Ce verifică ANAF când vine în control la SRL sau PFA

Un control ANAF nu mai înseamnă demult doar un inspector cu o servietă la ușă. Cele mai multe controale din prezent pornesc, de fapt, de la un calculator, adică din diferențele dintre ce declari tu și ce arată e-Factura, SAF-T sau extrasele bancare. Înainte să te contacteze, ANAF știe deja destul de multe despre firma ta și unde să se uite mai atent.

Vestea bună e că, dacă știi exact ce se verifică, un control devine o formalitate pe care o treci fără emoții. Dar pentru asta, trebuie să știi ce tipuri de control există, ce verifică efectiv inspectorii la un PFA sau la un SRL, cât durează totul și cum te pregătești din timp.

Ce tipuri de control poate face ANAF

Tip de control	Anunțat în avans?	Scop
Inspecție fiscală (generală sau parțială)	Da, prin aviz	Verifică toate obligațiile fiscale sau doar una-două (ex. doar TVA)
Control inopinat	Nu	Verificare rapidă, punctuală, de obicei pe un semnal sau un risc specific
Control antifraudă (DGAF)	Nu	Combaterea evaziunii, adesea operativ, pe teren
Verificare documentară	Nu, în sensul că nu presupune aviz de inspecție	Coerența dintre declarații, fără deplasare la sediu
Verificarea situației fiscale personale	Da, prin aviz	Doar pentru persoane fizice (inclusiv titulari PFA/administratori), când veniturile declarate nu se potrivesc cu patrimoniul

Dacă ai un PFA sau un SRL, cel mai des vei întâlni fie o inspecție fiscală, fie o verificare documentară (doar o notificare în SPV, fără vizita unui inspector). Controlul inopinat și cel antifraudă sunt mai rare și apar, de regulă, pe fondul unui semnal punctual (de la un client, un concurent sau din corelarea automată a datelor).

Cum știi că urmează un control?

În cazul unei inspecții fiscale obișnuite, ANAF trebuie să te anunțe printr-un aviz de inspecție fiscală cu cel puțin 15 zile înainte (30 de zile, dacă ești în categoria marilor contribuabili). Din acest aviz afli clar ce se verifică, pentru ce perioadă și când începe efectiv controlul. E important de reținut că poți cere o amânare a controlului, dar numai o singură dată și doar dacă ai un motiv întemeiat.

Așa cum spuneam mai sus, excepție fac controlul inopinat și cel antifraudă, care vin fără preaviz (o anunțare în avans le-ar anula scopul).

De reținut: o notificare de conformare primită în Spațiul Privat Virtual nu înseamnă automat că urmează un control. De cele mai multe ori, e doar un semnal că ANAF a observat o diferență (de exemplu, între decontul de TVA și datele din e-Factura) și îți dă șansa să corectezi singur situația înainte să se ajungă la o verificare formală. Dacă primești una, cel mai simplu e să o discuți imediat cu contabilul, nu să o ignori.

Ce verifică, în practică, inspectorii ANAF

Indiferent că vorbim de PFA sau de SRL, cele mai importante lucruri pe care le urmăresc inspectorii sunt:

• Evidența contabilă și documentele justificative – dacă facturile, contractele și statele de plată se potrivesc cu ce ai declarat.
• Veniturile declarate vs. realitate – corelarea cu extrasele bancare, încasările prin POS și datele din e-Factura.
• TVA – dacă deducerile sunt corecte și dacă decontul se potrivește cu jurnalele de TVA.
• e-Factura – dacă ai transmis facturile în termenul legal și dacă ai înregistrat doar facturi trecute prin sistem.
• Casa de marcat și numerarul – funcționarea corectă a aparatului fiscal și respectarea plafoanelor de casă.
• Cheltuielile deduse – mai ales cele sensibile: combustibil și mașină de firmă, telefon, abonamente și, în general, ce decontezi pe firmă.

Dacă ai un PFA, cel mai mare risc în cazul unui control ține de natura relației cu clienții. Dacă lucrezi constant pentru un singur beneficiar, cu program fix, la sediul lui și fără libertate reală de organizare, ANAF poate considera că activitatea ta e una dependentă (adică echivalentul unui salariu mascat).

Legea spune că activitatea ta e independentă doar dacă îndeplinești cel puțin 4 din 7 criterii: libertatea de a alege locul, modul și programul de lucru, libertatea de a avea mai mulți clienți, asumarea riscurilor activității, folosirea propriilor resurse, capacitatea intelectuală/fizică proprie, apartenența la un corp profesional (unde e cazul) și libertatea de a lucra singur sau cu proprii colaboratori/angajați. Sub acest prag, activitatea e considerată dependentă. Dacă se întâmplă asta, consecințele vor cădea atât în sarcina firmei plătitoare, cât și în sarcina ta, ca PFA.

Pe de altă parte, dacă ai un SRL, pe lângă cele menționate mai sus, inspectorii se uită și la:

• beneficiarul real – dacă e înregistrat și actualizat la ONRC;
• tranzacțiile cu părți afiliate – dacă ai firme legate sau asociați comuni;
• eligibilitatea pentru regimul de microîntreprindere – dacă mai îndeplinești toate condițiile;
• corectitudinea calculului la dividende și la salarii.

Cât durează controlul și ce se întâmplă după

Durata inspecției fiscale (cea clasică, cu aviz) ține, în general, de mărimea firmei. Conform legii în vigoare, termenele sunt:

• 45 de zile pentru majoritatea PFA-urilor și SRL-urilor;
• 90 de zile pentru contribuabilii mijlocii;
• 180 de zile pentru marii contribuabili și firmele cu sedii secundare.

În cazul unui control inopinat, termenul e de maximum 30 de zile.

Verificarea documentară și controlul antifraudă nu se încadrează în aceste termene (au reguli procedurale distincte). Spre exemplu, la verificarea documentară, dacă ANAF observă o diferență, îți cere documente justificative și ai 30 de zile să le prezinți; dacă nu răspunzi sau documentele nu lămuresc situația, ANAF emite direct o decizie de impunere (sub rezerva verificării ulterioare, adică poate fi reluată ulterior, inclusiv printr-o inspecție fiscală completă). Controlul antifraudă funcționează la rândul lui sub un cadru legal separat.

După finalizarea inspecției fiscale primești un raport de inspecție fiscală cu toate constatările, întotdeauna urmat fie de o decizie de impunere (dacă se stabilesc diferențe), fie de o decizie de nemodificare (dacă totul e în regulă). Dacă nu ești de acord cu decizia, poți depune contestație în termen de 45 de zile de la comunicare, la organul fiscal care a emis-o.

În cazul controlului inopinat sau al celui antifraudă, documentul final poate fi un proces-verbal (nu neapărat o decizie), în funcție de ce constată inspectorii în teren.

Ce riști dacă ANAF găsește nereguli

Dacă inspectorul găsește nereguli, pot apărea dobânzi, penalități și amenzi. În practică, dacă rezultă sume suplimentare de plată, pe lângă debitul principal se adaugă:

• dobândă de întârziere: 0,02%/zi (se datorează întotdeauna, indiferent de momentul plății);
• penalitate de întârziere: 0,01%/zi (se calculează până la stingerea integrală a obligației și nu înlocuiește dobânda – cele două se cumulează);
• penalitate de nedeclarare: 0,08%/zi, aplicată doar pentru sume nedeclarate sau declarate greșit și stabilite de inspecție (se reduce cu 75% dacă achiți la termenul din decizie).

Pe lângă accesorii, mai există și amenzi punctuale. Cele mai frecvente sunt:

Neregulă	Amendă
Netransmitere/întârziere e-Factura	1.000–10.000 lei, în funcție de mărimea firmei
Factură B2B netransmisă prin e-Factura	15% din valoarea totală a facturii
Muncă fără contract înregistrat	40.000 lei/persoană, plafon 1.000.000 lei
Depășire plafon numerar	25% din suma care depășește plafonul

Pentru sume mari și fapte grave poate interveni și răspunderea penală pentru evaziune fiscală. Pentru anumite infracțiuni prevăzute de lege și pentru un prejudiciu de până la 1.000.000 euro, acoperirea integrală a acestuia (majorat cu 15%, plus dobânzi și penalități) în maximum 30 de zile de la finalizarea controlului poate conduce la nepedepsirea faptei.

Cum te pregătești corect pentru un control

De cele mai multe ori, un control pare un motiv de stres și o grijă în plus. Dar dacă ții lucrurile în ordine și îți formezi câteva obiceiuri simple, scapi de emoții:

• Asigură-te că ai Registrul Unic de Control – e primul lucru cerut la începutul oricărei verificări.
• Reconciliază lunar contabilitatea cu e-Factura și cu extrasele bancare.
• Trimite facturile în e-Factura în termenul de 5 zile lucrătoare.
• Păstrează documentele justificative pentru orice cheltuială sensibilă (foaie de parcurs pentru mașină, contracte de comodat, contracte cu colaboratorii etc.).
• Verifică periodic SPV. O notificare ignorată crește șansele să ajungi de la o simplă verificare documentară la o inspecție completă.

Un control ANAF nu e ceva de care să te temi, mai ales dacă ai contabilitatea la zi și actele puse la punct din timp. Iar dacă vrei să ai actele în ordine și accesibile oricând, îți poți gestiona contabilitatea 100% online, direct din aplicația StartCo. Ai acces la toate documentele oricând și de oriunde, iar nelămuririle care apar când te pregătești de un control le poți discuta rapid și simplu cu contabilul tău dedicat.