula corect taxele datorate trebuie să te asiguri că deduci corect cheltuielile, în funcție de scopul utilizării lor. Astfel, dacă unele cheltuieli au fost făcute atât în interesul PFA-ului, cât și în interes personal, atunci vei deduce doar 50%. Un exemplu practic ar fi cheltuielile cu combustibilul dacă mașina este folosită mixt.

Depunerea declarațiilor fiscale

Conform înregistrărilor contabile vei putea să calculezi venitul brut, dar și venitul net și impozitul datorat. Astfel, vei putea să completezi declarația unică (formularul 212) și să o depui la ANAF pentru a achita impozitul datorat.

Ce cheltuieli pot deduce pe PFA?

Pentru a stabili ce cheltuieli poți deduce pe PFA trebuie să ții cont de cele două criterii esențiale:

1. să fie cheltuieli realizate în scopul desfășurării activității PFA-ului
2. și să fie însoțite de documente justificative

În codul fiscal găsești o listă a cheltuielilor, în funcție de deductibilitatea lor, iar în acest articol am enumerat la modul general cum se împart cheltuielile în cheltuieli deductibile, deductibile limitat și nedeductibile. Totuși, trebuie să reții că anumite cheltuieli care pentru unele PFA-uri sunt considerate deductibile, pentru altele pot fi nedeductibile, iar acest lucru depinde strict de domeniul de activitate (de codurile CAEN autorizate). 

Iată și câteva exemple practice:

Dacă ești medic și ai înființat în 2024 un PFI, atunci pe tot parcursul anului vei putea să îți deduci:

1. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
2. taxele privind specializarea, cursuri, congrese, cotizația de membru la Colegiul Medicilor
3. uniforme
4. aparate medicale
5. consumabile 
6. abonament telefonie și internet
7. chirie sediu profesional (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
8. cheltuieli cu telefon, laptop, imprimantă
9. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
10. cheltuieli cu mașina (50% deductibile) și altele
11. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă prestezi servicii de ridesharing pe Bolt sau Uber, îți vei putea deduce

1. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
2. taxele privind autorizațiile de transport
3. abonament telefonie și internet
4. cheltuieli cu telefon
5. cheltuieli cu mașina (100% deductibile)
6. cheltuieli cu CAS și CASS.

Atenție: Dacă folosești mașina personală, atunci cheltuielile cu combustibil, reparații, ITP, asigurări RCA și Casco sau alte cheltuieli auto, vor fi deductibile doar 50%.

Dacă prestezi servicii de marketing/publicitate, îți vei putea deduce

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri etc)
2. cheltuieli cu abonamente (servicii și tool-uri utile pentru creație, platforme IT, abonamente telefonie și internet)
3. contabilitate
4. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
5. cheltuieli pregătire profesională
6. chirie și utilități (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
7. cheltuieli cu mașina (50%)
8. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă prestezi servicii IT, îți vei putea deduce

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri etc)
2. cheltuieli cu abonamente (servicii hosting, platforme IT, abonamente telefonie și internet)
3. contabilitate
4. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
5. cheltuieli pregătire profesională
6. chirie și utilități (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
7. cheltuieli cu mașina (50%)
8. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă ești fotograf, îți vei putea deduce

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri, cameră foto etc)
2. cheltuieli cu abonamente (abonamente telefonie și internet)
3. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
4. servicii marketing
5. contabilitate
6. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
7. cheltuieli pregătire profesională
8. cheltuieli cu mașina (50%)
9. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă ești coafeză sau ai un salon de înfrumusețare/masaj, îți vei putea deduce

1. cheltuieli cu telefoane
2. cheltuieli cu abonamente (abonamente telefonie și internet)
3. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
4. servicii marketing
5. contabilitate
6. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
7. cheltuieli pregătire profesională
8. cheltuieli cu mașina (50%)
9. cheltuieli cu CAS și CASS
10. cheltuieli cu consumabile.

Făcând o comparație între exemple

• prestatorul de servicii de ridesharing își poate deduce 100% cheltuielile cu mașina, în vreme ce medicul doar 50%
• prestatorul de servicii de ridesharing NU își poate deduce servicii de digitalizare, în vreme ce medicul își poate deduce integral
• un salon de înfrumusețare își poate deduce integral serviciile de marketing, dar prestatorul ridesharing nu.

Pentru a te ajuta să stabilești mai ușor ce cheltuieli îți poți deduce, în principiu există câteva categorii de cheltuieli care se aplică pentru toate domeniile de activitate, restul cheltuielilor fiind stabilite în funcție de domeniul de activitate:

• taxe autorizații/cursuri/pregătire profesională (pentru PFA-uri condiția prezentării dovezii experienței profesionale fiind obligatorie) 
• cotizații plătite la organisme profesionale (deductibile în limita a 4.000 de euro pe an)
• contabilitate – deși un PFA/PFI/II etc își poate ține contabilitatea singur, în cazul în care alegi să apelezi totuși la serviciile unui contabil trebuie să știi că sunt considerate integral deductibile, indiferent de codurile CAEN autorizate
• abonament telefon (cu condiția să fie înregistrat pe numele PFA-ului)
• tabletă/telefon (cu condiția ca factura de achiziție să fie înregistrată pe numele PFA-ului)
• cheltuiala cu sănătatea (10%) CASS – începând cu 1 ianuarie 2024, CASS este cheltuială deductibilă
• contribuția la asigurări sociale (Pensii –  25%) CAS – este integral deductibilă
• asigurări profesionale și contribuții sociale: asigurările de bunuri, asigurările de răspundere profesională (malpraxis)
• comisioane bancare.

Ce se întâmplă dacă am înregistrat greșit cheltuielile?

Dacă ai înregistrat 

• anumite cheltuieli nedeductibile ca fiind deductibile
• sau cheltuieli deductibile limitate ca fiind cheltuieli deductibile integral
  

atunci impozitul declarat este eronat. În cazul unui control, ANAF îți va recalcula impozitul reîncadrând toate cheltuielile înregistrate eronat, dar cel mai important este că îți vor aplica și dobânzi și penalități, existând chiar și riscul unei amenzi. 

Deoarece legislația este în continuă schimbare, și mai mult, atenția unui freelancer este îndreptată mai degrabă către identificarea de noi surse de venit, recomandat ar fi să ai un contabil căruia să îi încredințezi partea contabilă și fiscală a afacerii tale. În acest fel, nu greșești și prin urmare eviți să plătești penalități nedorite.

Acestea sunt principalele aspecte care să te ajute la înregistrarea corectă a cheltuielilor tale ca PFA, însă desigur, cel mai eficient ar fi să apelezi la un specialist care să te îndrume și să te ajute să menții o evidență contabilă corectă.