Sediu social și punct de lucru la aceeași adresă: când se poate și când are sens

Te-ai hotărât unde îți „locuiește” firma pe hârtie (sediul social), dar și unde își desfășoară activitatea în realitate (punctul de lucru)? De aici apare una dintre cele mai comune întrebări: pot fi la aceeași adresă? Răspunsul scurt: da, se poate, dar de multe ori nu e nevoie (și nici nu te ajută cu ceva), dacă îți organizezi corect autorizarea activității.

Află mai jos ce documente și obligații sunt necesare, inclusiv partea cu acordul vecinilor / asociației și ce se întâmplă dacă ai salariați la punctul de lucru.

Ce este sediul social?

Sediul social este adresa declarată în actele firmei, unde primești comunicări oficiale (ONRC, ANAF etc.). La SRL, actul constitutiv trebuie să includă forma, denumirea și sediul social.

Cum poți stabili sediul social, în practică:

• într-un spațiu propriu
• la domiciliul unui asociat/administrator (de obicei prin contract de comodat)
• într-un spațiu închiriat (contract de închiriere/comodat)
• la avocat, ca soluție temporară (util pentru înființare / mutare sediu). Perioada stabilirii temporare nu poate depăși 1 an per contract
• cu ajutorul StartCo – ai acces la peste 40 de locații din România

Dacă vrei să vezi ce taxe și impozite trebuie să plătești atunci când stabilești sediul social la tine în apartament, aruncă un ochi pe articolul nostru dedicat.

Ce este punctul de lucru?

Punctul de lucru (numit uneori și sediu secundar) este locația în care se desfășoară efectiv activitatea economică: vânzare, producție, prestări servicii, depozitare, birou pentru clienți etc.

La ONRC, deschiderea unui punct de lucru se face printr-o procedură de înregistrare/mențiune, cu documente precum: hotărârea asociaților/decizia administratorului, dovada dreptului de folosință asupra spațiului, declarații pe propria răspundere etc.

Poți să deschizi un punct de lucru și 100% online, din doar câteva clickuri. Totul durează doar câteva zile și scapi de drumuri și formulare inutile.

Când ai nevoie (de fapt) de punct de lucru:

• Sediul social este într-o locație, dar activitatea se desfășoară în altă locație (ex: sediu la avocat, dar lucrezi dintr-un birou)
• Ai magazin / showroom / atelier / service / spațiu de producție / depozit
• Ai nevoie de o locație unde vin clienții sau unde există flux operațional clar separat de sediul social.

Când NU ai nevoie de punct de lucru:

• Ai sediu social cu activitate – dacă lucrezi la sediul social, soluția simplă este: autorizezi codurile CAEN la sediu și funcționezi ca sediu social cu activitate. Asta, în majoritatea cazurilor, elimină nevoia unui punct de lucru separat.
• Desfășori activitate la terți – pentru unele activități (servicii la client, șantier, intervenții, consultanță la sediul clientului), poți funcționa cu autorizare la terți (fără punct de lucru), dacă nu ai o locație fixă proprie pentru activitate.

Pot avea sediu social și punct de lucru la aceeași adresă?

Da, dar de multe ori e redundant. Dacă adresa este aceeași și activitatea se desfășoară acolo, în mod normal îți este suficient să ai sediu social cu activitate (adică să autorizezi activitatea la sediu).

Când poate avea sens, totuși, aceeași adresă

Sunt situații unde vrei să separi formal două spații din același imobil (ex: aceeași adresă, dar alt corp, alt etaj, alt apartament/încăpere identificabilă, altă intrare), sau ai cerințe operaționale (ex: autorizări/avize/fluxuri interne). În astfel de cazuri, cheia este individualizarea spațiului în actele de folosință și în documentație, ca să nu apară suprapuneri artificiale.

De reținut: în trecut circula frecvent ideea că sediul social și punctul de lucru pot coexista doar dacă sunt camere diferite. În Legea 31/1990, alin. (4) din art. 17 este abrogat. Asta nu înseamnă că poți ignora complet partea de dovadă a folosinței și de încadrare a spațiului, doar că decizia se bazează azi, în principal, pe documentele de spațiu + cerințele de autorizare/condominiu.

Ce mai trebuie să știi?

1) Atenție la blocurile de locuințe

Aici e una dintre cele mai importante diferențe între sediu social fără activitate și sediu social cu activitate. Dacă la sediul social NU se desfășoară activitate, legea permite să nu mai aduci avizul privind schimbarea destinației, dacă administratorul declară pe propria răspundere că nu se desfășoară activitate la sediu.

Dacă la sediu / punctul de lucru se desfășoară activitate, intră în joc regulile din Legea 196/2018: schimbarea destinației se face cu avizul comitetului executiv și acordul proprietarilor direct afectați (vecini pe orizontală și verticală), plus convenția menționată de lege.

Tip de situații unde apare în practică această cerință:

• ai trafic de clienți
• desfășori activitate care iese din sfera muncii la birou (zgomot, flux marfă, livrări frecvente)
• ai nevoie de autorizații/avize suplimentare.

2) Cum deschizi punct de lucru, pe scurt

Pașii diferă ușor în funcție de formă juridică, dar în linii mari:

• stabilești locația și dreptul de folosință (închiriere/comodat etc.)
• pregătești decizia asociatului/AGA (după caz)
• depui cererea de mențiuni la ONRC + declarațiile și actele cerute.

În funcție de adresă (ex: condominiu), ONRC poate solicita și documente legate de regimul spațiului, inclusiv cele din zona de avize/acorduri când e vorba de schimbarea destinației.

Dacă ai nevoie de mai multe detalii și pașii concreți, ți-am pregătit două ghiduri utile: cum să deschizi un punct de lucru SRL și cum să deschizi un punct de lucru PFA.

3) Punct de lucru + salariați

Dacă ai puncte de lucru unde există personal, apare discuția despre înregistrarea fiscală a sediilor secundare ca plătitoare de salarii/venituri asimilate.

Asta înseamnă că, dacă ai mai multe puncte de lucru cu angajați (cel puțin unul) în aceeași localitate, trebuie să înregistrezi fiscal doar unul dintre ele.

Merită să verifici punctual cu contabilul:

• dacă (sau care) punctul de lucru trebuie tratat ca sediu secundar în relația cu ANAF
• ce declarație se depune și cum se face alocarea obligațiilor