Cum obții codul de TVA intracomunitar dacă nu ai contabil?

Dacă ai un PFA sau un SRL care nu este înregistrat în scopuri de TVA în România și colaborezi cu furnizori sau clienți din Uniunea Europeană, este foarte posibil să ai nevoie de codul de TVA intracomunitar.

Acesta îți permite să faci tranzacții în spațiul UE fără complicații fiscale suplimentare. Citește în continuare și află ce este, când ai nevoie și cum obții codul de TVA intracomunitar, chiar dacă nu ai contabil.

Ce este codul de TVA intracomunitar?

Codul de TVA intracomunitar (sau cod valid de TVA în VIES) este un un număr de identificare fiscală care permite firmelor neînregistrate în scopuri de TVA în România (indiferent de forma juridică: PFA, II, SRL) să efectueze tranzacții cu parteneri din UE, conform art. 317 din Codul fiscal.

Astfel, prin obținerea acestui cod poți fi identificat ca operator și poți să eviți dubla taxare între România și statul membru UE din care este firma parteneră.

Atenție: Obținerea codului de TVA intracomunitar nu este echivalentă cu înregistrarea în scopuri de TVA. Asta înseamnă că firma rămâne neplătitoare de TVA, așadar nu se vor emite facturi cu TVA și nu îți vei deduce TVA din facturile de achiziții. 

Când ai nevoie de codul de TVA intracomunitar?

Acest cod de TVA este necesar doar dacă desfășori relații comerciale cu firme din state membre ale Uniunii Europene și ești neplătitor de TVA, însă pot exista și situații în care poți opta pentru obținerea lui:

1. Obligatoriu: Atunci când dorești să achiziționezi servicii de la firme din alte țări UE
   • Vrei să cumperi serviciile prestate de firme care care au sediul în altă țară UE (servicii cum ar fi: servicii de hosting, reclame de la platforme precum Google sau Facebook, aplicații, abonamente sau soft-uri necesare în desfășurarea activității, etc.)? Atunci va trebui să îi comunici colaboratorului tău codul intracomunitar de TVA, care se va regăsi pe facturile emise către firma ta. 
   • Foarte important: Facturile nu vor conține TVA, însă la valoarea facturii va trebui să calculezi TVA-ul aferent, în valoare de 21%, să îl declari și să îl plătești în România.
2. Obligatoriu: Atunci când dorești să prestezi servicii firmelor din alte țări UE
   • În cazul în care prestezi servicii unei firme cu sediul în altă țară UE, va trebui să treci codul de TVA intracomunitar în loc de CUI pe facturile emise partenerului străin. De asemenea, vei solicita clientului să îți comunice un cod TVA valabil. 
   • Și în acest caz, factura va fi fără TVA, însă clientul va plăti ulterior TVA-ul aferent în țara unde își are sediul, dacă este cazul.
3. Obligatoriu: Atunci când achiziționezi produse de la furnizori din UE, iar valoarea achizițiilor a depășit 10.000 Euro
   • La depășirea plafonului de 10.000 de euro la achiziții intracomunitare în mod obligatoriu va trebui să comunici furnizorului/furnizorilor un cod de TVA intracomunitar. 
   • La fel ca în prima situație prezentată, partenerii îți vor factura fără TVA însă TVA-ul aferent va trebui declarat și plătit în România.
4. Opțional: Atunci când achiziționezi produse de la furnizori din UE iar valoarea achizițiilor nu a depășit 10.000 Euro
   • Până aici am discutat despre situațiile în care ai nevoie obligatoriu de codul de TVA intracomunitar. Însă, chiar dacă valoarea achizițiilor intracomunitare nu depășește 10.000 euro, poți opta pentru obținerea codului intracomunitar de TVA și plata TVA-ului în România, fără a fi obligat să faci acest lucru. 
   • De ce să optezi pentru obținerea codului de TVA intracomunitar atunci când achiziționezi produse de la furnizori din UE iar valoarea achizițiilor nu a depășit 10.000 Euro? Deoarece plata TVA în România în această situație este mai avantajoasă în cazul în care țara de achiziție are o cotă de TVA mai mare de 21% (cota din România).

Foarte important: Pentru a evita eventuale penalități legate de tranzacțiile realizate cu firme din străinătate este necesar să îți obții codul de TVA intracomunitar înainte de a efectua una dintre tranzacțiile prevăzute ca fiind obligatorii (1, 2 sau 3). Dacă nu ai acest cod atunci când ar trebui, riști să plătești TVA în plus și să primești amenzi.

Cum se obține codul de TVA intracomunitar?

Începând cu data de 1 martie 2022 procedura de obținere a codului de TVA intracomunitar s-a modificat, prin înlocuirea formularului 091 cu declarația 700. Astfel, codul se obține prin depunerea declarației 700 la ANAF, exclusiv online prin Spațiul Privat Virtual.

Obținerea codului o poate face contabilul, sau, dacă nu ai contabil, îl poți obține chiar tu, dar pentru asta trebuie să deții un certificat digital de semnătură electronică. Dacă trebuie să îți obții singur codul de TVA intracomunitar trebuie să urmezi pașii:

1. Pasul 1: Achiziționează un certificat digital pe numele tău
   • Certificatul de semnătură electronică te va ajuta să mergi mai departe la pașii următori. În plus, vei avea nevoie de acesta și pentru a putea transmite facturile în sistemul e-Factura, dar și pentru alte operațiuni la ANAF. Am scris în acest articol tot ce trebuie să știi despre semnătura electronică și cum îți mai poate fi de folos.
2. Pasul 2: Înregistreză un cont SPV pe firma (pe CUI-ul firmei) 
   • Pentru înregistrarea în SPV pe firmă ai nevoie în mod obligatoriu de semnătura electronică. Mai multe informații despre cum îți poți deschide contul SPV găsești în acest ghid de deschidere cont SPV.
3. Pasul 3: Descarcă și completează Declarația 700
   • Pentru a descărca declarația 700 trebuie doar să accesezi site-ul ANAF și să descarci formularul în formatul PDF – Soft A. 
4. Pasul 4: Deschide formularul descărcat
   • Pentru a completa formularul trebuie să deschizi fișierul descărcat cu programul Adobe Acrobat (sau o aplicație similară) prin dublu click pe fișier. 
5. Pasul 5: Completează declarația 
   • Secțiunea I 
     • Bifează Declarație de Mențiuni.
   • Secțiunea II 
     • Punctul 1 – introdu CUI-ul firmei
     • Punctul 2 – introdu denumirea firmei / PFA-ului
     • Punctul 3 (Declarația de înregistrare fiscală depusă inițial)
       • dacă ai un SRL selectează 010 – DIF/DM/DR  pentru PJ, asocieri și alte entități fără personalitate juridică
       • dacă ai un PFA selectează 070 – DIF/DM/DR pentru PF care desfășoară activități economice în mod independent sau exercită profesii liberale.
   • Secțiunea III 
     • Bifează Reprezentare prin Reprezentant legal. La Nr. document notează CUI-ul firmei, iar la Data document data eliberării certificatului de înregistrare (o regăsești pe certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului). Imediat dedesubt completează toate câmpurile din subsecțiunea Date de identificare.
   • Secțiunea IV Alte date privind contribuabilul
     • La punctul 1 (Contabilitatea este organizată și condusă pe bază de contracte de prestări servicii în domeniul contabilității, cf.art.10 alin.(3) din Legea contabilității nr.82/ 1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare) bifează: 
       • Da dacă ai un contract de prestări servicii cu un expert contabil sau cu o firmă de contabilitate și completează dedesubt datele acestuia și ale contractului de prestări servicii
       • Nu, dacă nu ai un contract cu un expert contabil
   • Subsecțiunea B.VI
     • Mergi apoi la SUBSECTIUNEA B.VI. (pagina 7) – ÎNREGISTRAREA ÎN SCOPURI DE TVA SAU MENȚIUNI ÎN CAZUL ALTOR PERSOANE CARE EFECTUEAZĂ ACHIZIȚII INTRACOMUNITARE SAU PENTRU SERVICII, PRECUM ȘI PENTRU AGRICULTORII CARE EFECTUEAZĂ LIVRĂRI INTRACOMUNITARE DE BUNURI, CF. ART.317 DIN CODUL FISCAL
     • La punctul 1. Înregistrare în scopuri de TVA în cazul altor persoane bifează căsuța a) persoană impozabilă care nu este înregistrată…
     • La punctul 1.23.1. Înregistrare în scopuri de TVA în cazul altor persoane, conform.art.317 din Codul fiscal va trebui să bifezi unul din punctele 1-7, reprezentând motivul pentru care dorești obținerea codului de TVA intracomunitar:
       • pentru achiziții intracomunitare 
       • prestări de servicii 
       • primirea de servicii 
       • livrări intracomunitare de bunuri etc. 
     • Atenție: Chiar dacă se aplică mai multe în cazul tău, trebuie să selectezi un singur motiv. Ulterior, vei putea folosi codul și pentru restul operațiunilor intracomunitare.
   • Datele reprezentantului
     • Mergi apoi la ultima pagină și completează Numele, Prenumele, Data și Funcția (reprezentant legal). 
   • Validare
     • După ce ai terminat de completat tot, mergi înapoi la prima pagină și dă click pe butonul VALIDARE. În cazul în care ai completat ceva greșit sau ai omis să completezi ceva, vei fi atenționat și vei putea vedea erorile în atașamente (coloana din stânga). În cazul în care ai completat totul corect, vei putea valida documentul.
6. Pasul 6: Încarcă arhiva zip cu documentele justificative
   • Imediat după ce dai click pe validare, ți se va cere să încarci arhiva zip cu documentele pe care le depui în susținerea cererii. Astfel, în prealabil trebuie să pregătești o arhivă (pe care apoi să o încarci în formularul PDF) cu următoarele documente: 
     • copie CUI (certificat de înregistrare de la Registrul Comerțului)
     • copie CI 
7. Pasul 7: Semnează
   • Mergi din nou la ultima pagină și identifică chenarul de semnătură. Dă click pe acel chenar și semnează cu semnătura electronică calificată. 
8. Pasul 8: Depune D700
   • Dacă totul a decurs corect, intra pe site-ul e-guvernare.ro și dă click pe butonul DEPUNERE DECLARAȚII. Vei putea apoi să te loghezi folosind certificatul tău digital (acesta va fi recunoscut pe acest site în baza înregistrării contului SPV pe firmă folosind aceeași semnătură electronică). După logare încarcă fișierul cu declarația 700 semnat electronic.
9. Pasul 9: Descarcă recipisa
   • După încărcarea declarației vei primi un index și un link de unde poți descărca recipisa. Accesează link-ul, introdu indexul de încărcare și CUI-ul firmei și descarcă recipisa. 
     • Dacă mesajul din recipisă confirmă faptul că Nu există erori de validare înseamnă ca declarația a fost depusă cu succes. 
     • Dacă mesajul din recipisă conține erori, trebuie să corectezi erorile semnalate și să depui din nou declarația urmând pașii de mai sus. 
10. Pasul 10: Ridică de la ANAF codul de TVA intracomunitar
    • În maxim 10 zile lucrătoare de la transmiterea cu succes a declarației 700, poți merge la sediul ANAF de care aparține firma (valabil pentru SRL) sau sediul ANAF de pe raza domiciliului (valabil pentru PFA) pentru a ridica codul de TVA intracomunitar. Este posibil să îl poți ridica și mai devreme însă, dacă nu vrei să faci drumuri extra la ANAF și vrei să mergi la sigur, atunci trebuie să reții că termenul legal de eliberare este de 10 zile lucrătoare. 

Odată ce ai primit codul, trebuie să știi că apar și obligații fiscale suplimentare:

• Declarația 390 (VIES) – se depune lunar, dacă ai operațiuni intracomunitare.
• Declarația 301 – pentru anumite achiziții intracomunitare.
• Autofacturare și taxare inversă – la achizițiile de servicii din UE (ex: Google Ads), ești obligat să aplici mecanismul de taxare inversă.

Dacă omiți aceste declarații, ANAF poate aplica amenzi și poate anula codul de TVA intracomunitar.

Obținerea codului de TVA intracomunitar nu este un proces tocmai ușor, dar nici într-atât de complicat încât să nu îl poți parcurge singur. Nu necesită neapărat un contabil, dar implică responsabilitate. Iar dacă faci afaceri cu parteneri din UE, acest cod este indispensabil pentru a evita taxe suplimentare și sancțiuni.

În plus, acum, procedura este mai simplă ca oricând datorită digitalizării ANAF. Dar, dacă vrei să scapi complet de birocrație, poți apela la un partener specializat, ca StartCo, care să îți gestioneze documentele și relația cu ANAF, ca tu să te concentrezi pe creșterea afacerii tale.