Pași de urmat după înființarea unui PFA: SPV, facturare, registre, documente și TVA

Tocmai ți-ai înființat PFA-ul (felicitări 🎉) și acum te întrebi „ok… și acum ce urmează?”. În realitate, primele săptămâni sunt despre 2 lucruri: să te pui pe picioare administrativ și să eviți greșelile care te pot costa timp, bani sau nervi.

Înainte de a putea începe efectiv activitatea, trebuie să pregătești firma din punct de vedere contabil, fiscal și administrativ, pentru a fi sigur că respecți toate prevederile legale.

Ce pași trebuie să urmezi după înființarea PFA-ului?

1) Pregătește-ți accesul digital la ANAF: SPV + (de multe ori) semnătură electronică

SPV (Spațiul Privat Virtual) e „poarta” ta către ANAF: depui declarații, primești notificări, comunici oficial cu ANAF și accesezi servicii digitale. Pentru persoanele fizice care desfășoară activități independente, comunicarea electronică prin SPV ar trebui să fie un standard.

Ai nevoie de semnătură electronică?

Depinde ce faci:

• doar Declarația unică (D212): în unele situații o poți gestiona și fără semnătură, cu acces SPV pe persoană fizică.
• e-Factura / operațiuni pe CUI: în practică, semnătura electronică calificată îți simplifică mult viața, iar în anumite fluxuri este cerută pentru identificare pe obligațiile asociate CUI/CIF.

Dacă urmează să emiți facturi către firme sau către persoane fizice (B2C), tratează semnătura electronică ca pe o investiție care îți taie din birocrație.

2) Pune-ți la punct facturarea: e-Factura (B2B + B2C) și un proces simplu

În România, RO e-Factura a devenit standardul de transmitere/raportare a facturilor:

• B2C (către persoane fizice): raportarea în e-Factura a devenit obligatorie începând cu 01.01.2025.
• Termenul-limită de transmitere a facturilor în sistem este 5 zile lucrătoare (nu calendaristice).

Cum emiți efectiv e-Factura ca PFA?

Ai 3 variante uzuale:

• Program de facturare care generează XML UBL + trimite în e-Factura;
• Aplicațiile web oficiale (MF/ANAF) pentru completare/generare factură electronică;
• Integrare prin API (dacă ai volum mare).

Află toate regulile e-Factura pe care trebuie să le știi ca antreprenor din ghidul nostru dedicat.

3) Decide din start cum vei ține evidența: sistem real vs normă de venit

Pe PFA, impozitarea se face de regulă în două moduri:

• Sistem real: taxe pe venitul net (încasări – cheltuieli deductibile), cu evidență mai serioasă.
• Normă de venit: taxe raportate la o sumă fixă (normă) stabilită pe județ/CAEN (când este permis).

Alegerea corectă depinde de:

• cât de mari sunt cheltuielile deductibile
• dacă ai fluctuații de venit
• ce CAEN ai și dacă norma e disponibilă

Dacă nu ești sigur, merită să-ți faci o simulare simplă direct în Calculatorul de taxe StartCo. Așa afli imediat cu cât rămâi în mână și ce e mai avantajos pentru tine.

4) Ține evidența corectă: registre + documente (ca să poți deduce cheltuieli fără probleme)

Chiar dacă nu pare urgent, aici se fac multe greșeli la început: facturi lipsă, cheltuieli fără justificare, încasări neîncadrate corect. În funcție de regim, cele mai întâlnite registre/documente sunt:

• Registru-jurnal de încasări și plăți (în special la sistem real)
• Registru-inventar (sistem real)
• Fișa mijlocului fix (sistem real)
• Registru de evidență fiscală

Baza legală pentru contabilitatea în partidă simplă și registrele uzuale este tratată în reglementări precum OMF 170/2015 / OMF 3254/2017 (în funcție de ce registru vorbim).

Cel mai bine e să-ți faci de la bun început o rutină lunară: colectez documente → le pun într-un folder → le încarc unde le ține contabilul / softul.

5) Verifică din timp zona TVA: prag, cod intracomunitar, servicii din UE

Când devii plătitor de TVA?

Începând cu 01.09.2025, plafonul de scutire de TVA a crescut la 395.000 lei cifră de afaceri anuală. Dacă îl depășești, ai obligația de a cere înregistrarea în scopuri de TVA.

Când îți trebuie Cod TVA intracomunitar (cod special) ?

Chiar dacă ești neplătitor de TVA, poți avea nevoie de înregistrare specială pentru operațiuni intracomunitare (de exemplu servicii de la Google/Meta, software, tool-uri, marketplace-uri etc.). Regula se leagă de art. 317 și situațiile din Codul fiscal (servicii/achiziții intracomunitare).

Ca reper, pentru achiziții intracomunitare de bunuri există pragul de 10.000 euro (34.000 lei).

6) Deschide un cont dedicat (nu e mereu obligatoriu, dar e întotdeauna util)

Legal, discuția diferă în funcție de bancă și de cum încasezi/plătești, însă practic:

• separi banii personali de banii activității
• ai trasabilitate bună (mai ales pentru cheltuieli deductibile)
• îți este mai simplu cu e-Factura și cu verificarea încasărilor

Dacă ești la început și vrei minim de fricțiune, începe cu un cont separat și folosește-l consecvent pentru activitate.

7) Taxe și declarații: ce e esențial să știi

Declarația unică (D212)

Când vine vorba de DU (Declarația unică), nu se mai declară date estimativ (nici impozitul, nici CAS, nici CASS), iar ANAF a pus la dispoziție Declarația unică precompletată (pe baza datelor deja disponibile).

Ca regulă generală, pentru veniturile unui an, Declarația unică se depune până la 25 mai anul următor (dacă pică în weekend/zi nelucrătoare, se aplică regula zilei lucrătoare următoare).

Impozite și contribuții

Pentru activități independente, trebuie să ții cont de următoarele:

• Impozit pe venit: 10%
• CAS (pensie): 25%, obligatoriu dacă veniturile cumulate ating cel puțin 12 salarii minime; baza minimă este 12 sau 24 salarii minime, în funcție de nivelul veniturilor.
• CASS (sănătate): 10%; există mecanismul cu minim 6 salarii în anumite situații și un plafon maxim de bază.

Update important pentru 2026: plafonul maxim al bazei CASS pentru anumite venituri se modifică la 72 salarii minime (de la 60), aplicabil pentru veniturile aferente anului 2026 (conform modificărilor intrate în vigoare la 01.01.2026).

Iar la sfârșit, nu uita: înființarea firmei este doar primul pas atunci când vrei să desfășori o activitate economică. Imediat după înființare, informează-te în legătură cu obligațiile fiscale ce-ți revin și asigură-te că firma, indiferent dacă e vorba de un PFA sau de un SRL, funcționează în parametrii legali.