Ce este o balanță de verificare – cum o citești, ce informații sunt importante, cine o pregătește?

Dacă vrei să-ți înființezi o firmă trebuie să știi cum să ai grijă de afacerea ta, iar asta înseamnă să înțelegi informațiile furnizate de contabil. Știi ce este o balanță de verificare – cum o citești, ce informații sunt importante, cine o pregătește și unde poți avea nevoie de ea? Află din acest articol cum să înțelegi cifrele afacerii tale.

Ce este o balanță de verificare?

Balanța de verificare este oglinda activității unei firme. De unde numele de “balanță”? Pentru că în contabilitatea în partidă dublă între totalul surselor de finanțare proprii sau împrumutate (elementele de pasiv)  și totalul bunurilor firmei, creanțelor și  disponibilităților bănești (elementele de activ) trebuie fie egalitate. În caz contrar, este o problemă!

Deci, ce este o balanță de verificare? Concret, balanța este documentul contabil prin care se verifică corectitudinea înregistrării în contabilitate a operațiunilor desfășurate de firmă. De asemenea, balanța contabilă stă la baza întocmirii situațiilor financiare anuale și este un instrument principal în raportările contabile.

Ce ar trebui să știe un antreprenor despre balanța de verificare?

În primul rând trebuie să știi că balanța se întocmește la sfârșitul fiecărei luni și cu ajutorul ei poți avea o imagine cât mai actualizată a afacerii tale. Cu ajutorul balanței ai mereu informații clare despre cash-flow-ul afacerii, despre gradul de îndatorare, poți face previziuni privind încasările, și cel mai important, poți lua decizii mai bune.

Vrei să înțelegi balanța de verificare și să știi cum este influențată afacerea ta de cifrele din balanță? Citește în continuare. 

Cine o pregătește?

Balanța, ca toate celelalte documente contabile, este pregătită de contabil, pe baza documentelor primite de la tine:

• facturi emise către clienți
• facturi de la furnizori
• chitanțe
• extrase bancare
• deconturi de cheltuieli etc.

În urma înregistrării tuturor operațiunilor contabilul îți poate da o situație actualizată a afacerii tale – balanța contabilă.

Cum o citești?

La prima vedere îți poate părea de neînțeles – multe cifre, debit, credit. De ce ar trebui să citești asta? Pentru că doar așa poți înțelege cifrele afacerii tale și poți lua deciziile corecte. 

Cum o citești? În balanță apar mai multe cifre, după cum urmează:

• cifrele mari, principale – adică 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7  – care se numesc clase de conturi
• și numere mai mici imediat sub ele –  101, 106 etc. – care reprezintă conturile.

Cum arată?

Balanța contabilă este formată din 7 Clase de conturi:

1. Clasa 1 – este clasa Conturilor de capital, unde regăsești capitalul social al firmei, profitul/pierderea anului curent dar și din anii anteriori, precum și datoriile pe termen lung
2. Clasa 2 – este clasa conturilor de imobilizări unde regăsești o parte din activele firmei: clădiri, mașini, utilaje, calculatoare, software-uri cu valoarea mai mare de 2500 lei
3. Clasa 3 – Stocuri – este clasa unde regăsești înregistrate consumabilele, obiectele de inventar, materiile prime și produsele finite (dacă faci producție de marfă pe care o vinzi), mărfurile precum și adaosul comercial pe care îl practici (dacă faci vânzare cu amănuntul)
4. Clasa 4 – Conturi de terți – este clasa care conține informațiile despre datoriile către furnizori, precum și sumele de încasat de la clienți, salariile datorate anagjaților, taxele și contribuțiile de plătit către ANAF, TVA-ul (de plată sau de recuperat), precum și eventualele sume cu care ai împrumutat societatea în situațiile de dificultate financiară
5. Clasa 5 – Conturi de trezorerie – așa cum reiese din nume, este clasa care conține informații despre lichiditățile afacerii tale (casa și conturi la bănci), dar și eventualele credite și împrumuturi bancare
6. Clasa 6 – Conturi de cheltuieli – toate cheltuielile firmei sunt evidențiate în conturile din această clasă: materiale consumabile, servicii, combustibil, asigurări, comisioane bancare, cheltuieli cu marfa, protocol, marketing, salarii, taxe și contribuții, impozite, tva etc.
7. Clasa 7 – Conturi de venituri – aici se văd veniturile obținute din servicii/vânzarea de bunuri. Cu ajutorul acestor conturi se poate determina domeniul de activitate al firmei:
   1. contul 701 reprezintă veniturile din activitatea de producție
   2. contul 704 reprezintă venituri din prestări de servicii
   3. contul 707 reprezintă venituri din activitatea de comerț.

Ce informații sunt importante?

Știm, sunt multe conturi și multe informații de înțeles. Însă trebuie să știi că nu trebuie să le cunoști chiar pe toate, ci doar pe cele importante. Iată ce trebuie să verifici lunar în balanța ta:

1. Imobilizări – Asigură-te că soldul final debitor al clasei 2 este egal cu valoarea totală de intrare a imobilizarilor din Registrul de imobilizări, iar soldul final creditor al clasei 2 coincide cu totalul amortizării din Registrul de imobilizări. În caz contrar, sumele trebuie corectate. 
2. Plăți versus încasări – Verifică lunar care este situația datoriilor către furnizori (401) și a sumelor de încasat de la clienți (411).
3. Taxe și contribuții ANAF – Este important să îți plătești datoriile la buget la timp pentru a evita eventualele accesorii și amenzi. Verifică lunar ce ai plătit și care este soldul conturilor de taxe și impozite din clasa 4:
   1. 431, 436, 444 – conturi cu sumele referitoare la contribuțiile salariale
   2. 441 – impozitul pe profit/venitul microîntreprinderilor
   3. 4423 – TVA de plată
   4. 4424 – TVA de recuperat
4. Angajați – Nu uita să te asiguri că ți-ai plătit angajații! Sunt o resursă importantă a afacerii tale, așa că poți verifica plățile în contul 421 – salarii datorate către angajați
5. Împrumuturi către societate – Orice afacere are nevoie de bani pentru a se susține, însă uneori pot apărea blocaje financiare. Dacă ți-ai împrumutat firma, în contul 4551 vei regăsi aceste sume. Nu uita că acești bani trebuie restituiți, asemenea oricărui alt tip de împrumut.
6. Cum stai cu banii? Trebuie să verifici care este soldul din casă (contul 5311) și câți bani ai în conturile la bănci (5121). 
7. Profit sau pierdere – Contul 121 – Poate cel mai important cont pentru antreprenori: Trebuie să verifici anual dacă firma înregistrează profit sau pierdere
   1. dacă soldul contului 121 este creditor, atunci ai obținut profit
   2. dacă soldul contului 121 este debitor atunci înregistrezi o pierdere.

Important: 

1. Verifică totalul balanței. Cele două serii de egalități trebuie să fie întotdeauna egale.
2. Verifică dacă sunt închise și fără sold final toate conturile de venituri și cheltuieli.

Unde este solicitată balanța de verificare?

Balanța de verificare trebuie să reflecte întotdeauna realitatea, mai ales că acesta este documentul solicitat atunci când

1. vrei să accesezi un fond/leasing/credit bancar
2. vrei să atragi un partener de business
3. vrei să vinzi
4. sau în cazul unui control ANAF.

Ca antreprenor nu trebuie să cunoști contabilitatea, însă trebuie să înțelegi câteva informații de bază despre balanța contabilă.  Astfel, îți vei putea înțelege mai bine propria afacere, și vei putea lua decizii mai bune.