Ghid înființare PFA: Tot ce trebuie să știi și să faci ca să îți deschizi un PFA

Te tentează să-ți organizezi programul de lucru fără să depinzi de un șef? Dacă ai experiență sau certificare într-un anumit domeniu poți lua în considerare posibilitatea de a deveni freelancer. Ca să poți lucra de oriunde, tot ce trebuie să faci este să îți înființezi un PFA și să începi să cauți clienți. Pentru ca lucrurile să fie cât de simple cu putință, am pregătit un ghid special pentru tine despre înființarea unui PFA: tot ce trebuie să știi și să faci ca să îți deschizi un PFA.

Pentru început, ce este un freelancer?

Un freelancer, denumit și liber profesionist, este un specialist care prestează pe cont propriu, anumite servicii nișate pe un anumit domeniu – de exemplu IT, marketing, social media, etc. pentru unul sau mai mulți clienți. 

Totuși, nu poți desfășura activitate economică fără o formă juridică, iar cea mai simplă (din punct de vedere al rapidității cu care se înființează) este PFA.

Desigur, dacă crezi că vei factura mai mult, sau vei dori să ai mai mulți angajați ori să desfășori activitate în mai multe domenii de activitate, poți alege o altă formă juridică cum ar fi SRL sau Întreprindere Individuală (II). Ca să poți decide mai ușor, poți citi acest articol în care am discutat despre diferențele dintre SRL și PFA, precum și acest articol despre modul de impozitare. 

Vrei să înființezi un PFA? Află ce este și ce trebuie să știi

PFA (acronim pentru Persoană Fizică Autorizată) este forma juridică cea mai simplă, preferată de freelanceri, prin care prin care poți să profesezi și să câștigi bani legal. De asemenea, așa cum sugerează însăși denumirea, un PFA poate fi înființat de o singură persoană. Totuși, ulterior, îți poți adăuga și soțul sau soția în firmă, dacă dorești.

Ce trebuie să știi?

• Ca PFA nu poți avea mai mult de 5 coduri CAEN
• Trebuie să dovedești că ai studii sau experiență pentru fiecare cod CAEN selectat
• Poți angaja maxim 3 salariați pe PFA
• Ca titular al unui PFA ai anumite obligații legale precum plata impozitului pe venit și a contribuțiilor sociale (sănătate și pensie)
• Răspunzi pentru datoriile PFA-ului cu patrimoniul personal

Cine poate fi PFA?

Poți să activezi ca PFA doar dacă îndeplinești condițiile prevăzute de lege:

• ai 18 ani împliniți
• faci dovada spațiului pentru sediul profesional (contract de comodat sau contract de închiriere)
• dovedești faptul că nu ai fost sancționat pentru săvârșirea unor fapte care privesc disciplina financiar-fiscală

Ce poți să faci ca PFA?

Deși este o formă simplă din punct de vedere birocratic (se înființează rapid și fără prea multă birocrație, mai ales online), PFA-ul este o formă de organizare foarte versatilă. Astfel, poți să desfășori activitate economică în orice domeniu, iar asta înseamnă că poți

• să prestezi servicii 
• să vinzi produse 
• să fabrici sau să confecționezi anumite lucruri, etc.

Cum? Prin simpla autorizare a codului CAEN potrivit pentru activitatea pe care vrei să o desfășori și, desigur, prin prezentarea dovezii care arată studiile sau experiența ta în domeniul ales.

Care sunt pașii pentru a deschide un PFA?

#1 Alege denumirea

Spre deosebire de SRL, ca PFA nu ai libertatea de a-ți alege denumirea personalizată. Astfel, numele va fi format din numele și prenumele titularului, urmat de sintagma persoană fizică autorizată. 

Atenție: În situația în care s-a înființat deja un PFA cu același nume și prenume atunci se va face departajarea prin introducerea inițialei prenumelui tatălui sau al mamei.

Sfat: Verifică disponibilitatea numelui pe portalul ONRC și rezervă denumirea prin înregistrarea unei cereri de rezervare a numelui. După finalizarea cererii de rezervare, primești dovada rezervării denumirii pe care o vei adăuga alături de celelalte documente necesare înființării PFA-ului.

#2 Stabilește sediul profesional

Ca orice altă formă juridică și PFA-ul are nevoie de un sediu profesional. Acesta va fi adresa de corespondență cu instituțiile statului, așa că nu este necesar să fie aceeași cu locul de unde îți desfășori activitatea. 

Cum alegi sediul profesional?

Poți face dovada spațiului cu una din următoarele variante:

• contract de comodat (cu titlu gratuit pentru o perioadă determinată, dar care se poate prelungi) între proprietarii spațiului și PFA-ul tău în curs de înființare
• contract de închiriere (cu plata unei chirii, pe o perioadă determinată care poate fi prelungită, cu act adițional) între proprietari și PFA

#3 Stabilește codurile CAEN

O persoană fizică autorizată NU poate autoriza mai mult de 5 coduri CAEN, din care doar o activitate poate fi principală iar restul vor fi secundare.

Atenție:

• La înființare vei menționa de unde vei desfășura activitățile: de la sediu, de la un punct de lucru sau de la terți (sediul clientului, coworking space, remote, pe teren, etc.). 
• Unele activități NU pot fi desfășurate ca PFA deoarece sunt profesii liberale reglementate de legi speciale. Acestea se desfășoară sub formă de PFI înregistrat la ANAF.
• Din cauza limitării la maxim 5 coduri CAEN trebuie să stabilești clar care sunt codurile CAEN pe care le dorești autorizate; dacă ai deja cinci coduri, trebuie să renunți la unul sau mai multe, în funcție de câte coduri CAEN vrei să adaugi.
• Indiferent de activitate trebuie să te asiguri că deții un document care să ateste studiile/experiența pentru fiecare cod CAEN selectat.

Ce mai trebuie să reții?

Dacă optezi pentru activitate la sediu, iar acesta se află într-un bloc de locuințe, atunci trebuie să aduci acordul asociației de proprietari/locatari. 

#4 Pregătește documentele

Acum că ai lămurit principalele aspecte cu privire la activitățile desfășurate și sediul firmei, poți să începi să pregătești documentele solicitate de ONRC. Dosarul de înmatriculare al unui PFA trebuie să cuprindă următoarele documente:

• Rezervarea denumirii (este documentul obținut în momentul rezervării denumirii pe portalul ONRC)
• Cererea de înregistrare PFA
• Anexa 1 privind înregistrarea fiscală
• Actul de identitate al titularului PFA (copie)
• Contractul pentru sediu social (unul dintre cele enumerate mai sus)
• Declarația pe proprie răspundere dată pentru îndeplinirea condițiilor de funcționare sau pentru desfășurarea activităților pentru sediul profesional și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți
• Dacă desfășori activitate la sediu, atunci vei avea nevoie și de acordul asociației de locatari și al vecinilor
• De asemenea, trebuie să faci dovada studiilor sau a experienței profesionale pentru fiecare cod CAEN ales. Dovada se face prin intermediul documentelor (diplomă de studii sau adeverință de la angajator).

Atenție:

• În cazul documentelor pe care le prezinți în copie trebuie să scrii pe ele că sunt conforme cu originalul şi să semnezi olograf.

#5 Depune documentele la Registrul Comerțului

După pregătirea dosarului ai ajuns la pasul final, momentul depunerii dosarului pentru înființarea PFA-ului la Registrul Comerțului. 

Cum îți poți înființa firma la ONRC? Ai mai multe opțiuni, așa că poți alege varianta optimă pentru tine:

1. fizic la sediul Oficiului Registrului Comerțului din județul unde îți stabilești sediul
2. online, pe portalul ONRC (dacă ai certificat de semnătură electronică)
3. direct din aplicația StartCo – dacă vrei să deschizi PFA-ul de oriunde, în doar 10 minute, fără să ai nevoie de semnătură electronică.

Ce îți rămâne de făcut după înființare?

Acum trebuie doar să aștepți soluționarea cererii de înregistrare și să te pregătești pentru următorii pași pe care trebuie să-i faci odată ce PFA-ul tău este înființat.

Contabilitate

Primul lucru și cel mai important este să determini dacă vei avea nevoie de un contabil sau dacă poți să ții singur evidența contabilă (în unele cazuri poți, în altele nu). Sunt situații în care îți convine să ai un contabil ca să fii sigur că faci lucrurile corect (de exemplu, atunci când lucrezi cu firme din afară și trebuie să depui declarații pe codul de TVA intracomunitar sau ai TVA intracomunitar de plată) și sunt anumite situații în care un contabil devine chiar obligatoriu (atunci când ești plătitor de TVA, ai salariați, lucrezi cu stocuri sau ai casă de marcat).

De ce ai nevoie de un contabil? Acesta te va ajuta cu evidența contabilă, dar mai ales, cu declarațiile fiscale și consultanță specializată. Vestea bună este că poți găsi inclusiv servicii digitale, fără să fie nevoie să te deplasezi.

Reminder: După înființarea PFA-ului trebuie să depui Declarația Unică în care alegi forma de impozitare. Astfel, în funcție de activitatea PFA-ului tău (codul CAEN), vei putea alege modul de impozitare:

1. Norma de venit: doar pentru anumite coduri CAEN. Dacă ai impozitare la normă de venit înseamnă că plătești 10% din suma stabilită la nivel de județ și localitate (acolo unde ai PFA-ul) pentru codul tău CAEN, indiferent de venitul pe care îl realizezi (până în limita unui venit anual de 25.000 euro). După depășirea acestui plafon ai obligația impozitării în sistem real.
2. Sistem real: plătești 10% din venitul net (venit realizat – cheltuieli deductibile)

Cont bancar

Nu este obligatoriu, dar este recomandat să îți deschizi un cont bancar dedicat pentru PFA pentru a nu amesteca veniturile din alte surse cu cele din activitatea PFA, ceea ce ar putea complica evidența contabilă. În plus, vei avea nevoie de un cont prin care să-ți gestionezi banii, mai ales dacă încasezi și faci plăți în mai multe valute. Poți deschide un cont bancar chiar și online, fără să mergi în sucursală și primești cardul la tine acasă.

Casă de marcat și facturare

Să îți achiziționezi și casă de marcat, dacă este cazul.

Totodată, indiferent de domeniul de activitate trebuie să ai un program de facturare. Atenție, după 1 ianuarie 2024 va trebui să transmiți facturile emise prin RO e-Factura. În acest sens, îți poți alege un program de facturare care să transmită automat în sistemul de facturi electronice.

Relația cu ANAF

Și desigur, să nu uităm de relația cu Fiscul. Va fi nevoie să îți faci un cont în SPV (Spațiul Privat Virtual) ANAF pe PFA și unul pe Persoană Fizică (adică pe CNP-ul tău). Aici vei depune Declarația Unică și vei ține relația cu ANAF.

Așadar, hai să mai facem un check rapid:

1. Rezervă numele
2. Stabilește sediul
3. Alege codurile CAEN (și modul de impozitare)
4. Pregătește documentele solicitate de Registrul Comerțului
5. Alege varianta de înființare a PFA-ului (online sau la ghișeu)
6. Fă setup-ul de după înființare (contabilitate, declarație unică, etc.)
7. Start freelancing!

După cum poți să observi, lucrurile sunt relativ simple și previzibile cu un PFA, atât timp cât știi ce ai de făcut și te folosești de uneltele potrivite. În plus, nu uita că poți oricând să faci trecerea către un SRL dacă dorești să-ți crești business-ul sau dacă sistemul de taxare nu se mai potrivește nevoilor tale.

Află și mai multe informații despre cum să-ți deschizi PFA-ul pas cu pas în tutorialul de mai jos.