Cheltuieli deductibile la PFA: ce înseamnă, care sunt și cum le deduci corect

La fel ca în cazul SRL-urilor, PFA-urile trebuie să acorde o atenție sporită deductibilității cheltuielilor. Vezi mai jos tot ce trebuie să știi despre deducerea cheltuielilor la PFA, dar și exemple practice care să te ajute să îți deduci corect cheltuielile, indiferent de forma juridică (PFA, II, IF, PFI, profesii liberale, cabinete medicale sau alte asocieri).

Ce înseamnă deducerea cheltuielilor?

Motivul pentru care firmele și PFA-urile deduc cheltuieli este reducerea taxelor. Cu cât se înregistrează mai multe cheltuieli, cu atât taxele datorate se reduc. Însă nu toate PFA-urile pot deduce cheltuieli, sau mai bine spus, nu mereu este influențat rezultatul în funcție de cheltuielile înregistrate.

Dacă ai PFA în sistem real, deduci numai cheltuielile făcute în scopul activității, documentate (facturi/contracte) și evidențiate în Registrul de evidență fiscală. O parte sunt integral deductibile, altele sunt limitate procentual sau valoric (de exemplu: protocol, autoturisme), iar unele sunt nedeductibile. Dacă ești la normă de venit, nu aplici deduceri, deoarece norma „include” cheltuielile.

Așadar, cine deduce cheltuieli? 

• PFA-urile care aplică impozitarea la normă de venit plătesc taxele raportat la norma de venit. Asta înseamnă că indiferent de cheltuielile suportate, taxele datorate rămân neschimbate.
• În schimb, PFA-urile impozitate în sistem real își stabilesc taxele datorate la ANAF în funcție de venitul net (venitul brut din care se scad cheltuielile deductibile). 

Care sunt tipurile de cheltuieli?

La fel ca în cazul firmelor, există mai multe tipuri de cheltuieli care se împart în:

• cheltuieli nedeductibile (care se înregistrează în contabilitatea PFA-ului, dar nu se scad din venitul brut, deci nu ajută la reducerea taxelor) 
• cheltuieli deductibile limitat (care pot fi înregistrate în contabilitatea PFA-ului în limitele impuse de lege)
• cheltuieli deductibile (care pot fi înregistrate în contabilitatea PFA-ului integral).

Pentru a te asigura că stabilești corect taxele ANAF trebuie să identifici care sunt cheltuielile pe care le poți deduce din venitul brut. Ca să îți fie foarte clar de fiecare dată ce este și ce nu este o cheltuială deductibilă, aplică regula de aur -> O cheltuială este deductibilă dacă îndeplinește simultan:

1. Scopul activității – este necesară pentru a produce venituri?
2. Justificare – ai documente: factură/contract/chitanță, foaie de parcurs, deviz etc.?
3. Trasabilitate – apare în Registrul de evidență fiscală + plățile sunt identificabile (ideal, cont bancar dedicat activității).

Exemple de cheltuieli integral deductibile:

• Materii prime, marfă, consumabile, servicii profesionale (contabilitate, marketing, jurist), software/licențe, găzduire site, instrumente cloud.
• Chirie spațiu/colocare + utilități (proporțional dacă spațiul e mixt), taxe poștale/curierat, comisioane bancare, comisioane procesatori plăți.
• Salarii + contribuții obligatorii (dacă ai angajați).
• Asigurare de risc profesional (malpraxis), asigurări pentru activele din patrimoniu, asigurările din leasing.
• Deplasări ale titularului (transport + cazare) strict pentru activitate; diurnă pentru salariați, conform legii.
• Amortizare mijloace fixe (laptop, telefon, mobilier, mașină etc.) potrivit regulilor fiscale (vezi secțiunea „Autoturisme”).

Exemple de cheltuieli deductibile limitat:

• Protocol: deductibil în limita a 2% din baza de calcul (venit brut − cheltuieli deductibile, fără burse private și protocol), restul nedeductibil.
• Cheltuieli sociale (cadouri pentru salariați, 8 martie/Paște/Crăciun etc.): până la 5% din fondul de salarii.
• Pensii facultative (Pilon III): până la 400 €/an/persoană (pentru titular și/sau salariați).
• Asigurări voluntare de sănătate/abonamente medicale: până la 400 €/an/persoană.
• Abonamente sportive (fitness etc.): până la 100 €/an/persoană.
• Dobânzi la împrumuturi de la persoane fizice/juridice (non‑bancare): în limita dobânzii BNR (pentru lei) sau a ratei de referință la valută.
• Cotizații la asociații profesionale: până la 4.000 €/an.
• Contribuții profesionale obligatorii (corpuri profesionale): până la 5% din venitul brut.
• Cheltuieli mixte (utilizate și personal, și în activitate): doar partea aferentă activității este deductibilă (stabilești o cotă rezonabilă și o documentezi).

Exemple de cheltuieli nedeductibile:

• Cheltuieli personale (alimente, îmbrăcăminte, chirie locuință – partea personală, vacanțe, rate personale etc.).
• Impozitul pe venit datorat de PFA, majorări/amenzi, bunuri confiscate.
• Donații/sponsorizări (nu sunt cheltuieli deductibile pentru PFA; există mecanism separat de direcționare a impozitului).
• Rata de capital a creditelor/leasingului (deductibile sunt dobânzile în limitele legale).
• Valoarea de achiziție a bunurilor amortizabile (deduci prin amortizare).
• Lipsuri din gestiune neasigurate.

Toate cheltuielile efectuate în cadrul activității profesionale/independente trebuie să fie înregistrate în Registrul Jurnal de Încasări și Plăți al PFA-ului, pe baza documentelor justificative. 

În plus, deoarece PFA-urile țin contabilitatea în partidă simplă, o cheltuială este deductibilă atunci când este plătită. De exemplu, dacă un furnizor ți-a emis o factură pentru un anumit serviciu dar tu nu ai plătit-o, acea cheltuială nu este deductibilă la plata impozitului. Ea devine deductibilă doar atunci când există dovada plății facturii. 

La încheierea anului fiscal se va stabili deductibilitatea cheltuielilor pe baza Registrului de Încasări și Plăți și a Registrului de Evidență Fiscală. Dacă te ocupi singur de contabilitate, poți simplifica aceste înregistrări cu ajutorul unei aplicații online. Dacă ai un contabil, îți va completa el registrele cu toate înregistrările necesare.

Documente, organizare și depunerea declarațiilor fiscale

Conform înregistrărilor contabile vei putea să calculezi venitul brut, dar și venitul net și impozitul datorat. Astfel, vei putea să completezi declarația unică (formularul 212) și să o depui la ANAF pentru a achita impozitul datorat.

Așadar, iată la ce acte trebuie să fii atent și ce proceduri să urmezi ca să nu ai probleme la un control:

• Facturi/contracte pe numele PFA (cu CUI/CIF).
• Registrul de evidență fiscală ținut la zi + Registrul‑inventar pentru active.
• Proceduri interne: procent utilizare spațiu, telefon, internet, mașină; foaie de parcurs.
• Cont bancar dedicat activității + plăți trasabile.
• Arhivă electronică (PDF + backup) pentru 10 ani.

Ce cheltuieli pot deduce pe PFA? (exemple practice)

Pentru a stabili ce cheltuieli poți deduce pe PFA trebuie să ții cont de faptul ca ele trebuie să fie cheltuieli realizate în scopul desfășurării activității PFA-ului și să fie însoțite de documente justificative.

În codul fiscal găsești o listă a cheltuielilor, în funcție de deductibilitatea lor, iar în acest articol am enumerat la modul general cum se împart cheltuielile în cheltuieli deductibile, deductibile limitat și nedeductibile.

Totuși, trebuie să reții că anumite cheltuieli care pentru unele PFA-uri sunt considerate deductibile, pentru altele pot fi nedeductibile, iar acest lucru depinde strict de domeniul de activitate (de codurile CAEN autorizate). Iată și câteva exemple practice:

Dacă ești medic și ai înființat un PFI, atunci pe tot parcursul anului vei putea să îți deduci:

1. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
2. taxele privind specializarea, cursuri, congrese, cotizația de membru la Colegiul Medicilor
3. uniforme
4. aparate medicale
5. consumabile 
6. abonament telefonie și internet
7. chirie sediu profesional (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
8. cheltuieli cu telefon, laptop, imprimantă
9. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
10. cheltuieli cu mașina (50% deductibile) și altele
11. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă prestezi servicii de ridesharing pe Bolt sau Uber, îți vei putea deduce:

1. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
2. taxele privind autorizațiile de transport
3. abonament telefonie și internet
4. cheltuieli cu telefon
5. cheltuieli cu mașina (100% deductibile)
6. cheltuieli cu CAS și CASS.

Atenție: Dacă folosești mașina personală, atunci cheltuielile cu combustibil, reparații, ITP, asigurări RCA și Casco sau alte cheltuieli auto, vor fi deductibile doar 50%.

Dacă prestezi servicii de marketing/publicitate, îți vei putea deduce:

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri etc)
2. cheltuieli cu abonamente (servicii și tool-uri utile pentru creație, platforme IT, abonamente telefonie și internet)
3. contabilitate
4. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
5. cheltuieli pregătire profesională
6. chirie și utilități (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
7. cheltuieli cu mașina (50%)
8. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă prestezi servicii IT, îți vei putea deduce:

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri etc)
2. cheltuieli cu abonamente (servicii hosting, platforme IT, abonamente telefonie și internet)
3. contabilitate
4. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
5. cheltuieli pregătire profesională
6. chirie și utilități (doar dacă faci dovada desfășurării activității la sediu/punct de lucru); dacă desfășori activitatea la terți atunci nu poți deduce aceste categorii de cheltuieli
7. cheltuieli cu mașina (50%)
8. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă ești fotograf, îți vei putea deduce:

1. cheltuieli cu electronice (telefoane, tablete, laptop-uri, cameră foto etc)
2. cheltuieli cu abonamente (abonamente telefonie și internet)
3. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
4. servicii marketing
5. contabilitate
6. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
7. cheltuieli pregătire profesională
8. cheltuieli cu mașina (50%)
9. cheltuieli cu CAS și CASS.

Dacă ești coafeză sau ai un salon de înfrumusețare/masaj, îți vei putea deduce:

1. cheltuieli cu telefoane
2. cheltuieli cu abonamente (abonamente telefonie și internet)
3. servicii digitalizare (site, semnătură electronică etc.) 
4. servicii marketing
5. contabilitate
6. servicii juridice (servicii ONRC: înființare, actualizare, modificare etc.)
7. cheltuieli pregătire profesională
8. cheltuieli cu mașina (50%)
9. cheltuieli cu CAS și CASS
10. cheltuieli cu consumabile.

Pentru a te ajuta să stabilești mai ușor ce cheltuieli îți poți deduce, în principiu există câteva categorii de cheltuieli care se aplică pentru toate domeniile de activitate, restul cheltuielilor fiind stabilite în funcție de domeniul de activitate:

• taxe autorizații/cursuri/pregătire profesională (pentru PFA-uri condiția prezentării dovezii experienței profesionale fiind obligatorie) 
• cotizații plătite la organisme profesionale (deductibile în limita a 4.000 de euro pe an)
• contabilitate – deși un PFA/PFI/II etc își poate ține contabilitatea singur, în cazul în care alegi să apelezi totuși la serviciile unui contabil trebuie să știi că sunt considerate integral deductibile, indiferent de codurile CAEN autorizate
• abonament telefon (cu condiția să fie înregistrat pe numele PFA-ului)
• tabletă/telefon (cu condiția ca factura de achiziție să fie înregistrată pe numele PFA-ului)
• cheltuiala cu sănătatea (10%) CASS
• contribuția la asigurări sociale (Pensii –  25%) CAS – este integral deductibilă
• asigurări profesionale și contribuții sociale: asigurările de bunuri, asigurările de răspundere profesională (malpraxis)
• comisioane bancare.

Cum deduci corect cheltuielile cu autoturismul la PFA?

• Cheltuieli curente (carburant, întreținere, RCA/ITP, rovinietă, impozit local):
  • Dacă folosești mixt mașina (și personal, și pentru activitate): doar 50% este deductibil; regula se aplică la cel mult un autoturism/persoană (titular).
  • Excepții (100% deductibil): mașini folosite exclusiv în activitate sau încadrate în categoriile speciale (curierat, agenți vânzări/achiziții, taxi/ride‑hailing, închiriere, școli de șoferi etc.).
• Amortizarea autoturismului:
  • Deductibilă potrivit regulilor generale de amortizare; pentru autoturismele obișnuite, deducerea este plafonată la 1.500 lei/lună.
  • Atenție: plafonul de 50% pentru cheltuielile curente nu se aplică amortizării; amortizarea are propriile reguli (inclusiv plafonul de 1.500 lei/lună).
• TVA (dacă ești înregistrat): în general 50% TVA deductibil la utilizare mixtă; 100% dacă mașina este utilizată exclusiv în activitate și respecți condițiile (foaie de parcurs, procedură de utilizare).

Bune practici: foaie de parcurs cu trasee/scop/km și procedură internă pentru utilizarea autoturismului (când, cine, pentru ce). Pentru mai multe informații despre cum se deduc cheltuielile cu mașina, aruncă un ochi pe ghidul nostru dedicat.

Cum deduci corect cheltuielile atunci când punctul de lucru e acasă?

• Chiria & utilitățile: stabilești proporția folosită pentru activitate (ex.: 20 m² birou din 80 m² = 25%). Deduci în aceeași proporție: chirie, lumină, gaz, apă, internet, telefon fix.
• Taxe locale: deducerea lor depinde de regimul declarat la primărie (rezidențial vs. nerezidențial/mixt). Dacă nu ai schimbat destinația, deduci doar partea aferentă activității și eviți recalculări de impozit local.
• Mobilier & echipamente: deduci integral sau prin amortizare, dacă sunt afectate activității (înscrise în Registrul‑inventar).

Dacă vrei să afli mai multe despre deschiderea unui punct de lucru PFA, citește acest articol. Iar dacă vrei să vezi unde se poate stabili sediul social pentru PFA, aruncă un ochi pe ghidul nostru dedicat.

Ce se întâmplă dacă inregistrezi greșit cheltuielile?

Dacă ai înregistrat anumite cheltuieli nedeductibile ca fiind deductibile sau cheltuieli deductibile limitate ca fiind cheltuieli deductibile integral atunci impozitul declarat este eronat. În cazul unui control, ANAF îți va recalcula impozitul reîncadrând toate cheltuielile înregistrate eronat, dar cel mai important este că îți vor aplica și dobânzi și penalități, existând chiar și riscul unei amenzi. 

Deoarece legislația este în continuă schimbare, și mai mult, atenția unui freelancer este îndreptată mai degrabă către identificarea de noi surse de venit, recomandat ar fi să ai un contabil căruia să îi încredințezi partea contabilă și fiscală a afacerii tale. În acest fel, nu greșești și prin urmare eviți să plătești penalități nedorite.

Concluzionând, deducerile corecte înseamnă taxe plătite corect, nu mai mult. Cheia este documentarea și proporționarea în funcție de utilizarea reală (mai ales în cazul autoturismului și al activității desfășurate de acasă), precum și respectarea plafoanelor (protocol, pensii/abonamente, costuri auto 50%, amortizare auto – 1.500 lei/lună). Cel mai eficient ar fi să apelezi la un specialist care să te îndrume și să te ajute să menții o evidență contabilă corectă.