Ce documente se depun la înființarea unei firme și ce înseamnă fiecare dintre ele?

Te-ai hotărât să faci pasul cel mare spre antreprenoriat? Din acest articol vei afla ce documente se depun la înființarea unei firme și ce înseamnă fiecare dintre ele. 

Care sunt pașii pentru înființarea firmei?

Pentru a-ți înfiinţa o firmă trebuie să parcurgi câțiva pași esențiali, anteriori depunerii documentelor la ONRC:

1. alege un nume pentru firma ta
2. stabilește de ce coduri CAEN ai nevoie pentru a-ți desfășura activitatea și decide care va fi cel principal, și care vor fi codurile secundare
3. este util ca înainte de înființare să te decizi dacă vei porni singur afacerea, sau vrei să te asociezi cu alte persoane
4. alege persoana care va reprezenta legal firma (tu, un alt asociat, sau o persoană din afara firmei)
5. asigură-te că ai un sediu social.

După ce ai setat aceste aspecte, poți să te ocupi de pregătirea dosarului de înființare. Iată ce documente sunt necesare și cum se depun.

Ce documente se depun la înființarea unei firme și ce înseamnă fiecare dintre ele?

La sfârșitul anului 2022 a intrat în vigoare Legea nr. 265/2022 care a adus o serie de modificări notabile privind înființarea firmelor în România. Una din principalele modificări vizează documentele și formularele necesare procesului de înregistrare a unei societăți. Astfel, pentru înființarea firmei ai nevoie de copiile actelor de identitate ale asociaților şi administratorilor, dar și de următoarele documente obligatorii:

Cererea de înregistrare

Cererea de înregistrare este formularul tip pus la dispoziție de ONRC, prin care se solicită înregistrarea în Registrul comerțului și autorizarea funcționării firmei. Începând din noiembrie 2022, prin Legea 265 s-a introdus și Anexa cu privire la înregistrarea fiscală, care va însoți cererea de înregistrare.

Rezervarea de nume 

Pentru a stabili numele firmei trebuie să faci în prealabil o rezervare de nume. Aceasta reprezintă dovada faptului ca ai rezervat denumirea pentru firmă și îți arată ce denumiri asemănătoare mai există. Totuși, conform noilor prevederi legale, dovada rezervării numelui nu mai este obligatorie.

Anexa 2 

Declarația-tip model 2 (formularul ONRC prin care se autorizau codurile CAEN) a fost înlocuită prin Legea 265/2022. Firmele care se înființează după luna noiembrie 2022 trebuie să depună Anexa 2 – Declarație pe proprie răspundere cu privire la autorizarea activității (care a înlocuit fostele Declarații pe proprie răspundere tip model 1, model 2 și model 3). 

Dovada sediului 

Pentru a putea înființa o firmă ai nevoie obligatoriu să faci dovada sediului social. Pentru asta, ai nevoie un contract de comodat/închiriere prin care firma primește dreptul de stabilire a sediului.

Avizul asociației 

Dacă sediul social va fi la bloc și vei autoriza anumite coduri CAEN la sediul social, atunci vei avea nevoie de avizul asociației. Ce reprezintă acest document? Este actul prin care asociația și vecinii își exprimă acordul ca firma să desfășoare activitatea economică prevăzută de codul CAEN autorizat la sediu.

Notă: În cazul în care nu desfășori activitate la sediul social, este nevoie să dai o declarație în acest sens.

Actul Constitutiv 

Unul dintre documentele obligatorii pentru procesul de înființare este actul constitutiv. Ce este actul constitutiv? Este documentul 

• care prevede modul și condițiile de funcționare ale firmei
• în care se specifică
  • asociații
  • denumirea
  • durata firmei
  • sediul
  • codurile caen
  • capitalul și cât deține fiecare dintre asociați
  • administratorul și mandatul acestuia
• și care cuprinde prevederi foarte importante precum
  • modul în care se iau hotărârile de către asociați
  • care sunt atribuțiile administratorului
  • perioada exercițiului financiar
  • cum se pot cesiona părțile sociale
  • cum se poate dizolva și lichida firma, etc. 

Acest document se actualizează ori de câte ori modifici ceva în firmă. De asemenea, este documentul care este adesea solicitat și de către alte instituții (bănci, ANAF, etc.).

Important!

Conform Legii 265 nu se mai depun declarațiile pe proprie răspundere și specimenul de semnătură pentru asociați / administratori / titulari PFA / II / membri IF.

Pe de altă parte, se impun noi cerințe cu privire la prevederile ce trebuie conținute de Actul Constitutiv la SRL. Astfel, conform noilor prevederi actul constitutiv 

1. trebuie să cuprindă:

• declarații de îndeplinire a condițiilor pentru a fi asociat/administrator
• detaliile beneficiarilor reali și modul de exercitare a controlului
• modalitățile de asigurare a stingerii pasivului sau de regularizare a lui în acord cu creditorii, în cazul dizolvării fără lichidare, atunci când asociații sunt de acord cu privire la repartizarea și lichidarea patrimoniului societății.

Declarația privind beneficiarii reali

Conform Legii 129/2019 la înființarea unei firme se depune deopotrivă și o declarație privind beneficiarii reali, prin care administratorul declară cine sunt beneficiarii reali ai firmei. Totuși, dacă se specifică în Actul Constitutiv beneficiarii reali și modul de exercitare a controlului, această declarație nu mai trebuie depusă.

Ce presupune această declarație?

Declarația privind beneficiarii reali este o declarație pe proprie răspundere ce are ca scop prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului. 

Cine sunt beneficiarii reali?

Conform prevederilor legale introduse de Legea 129/2019, beneficiarii reali sunt persoanele fizice care dețin cel puțin 25% din părțile sociale. Astfel, toți asociații care dețin minim 25% din capitalul firmei sunt beneficiarii reali ai acesteia. În cazul în care nu sunt asociați care să îndeplinească această condiție, beneficiarii reali sunt persoanele din conducere (administratorii firmei).

Cum înființezi un SRL?

Ca urmare a intrării în vigoare a noilor prevederi legale, încheierea actului constitutiv și înregistrarea în Registrul Comerțului se derulează integral prin mijloace electronice. Astfel, pentru înființarea firmei trebuie depus dosarul complet online, pe portalul ONRC, folosind un certificat digital pentru semnătură electronică.

Actele de înființare pot fi depuse de tine, sau poți împuternici pe altcineva prin procură notarială. O variantă eficientă și rapidă variantă este, bineînțeles, platforma StartCo, unde nu ai nevoie de certificat digital, nu trebuie să te deplasezi și, cel mai important, știi că toate actele sunt în regulă.