Cum înființezi o firmă în România în 2024 – Ghid complet

Înființarea unei firme în România poate părea un proces complex și intimidant, mai ales dacă ești la prima afacere. Te confrunți cu o mulțime de termeni noi, proceduri birocratice necunoscute și interacțiuni cu instituții cu care poate nu ai mai avut de-a face până acum. E normal să fii puțin derutat la început.

Tocmai de aceea am creat acest ghid. În rândurile care urmează, vom parcurge împreună toți pașii necesari pentru a vedea cum înființezi o firmă în România în 2024. La final, vei ști exact ce trebuie să faci, care sunt documentele de care ai nevoie și cum să eviți greșelile costisitoare în procesul de înființare a SRL-ului tău.

La StartCo, am înființat peste 10.000 de firme pentru antreprenori din toate domeniile. Această experiență ne-a permis să cunoaștem în detaliu fiecare aspect al procesului, de la subtilitățile legislative până la cele mai eficiente metode de a depăși obstacolele birocratice. Am condensat toată această expertiză într-un ghid clar și ușor de urmărit, special conceput pentru cei ca tine.

Ce vei găsi în acest ghid despre cum înființezi o firmă:

• Fiecare pas din procesul de înființare a unui SRL explicat clar
• Cerințele legale și fiscale în vigoare în 2024 
• Cum eviți cele mai comune greșeli care pot întârzia sau complica procesul
• Clarificări ale aspectelor complexe, explicate într-un mod ușor de înțeles

Fie că ești la prima ta afacere sau ești un antreprenor experimentat care își extinde portofoliul, acest ghid îți va oferi instrumentele necesare pentru a-ți înființa firma rapid și corect.

Hai să începem!

1. Stabilirea detaliilor esențiale ale firmei

Înainte de a te avânta în hățișul birocratic, e important să stabilești câteva detalii cheie despre viitoarea ta firmă. Uite care sunt acestea:

Denumirea firmei

Primul pas este să alegi un nume pentru firma ta. Dar atenție, nu e chiar așa simplu cum pare! Trebuie să te asiguri că numele pe care îl alegi e disponibil (pentru că două firme nu pot avea același nume – ar fi confuz, nu?). 

Cum verifici disponibilitatea? Ai două opțiuni:

1. Pe site-ul Registrului Comerțului (ai nevoie de un cont pe noul portal)

2. Direct pe startco.ro, unde poți genera idei de nume și verifica imediat dacă sunt disponibile. 

Pro tip: Există câteva reguli de care trebuie să ții cont când îți alegi numele firmei. De exemplu, sunt niște cuvinte interzise. Dacă vrei să afli mai multe despre asta, aruncă o privire pe articolul nostru dedicat acestui subiect.

Sediul social

Acesta e, de fapt, adresa oficială a firmei tale. Poți să-l stabilești:

• la tine acasă
• la un prieten
• într-un spațiu închiriat
• sau oriunde altundeva, atâta timp cât ai un contract de comodat sau de închiriere.

Atenție: Sediul firmei va fi informație publică. Oricine îți va căuta firma va putea vedea această adresă. Dacă ești îngrijorat de aspectele legate de confidențialitate, poți opta pentru un serviciu de găzduire a sediului social. La StartCo, poți alege din peste 35 de adrese care acoperă majoritatea județelor din țară.

Codurile CAEN

Acestea sunt codurile care descriu activitățile pe care firma ta le va desfășura. E important să le alegi cu grijă. Iată cum procedezi:

1. Fă o listă cu toate activitățile din care vei obține venit (de exemplu: dezvoltare de software, scriere de conținut, vânzare de accesorii tech, etc.)
   
2. Caută codul CAEN potrivit pentru fiecare activitate.

Sfat de aur: Selectează doar codurile CAEN de care ai nevoie acum. E tentant să adaugi tot ce crezi că ai putea face cândva în viitor, dar asta poate duce la complicații neașteptate. De exemplu, te poți trezi că ai nevoie de autorizații speciale pentru activități pe care nici măcar nu le desfășori încă.

Încă un sfat: Nu ai nevoie de un cod CAEN pentru fiecare activitate pe care o desfășori, ci doar pentru cele din care obții venit. De exemplu, dacă faci e-commerce, activitatea din care obții venit e vânzarea online (codul CAEN 4791). Dacă faci și marketing pentru a-ți promova site-ul, nu ai nevoie de un cod CAEN separat pentru asta, pentru că nu din asta obții venit direct.

Asociații și administratorii

Stabilește cine vor fi asociații (cei care vor deține firma) și administratorii (cei care vor conduce și vor reprezenta legal firma). Poți fi și asociat și administrator în același timp sau poți avea doar una din calități. It’s up to you.

2. Verificarea eligibilității pentru impozitul micro

Acum vine partea cu adevărat importantă: alegerea sistemului de impozitare. Trebuie să faci asta încă de la înființare și e crucial să alegi corect. De ce? Pentru că diferența de impozit între regimul micro și impozitul pe profit poate fi uriașă, iar odată ce ai ales, e greu să schimbi.

Condiții pentru impozitul micro la înființare

• Asociații firmei nu dețin mai mult de 25% din părțile sociale ale unei alte microîntreprinderi
• Capitalul social este 100% privat
• Nu desfășori activități în domeniile: bancar, asigurări, piață de capital, jocuri de noroc, petrol și gaze naturale
• Veniturile întreprinderilor legate nu depășesc 500.000 de euro

Condiții pentru impozitul micro după înființare

• Veniturile din consultanță și management sunt sub 20% din cifra de afaceri
• Veniturile totale, împreună cu ale întreprinderilor legate, nu depășesc 500.000 de euro
• Ai cel puțin un salariat (angajat cu contract individual de muncă sau contract de mandat) pe care îl plătești cel puțin cu salariul minim brut pe țară

Când nu mai poți aplica impozitul micro

• Când nu mai respecți una dintre condițiile de aplicare a impozitului micro
• Când începi să desfășori activități care nu pot fi la impozitul micro

În aceste cazuri, vei trece la impozit pe profit începând cu trimestrul în care nu mai îndeplinești condițiile.

Atenție: Dacă alegi din greșeală impozit pe profit când de fapt te-ai fi putut încadra la micro, trecerea înapoi la micro se poate face doar începând cu anul fiscal următor celui în care îndeplinești condițiile, și doar dacă nu ai mai fost la micro după 1 ianuarie 2023.

3. Pregătirea documentelor necesare

Acum că ai stabilit detaliile importante, e timpul să pregătești documentele. Iată de ce ai nevoie:

Rezervarea de nume

Se obține de la Registrul Comerțului. Ai două opțiuni:

1. Online, prin noul portal (ai nevoie de semnătură electronică calificată)
2. La un Oficiu al Registrului Comerțului (mergi cu buletinul și cererea tip completată)

Pro tip: La StartCo, ne ocupăm noi de asta pentru tine. Fără bătăi de cap!

Contractul pentru sediu

Poate fi de comodat sau de închiriere. Câteva lucruri importante de reținut:

• Trebuie să respecte formatul și elementele obligatorii ale unui contract
• Stabilește-l pe o perioadă cât mai lungă (dar specificată, nu poate fi nelimitată)

Atenție: Înainte să expire contractul, trebuie să-l prelungești sau să faci un nou contract pentru un alt sediu. Firma trebuie să aibă mereu un contract valabil, altfel te poți trezi cu probleme serioase (blocarea conturilor bancare, anularea codului de TVA, declararea inactivității fiscale a firmei de către ANAF).

By the way: La StartCo, îți redactăm noi contractul (de comodat sau închiriere) pentru sediu, indiferent dacă îți stabilești sediul acasă sau alegi să îți găzduiești sediul la una din adresele noastre.

Actul Constitutiv

Urmează modelul pus la dispoziție de Registrul Comerțului și completează toate secțiunile cu datele firmei (sediu, coduri CAEN, etc.) și datele de identificare ale asociaților și administratorilor.

Declarație pe proprie răspundere

Este un formular tipizat în care trebuie să completezi unde îți autorizezi codurile CAEN. Uite ce înseamnă asta:

• Cod CAEN autorizat la sediu = declari că desfășori activitate de la sediul firmei
• Cod CAEN autorizat la un punct de lucru = declari că desfășori activitate de la punctul de lucru
• Cod CAEN autorizat la terți = declari că desfășori activitate de la terți (din orice altă locație în afara sediului și a punctelor de lucru, de exemplu: de pe teren, remote, de la sediul clientului, dintr-o cafenea)

Sfat util: Un cod CAEN poate fi autorizat în mai multe locații (de exemplu, și la sediu și la terți). Toate codurile CAEN din actul constitutiv trebuie autorizate undeva, adică în cel puțin una din locații.

Cerere de înregistrare

Este un formular tipizat prin care soliciți în mod oficial înființarea firmei. Vei anexa restul documentelor menționate mai sus, pe care le vei enumera printr-un opis.

4. Depunerea documentelor la Registrul Comerțului

Ai trei opțiuni pentru depunerea documentelor:

1. La ghișeul ONRC: Trebuie să mergi fizic la Oficiul Registrului Comerțului din județul în care îți stabilești sediul.
   
2. Pe portalul ONRC, cu semnătură electronică calificată: Poți depune toate actele online, indiferent unde ai sediul. Procesul implică completarea detaliată a informațiilor despre firmă și despre asociați/administratori în platforma digitală. Este necesar să ai o semnătură electronică calificată, deoarece toate documentele trebuie semnate digital. Deși convenabilă, această metodă poate necesita ceva timp pentru familiarizarea cu platforma și parcurgerea tuturor pașilor necesari.
   
3. Printr-un serviciu specializat sau un împuternicit: Dacă apelezi la un serviciu specializat, cum e StartCo, ne ocupăm noi de depunerea actelor pentru tine. Fără bătăi de cap, fără drumuri la Registrul Comerțului!

5. Plata taxelor

După depunerea dosarului, va trebui să plătești 128 de lei pentru publicarea rezoluției în Monitorul Oficial. Modul de plată depinde de cum ai depus actele:

• Dacă le-ai depus la ghișeu, poți plăti taxele tot acolo
• Dacă le-ai depus online, le vei plăti online
• Dacă ai depus prin StartCo, ne ocupăm noi și de această parte

6. Soluționarea cererii

Odată depusă, cererea ta intră în procesul de soluționare al Registrului Comerțului. E bine să știi că există o mică diferență între momentul depunerii și cel al înregistrării efective. De exemplu, o cerere depusă astăzi ar putea fi înregistrată oficial abia mâine.

Conform legii, registratorii au la dispoziție o zi lucrătoare de la înregistrarea oficială pentru a soluționa cererea. Astfel, dacă depui cererea luni, s-ar putea să primești un răspuns abia miercuri.

Iată ce se poate întâmpla:

• Dacă totul e în regulă, cererea de înființare a firmei se admite
  
• Dacă sunt greșeli în documentație sau nu sunt respectate anumite prevederi legale, registratorul va amâna soluționarea dosarului pentru 15 zile, explicând motivul amânării

În cazul unei amânări, ai 15 zile să rectifici problemele și să redepui documentele.

Pro Tip: Dacă rectifici problemele mai repede de 15 zile, când redepui documentele poți să ceri preschimbarea termenului de soluționare. Astfel, registratorul îți va soluționa cererea mai repede.

Dacă la a doua verificare totul e în regulă, cererea va fi admisă. Dacă mai sunt probleme, cererea va fi respinsă și va trebui să o iei de la capăt.

Încă un pro tip: Mulți antreprenori se lovesc de un obstacol neașteptat în acest punct al procesului. Motivele pentru care o cerere poate fi amânată sunt uneori greu de înțeles dacă nu ești familiarizat cu limbajul juridic și procedurile specifice. În astfel de cazuri, ghidajul unui expert poate face diferența între o rezolvare rapidă și o serie de drumuri frustrante la Registrul Comerțului.

7. Primirea documentelor de înmatriculare

Felicitări, ai ajuns la ultimul pas! După ce cererea de înființare a firmei este admisă, Registrul Comerțului îi va atribui datele de identificare și va elibera actele originale de înmatriculare. Iată ce vei primi:

• Certificatul de Înregistrare (CUI)
• Certificatele constatatoare de autorizare a activității
• Rezoluția (decizia registratorului de admitere a înființării firmei)
• Informații punctuale din Registrul Comerțului
• Factura Fiscală pentru plata taxelor de înregistrare

În funcție de modul în care ai depus actele, le vei primi:

• În format electronic (dacă le-ai depus online)
• În format fizic (dacă ai depus cererea la ghișeu)

Pro Tip: Dacă actele tale originale sunt în format electronic, când cineva îți va cere să mergi cu actele firmei în original, va trebui să le prezinți în format electronic (de exemplu, pe mail sau pe un stick USB), astfel încât semnătura electronică să poată fi verificată.

8. Concluzie

Felicitări! Ai parcurs toți pașii necesari pentru înființarea unei firme în România în 2024. Urmărind acest ghid pas cu pas, ai toate informațiile pentru a-ți înființa firma corect, chiar dacă vor fi momente în care procesul ți se va părea inutil de complicat.

Nu uita: Dacă vrei să scapi complet de povara birocratică, te așteptăm la StartCo. Ne ocupăm de tot procesul de înființare și îți punem firma pe picioare, în timp ce tu te ocupi să faci ce știi mai bine.