Administratorul de firmă: rolul în cadrul SRL-ului și ce drepturi și obligații are

SRL-ul rămâne forma preferată de antreprenorii români: flexibil, scalabil și cu răspundere limitată pentru asociați. În schimb, rolul de administrator SRL vine cu puteri reale de reprezentare, dar și cu obligații și răspunderi clare, stabilite de lege și de actul constitutiv.

Vrei să îți deschizi un SRL în care vei fi atât asociat, cât și administrator? Află mai multe informații despre ce este administratorul unui SRL și care sunt drepturile și responsabilitățile sale, precum și care este diferența dintre administrator și asociat.

Ce este administratorul unei firme?

Administratorul unui SRL este persoana (fizică sau juridică, română sau străină, asociată sau neasociată) care conduce și reprezintă SRL‑ul în relația cu partenerii și autoritățile, în limitele stabilite prin actul constitutiv și deciziile asociaților. Este ales prin hotărârea AGA/decizia asociatului unic și acționează, conform actului constitutiv, în baza unui mandat sau a unui contract.

Altfel spus, ia decizii de management curent, semnează în numele firmei și pune în aplicare hotărârile AGA. Astfel, ca administrator de firmă, vei conduce și vei reprezenta firma și vei:

• semna în numele firmei orice document oficial în relația cu autoritățile sau cu partenerii comerciali
• răspunde pentru evidența contabilă a firmei
• ține evidența cash-flow-ului; deși vei acces la banii firmei, îi vei putea folosi doar pentru desfășurarea activității firmei
• avea grija de recrutare/concedieri
• stabili obiective și vei elabora strategii de business pentru dezvoltarea afacerii

Cine poate fi administrator într-o firmă?

Administratorul unui SRL poate fi:

• un asociat sau o persoană din afara firmei
• cetățean român sau străin
• persoană fizică sau juridică română sau străină

Important de știut:

• La societățile cu răspundere limitată este permis cumulul calității de administrator cu calitatea de salariat. Astfel, conform legii, ai posibilitatea de a a fi și angajat și administrator al aceleiași societăți. 
• Administratorul unui SRL nu poate fi administrator și într-o firmă concurentă și nici nu poate desfășura pe cont propriu activități concurente fără autorizarea adunării generale. În caz contrar, societatea poate cere revocarea mandatului.

Ce rol are administratorul la înființarea firmei?

La deschiderea unui SRL, administratorul (sau viitorul administrator) se ocupă de partea operațională:

• urmărește redactarea și semnarea actului constitutiv
• se asigură că asociații varsă capitalul social și că sunt achitate taxele aferente
• pregătește depunerea dosarului la Registrul Comerțului

Față de anii trecuți, nu se mai depune specimen de semnătură pentru administrator/reprezentant la ONRC iar formularele și cererile se pot depune 100% online, semnate cu semnătură electronică calificată. Orice mențiune/modificare (de ex. schimbare administrator) se înregistrează la ONRC în maximum 15 zile de la producerea ei.

Care sunt drepturile administratorului unei firme?

Trebuie să știi că în calitate de administrator vei avea urmatoarele drepturi:

• să participi la toate adunările asociaților și acces la informații/documente
• să semnezi documentele oficiale în relațiile comerciale fără a cere acordul asociaților sau al asociatului unic în prealabil
• remunerație (dacă e prevăzută), stabilită de asociați prin hotărâre

Deciziile administratorului nu pot fi modificate de asociați. Cu toate astea, AGA poate limita puterile administratorului prin actul constitutiv/hotărâri și îl poate revoca oricând. Administratorul nu „bate” AGA, ci execută deciziile ei și răspunde pentru modul de administrare.

Care sunt responsabilitățile administratorului?

Pentru a-ți îndeplini în mod corespunzător mandatul de administrator al unui SRL trebuie să îți cunoști drepturile, dar mai ales felul în care tu răspunzi în fața legii pentru acțiunile firmei și care îți sunt obligațiile față de firma pe care o reprezinți.

Prin urmare, în calitate de administrator al unui SRL:

• ești responsabil de patrimoniul firmei: mijloacele fixe, stocurile, creanțele de la clienți, datoriile către furnizori
• trebuie să asiguri desfășurarea legală a activității economice
• reprezinți legal societatea
• îți revine responsabilitatea de a verifica și de a semna documente oficiale în numele asociatului unic/asociaților
• ai datoria de a prelua și de a păstra documentele oficiale privind înființarea firmei
• ești responsabil pentru organizarea și conducerea contabilității firmei
• ai obligația de a te asigura de corectitudinea situațiilor financiare, precum și de repartizarea și plata dividendelor
• ai obligația să convoci adunarea asociaților și să participi la toate adunările generale ale asociaților, iar apoi să pui în aplicare deciziile AGA cu privire la:
  • schimbarea formei juridice a societății
  • relocarea sediului social
  • schimbarea activității principale a societății
  • adăugarea de noi activități la actul constitutiv (coduri CAEN)
  • stabilirea sau desființarea punctelor de lucru
  • prelungirea duratei societății
  • majorarea/reducerea capitalului social
  • fuziunea cu o altă societate sau divizarea societății
  • dizolvarea anticipată a societății
  • deschiderea unui cont bancar
  • achiziționarea unei proprietăți
  • contractarea unui împrumut pentru companie
  • desemnarea unui auditor pentru firmă.
• ai obligația de a depune la Registrul Comerțului orice modificare a actului constitutiv
• și cel mai important, răspunzi solidar față de societate pentru:
  • realitatea vărsămintelor efectuate de asociați
  • existența reală a dividendelor plătite
  • existența registrelor cerute de lege: registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare, dar și un registru al asociaților
  • îndeplinirea hotărârilor adunărilor generale
  • îndeplinirea îndatoririlor pe care legea și actul constitutiv le impun
  • datoriile neachitate de societate către bugetul de stat, furnizori sau bănci/instituții de credit.

Ce presupune mandatul administratorului unei firme?

1. Durata mandatului

Durata mandatului se trece explicit în actul constitutiv/decizia de numire. Conform legii, poți să fii numit administrator pentru o perioadă limitată, chiar și una mai îndelungată (de ex. 50 de ani).

2. Numirea administratorului unui SRL

Administratorul este numit prin actul constitutiv (la înființare) sau prin hotărâre AGA/decizia asociatului unic (în funcționare). Ca si administrator, va trebui sa accepti în mod expres mandatul.

3. Revocarea/schimbarea administratorului unei firme

Administratorul unui SRL poate fi schimbat oricând, în două situații:

• dacă se hotărăște în acest sens în hotărârea AGA (dacă revocarea e „fără justă cauză”, acesta poate pretinde daune‑interese conform regulilor mandatului)
• sau dacă administratorul societății vrea să demisioneze.

Dacă se dorește revocarea și schimbarea cu un nou administrator, este nevoie de o hotărâre AGA sau o decizie a asociatului unic în care se menționează:

• numele noului administrator
• perioada mandatului
• responsabilitățile și drepturile

Hotărârea AGA/decizia asociatului unic trebuie depusă la ONRC însoțită de următoarele documente:

• actul constitutiv actualizat
• declarația noului administrator din care să reiasă că îndeplinește condițiile pentru a fi administrator în firmă
• copii acte de identitate / certificat de înregistrare (după caz)

Administratorul unui SRL trebuie să aibă contract de muncă?

Conform legii, este permis cumulul calității de administrator cu calitatea de salariat, dar nu este obligatoriu ca administratorul unui SRL să aibă contract de muncă în cadrul societății respective. Mai mult, legea permite să fii simultan:

1. asociat
2. angajat
3. și administrator în cadrul aceleiași firme.

Află mai multe informații despre diferența dintre administrator și asociat în SRL, care îți sunt responsabilitățile și ce rol ai ca asociat al unei firme de tip SRL.

Vrei să numești sau să schimbi administratorul? Dă-ne un semn și ne ocupăm noi de tot, 100% online: actualizăm actul constitutiv, pregătim documentația pentru ONRC, o depunem online și te ghidăm în procesul de schimbare a administratorului. Totul este gata în câteva zile, fără drumuri și formulare.