Vânzarea de produse pe platforme online: tot ce trebuie să știi

Vinzi online fără firmă haine pe Instagram/Facebook (noi sau second-hand), încasezi ramburs și trimiți colete cu curierul? Atunci e bine să știi că zona asta nu mai e „la liber”: curierii trimit lunar către ANAF informații despre trimiterile contra ramburs (inclusiv datele expeditorului și valoarea coletului).

Și dacă vinzi prin platforme (ex. Vinted/Etsy/eBay), există raportări tip DAC7: platformele pot raporta vânzătorii care depășesc anumite praguri. Citește în continuare dacă vrei să afli cum să vinzi produse legal pe platformele online fără să-ți faci viața grea și ce alte lucruri trebuie să iei în considerare.

Când devine vânzarea ocazională activitate economică?

Diferența dintre vânzare ocazională (vânzare online fără firmă) și activitate economică nu ține doar de câte produse vinzi (așa cum e interpretat cel mai des), ci și de cum vinzi:

• vinzi constant, postezi regulat, faci promovare;
• cumperi ca să revinzi sau ai marfă nouă;
• ai flux repetitiv de comenzi/livrări/încasări.

De aici apare riscul să fii tratat ca desfășori o activitate economică și să ai obligații (autorizare, taxe, documente către clienți etc.).

Ce date ajung la ANAF (și prin cine)?

A) Prin curieri, la ramburs (din 1 iunie 2022)

Conform modificărilor aduse Codului de procedură fiscală, furnizorii de servicii poștale (livrări contra ramburs) transmit lunar către organul fiscal central informații despre trimiteri: număr/data, identificarea expeditorului, destinatarul, adrese și contravaloarea bunului livrat. Datele se stochează 5 ani.

Altfel spus, dacă trimiți multe colete cu ramburs, există o urmă administrativă clară.

B) Prin platforme (DAC7)

Dacă vinzi pe platforme, poți fi în zona de raportare DAC7 (platformele raportează vânzători care depășesc anumite praguri; pentru bunuri, de regulă, peste 30 tranzacții sau peste 2.000 EUR).

Cum să vinzi produse pe platforme online în mod legal

Pasul 1: Alege forma potrivită (PFA sau SRL)

Dacă vinzi constant, forma juridică e, de regulă, cea mai simplă cale să fii ok din punct de vedere fiscal. Astfel, dacă vrei să te protejezi de riscul unei amenzi ANAF trebuie să înregistrezi o formă legală – fie un PFA, fie un SRL:

• PFA: simplu de administrat, bani mai ușor de scos, potrivit dacă lucrezi singur/ă și ai costuri/achiziții deductibile.
• SRL: potrivit dacă vrei să scalezi, să lucrezi cu parteneri, să separi riscul personal de firmă, să ai imagine mai comercială.

Dacă nu ești sigur ce formă legală ți se potrivește, aruncă un ochi pe comparația noastră detaliată PFA vs SRL. Așa afli toate informațiile de care ai nevoie înainte să pornești la drum.

Pasul 2: Alege codul CAEN corect (comerț online / retail)

Pentru vânzarea online se folosește frecvent CAEN 4791 (Intermedieri în comerţul cu amănuntul nespecializat), însă ține cont că denumirile pot apărea diferit în funcție de versiunea CAEN (Rev.2 vs Rev.3) și de activitatea exactă (resell, intermediere, retail clasic).

Recomandare noastră: stabilește CAEN-ul împreună cu contabilul / consultantul, ca să fie aliniat cu ce faci efectiv (mai ales dacă vinzi SH vs marfă nouă, sau dacă intermediezi).

Pasul 3: Pune la punct detaliile pentru vânzări (chiar dacă vinzi doar pe platforme)

Chiar dacă nu ai site, tot faci comerț la distanță. Minim util (și sănătos) e să ai:

• datele tale de identificare (denumire firmă/PFA, CUI, adresă, contact);
• prețuri clare + cost livrare + termene;
• procedură de retur;
• politica de confidențialitate (GDPR) pentru datele clienților.

Legea comerțului electronic cere furnizorilor să ofere informații de identificare și de contact într-un mod ușor, direct și permanent accesibil. Spre exemplu, dacă vinzi pe platforme online, poți pune un link în bio către o pagină simplă (site one-page) cu Termeni & condiții / Retur / Livrare / GDPR și highlight-uri dedicate („Livrare”, „Retur”, „Contact”, „Info firmă”).

Pasul 4: Respectă regulile de retur (14 zile) – dacă vinzi către consumatori

Pentru contractele la distanță, consumatorul are, în mod obișnuit, drept de retragere în 14 zile. Ce e important să comunici clar:

• cum se face returul;
• cine suportă transportul la retur (în funcție de politica ta);
• în cât timp returnezi banii.

Pasul 5: Ține cont de garanția de conformitate (mai ales la produse noi)

Pentru bunuri vândute către consumatori, există răspunderea vânzătorului pentru conformitate (în mod uzual, 2 ani), iar anumite termene sunt explicitate în OUG 140/2021 (inclusiv termene de soluționare).

La second-hand, regulile pot funcționa diferit în anumite condiții (de ex. dacă se agreează expres termeni mai scurți unde legea permite). Aici merită setat corect în T&C (Termeni și Condiții).

Pasul 6: Emiterea documentelor către client (factură / bon)

Dacă încasezi numerar sau prin card/POS, intri în zona OUG 28/1999: operatorii economici au obligația să folosească aparate de marcat și să emită bon fiscal; la cererea clientului, se eliberează și factură.

Pentru încasările prin card există o excepție legată de tipărirea/înmânarea bonului, dar nu trata asta ca pe ceva care te scapă de obligații (discută setarea corectă cu contabilul).

Pe lângă acești pași, în funcție de caz, ar fi bine să ai în vedere următoarele:

• deși în majoritatea cazurilor nu se aplică, dacă vinzi foarte mult, ar fi util să fii atent la plafonul pentru regimul de scutire TVA de 395.000 lei.
• dacă emiți facturi mai ales către alte firme (B2B), ai obligații de transmitere prin sistemul e-Factura.
• dacă vinzi produse textile noi, ai grijă la:
  • etichetarea compoziției fibrelor (Reg. (UE) 1007/2011).
  • obligațiile generale de siguranță pentru produse (GPSR – Reg. (UE) 2023/988, aplicabil din 2024).

Cum înființezi o firmă pentru comerț pe platforme online?

Vrei să-ți înființezi o firmă (PFA sau SRL) pentru a vinde legal pe platforme online? Iată ce ai de făcut:

1. rezervarea denumirii la ONRC
2. stabilirea sediului social
3. stabilirea asociaților și administratorilor societății
4. alegerea și autorizarea codurilor CAEN
5. redactarea Actului Constitutiv
6. înființarea firmei

Indiferent de forma juridică aleasă, înființarea firmei presupune depunerea unei cereri de înregistrare la ONRC. În plus, mai ai nevoie de copie CI, dovada studiilor (în cazul unui PFA) și actul de proprietate pentru spațiul unde îți vei stabili sediul, precum și buletinele proprietarilor.

Dacă vrei să scapi de toată birocrația și drumurile inutile la Registrul Comerțului, poți să-ți deschizi un SRL sau un PFA cu ajutorul StartCo. E simplu, rapid și 100% online. Te ajutăm cu toți pașii de mai sus și ai consultanță inclusă, deci răspuns rapid la toate întrebările tale.