Plătitor de TVA: ce înseamnă, cum facturezi și ce obligații ai

Din punct de vedere fiscal, TVA-ul este unul dintre cele mai importante (și complexe) aspecte ale unei afaceri. În plus, legislația în continuă schimbare nu ușurează mai deloc viața de antreprenor.

Citește acest articol și află ce este TVA-ul, cum și când îl plătești, cum se face trecerea de la neplătitor de TVA la plătitor de TVA, dar mai ales ce trebuie să faci când devii plătitor de TVA.

Ce este TVA-ul?

TVA-ul (Taxa pe Valoare Adăugată) reprezintă taxa (impozitul) indirectă pe care o suportă consumatorul final al unui bun sau serviciu. Practic, statul impune un impozit pe valoarea tuturor bunurilor și serviciilor ce se tranzacționează în piață. Acesta este, de altfel, una din cele mai eficiente metode de monitorizare a economiei unui stat. 

Ce înseamnă „plătitor de TVA”?

Când devii plătitor de TVA, începi să:

• colectezi TVA pe facturile emise (TVA „la vânzare”)
• deduci TVA din facturile primite (TVA „la cumpărare”), dacă achizițiile sunt pentru activitatea economică.

În România, în prezent, cotele principale sunt:

• cota standard: 21%
• cota redusă: 11% (pentru anumite bunuri/servicii)

Când devii plătitor de TVA?

La înființarea unei firme ești neplătitor de TVA. Totuși poți opta să fii plătitor de TVA chiar de la înființare. Astfel, poți deveni plătitor de TVA: 

• Dacă depășești plafonul de scutire (cazul cel mai des întâlnit) – din 1 septembrie 2025, plafonul de scutire de TVA pentru întreprinderi mici este 395.000 lei. Dacă depășești plafonul, ai obligația să soliciți înregistrarea cel târziu la data depășirii plafonului, iar regimul normal de taxare se aplică din data depășirii, începând cu tranzacția care conduce la depășire. Cu alte cuvinte: nu mai e „din luna următoare” ca regulă generală. Data exactă contează.
• Dacă te înregistrezi voluntar (prin opțiune) – Poți alege să devii plătitor de TVA chiar dacă nu ai depășit plafonul (de exemplu, dacă ai multe cheltuieli cu TVA deductibil sau lucrezi mult B2B).
• Dacă ești înregistrat din oficiu (mai rar – se poate întâmpla dacă ANAF constată că trebuia să fii plătitor și nu ai făcut pașii la timp.)

Ce trebuie să faci când devii plătitor de TVA?

Ai depășit plafonul și urmează să devii plătitor de TVA? Iată ce trebuie să faci:

1. În ziua în care depășești plafonul de 395.000 lei, trebuie să depui la ANAF declarația 700, însoțită de:
   • Balanța analitică din care sa reiasă depășirea plafonului și data când acest lucru s-a întâmplat
   • Copie a certificatului de înregistrare la ONRC
   • Copie CI administrator/asociat
   • Declarație pe propria răspundere, din care să rezulte dacă societatea desfășoară sau nu activități economice la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora
2. Vei primi de la ANAF certificatul de înregistrare în scopuri de TVA
3. Trebuie să îți anunți partenerii că ai devenit plătitor de TVA, pentru ca aceștia să actualizeze datele despre afacerea ta
4. Trebuie să actualizezi informația în soft-ul de facturare pentru ca pe facturile de vânzare pe care le emiți, în fața CUI-ului, să apară RO și pentru ca pe facturi să apară și TVA-ul aferent vânzării
5. Dacă utilizezi casă de marcat, atunci trebuie să setezi casa de marcat astfel încât pe bonul fiscal să apară și TVA-ul aferent vânzării
6. Lunar sau trimestrial (depinde de vectorul fiscal) trebuie să depui formularul 300 (decont de TVA) și să achiți TVA-ul de plată (dacă există).

De reținut:

• Nedepunerea la termenul prevăzut de lege a formularului 700 se sancționează cu amendă de la
  • 1.000 lei la 5.000 lei pentru societățile din categoria contribuabililor mijlocii și mari
  • sau de la 500 lei la 1.000 lei, pentru celelalte firme și persoanele fizice
• Înregistrarea în scopuri de TVA și emiterea CIF-ului se va realiza cu prima zi a lunii următoare celei în care ai depus documentele. Până la data emiterii certificatului de înregistrare în scopuri de TVA, toate facturile emise vor fi fără TVA, chiar dacă ai depășit plafonul de 395.000 lei/an.

De când facturezi cu TVA, concret?

Din momentul în care ești înregistrat ca plătitor de TVA trebuie să emiți toate bonurile și facturile cu TVA. Iar când vine vorba de facturile emise în jurul acelui moment:

• Dacă ești fix în ziua depășirii plafonului, discută imediat cu contabilul: în unele cazuri, legea permite aplicarea regimului normal și pentru operațiuni anterioare din aceeași zi.
• Dacă ai emis fără TVA după ce ar fi trebuit să aplici TVA: nu ignora, se rezolvă prin corecții, dar contează rapiditatea.

Ce înseamnă că facturezi cu TVA?

Atunci când facturezi cu TVA, colectezi TVA-ul de la clienți. Practic, TVA-ul pe care tu îl incluzi pe factura sau bonul emis clientului nu reprezintă un cost pentru tine. Tu vei include acest TVA, conform cotei specifice, calculat la valoarea serviciului/bunului vândut. Prin urmare:

• colectezi TVA de la clienții tăi în momentul facturării și îl încasezi odată cu încasarea prețului produselor/serviciilor vândute clientului
• ulterior, în momentul achizițiilor, îți deduci TVA-ul aferent facturilor primite de la furnizori
• la sfârșitul perioadei (lunar/trimestrial), calculezi diferența dintre TVA-ul colectat de la clienții tăi și cel deductibil din facturile de achiziții. 

Care sunt banii tai și care e TVA-ul: din totalul facturat, ceea ce reprezintă banii tăi este valoarea fără TVA, TVA-ul fiind virat către stat fie prin compensarea cu TVA-ul deductibil de pe facturile de achiziție, fie prin TVA-ul de plată din decontul tău.

Cum facturezi către clienți din RO?

Facturarea către clienți din România se face conform prevederilor Codului Fiscal. Astfel, factura emisă va fi cu TVA, indiferent dacă clientul tău este plătitor sau neplătitor de TVA. Cota de TVA va fi cea prevăzută de lege, aferentă serviciului sau produsului tău (21% sau 11%).

Cum facturezi către clienții din UE / extra-UE?

Dacă ai clienți externi trebuie să respecți regulile de facturare cu privire la TVA. Iată ce trebuie să știi în materie de TVA atunci când facturezi către clienții din state membre UE sau din afara UE:

• client UE: pentru a factura corect trebuie să ai în vedere modul de taxare și impozitare a clientului (plătitor sau neplătitor de TVA). Astfel, dacă tu ești plătitor de TVA, iar clientul este 
  • plătitor de TVA și are un număr valid de TVA în VIES, factura se va emite fără TVA
  • neplătitor de TVA, factura se va emite cu TVA
• client non-UE: în această situație indiferent dacă clientul tău este plătitor sau neplătitor de TVA, facturile către clienții din state non-UE se emit fără TVA.

De asemenea, ca plătitor de TVA trebuie să fii atent și la câteva aspecte legate de facturile primite de la furnizorii din afara României:

• Dacă ești plătitor de TVA trimestrial și ai o achiziție intracomunitară de bunuri, trebuie să schimbi perioada fiscală din trimestru în luna calendaristică. Asta înseamnă că vei depune decontul de TVA și vei plăti TVA-ul lunar.
• În schimb, dacă înregistrezi o achiziție intracomunitară de servicii, perioada fiscală de raportare a TVA-ului nu se va schimba, vei rămâne plătitor de TVA trimestrial.

Cum se calculeaza TVA-ul de plată / de recuperat?

Dacă tva-ul colectat este mai mare decât cel deductibil, atunci diferența este TVA de plată. 

• TVA colectat > TVA deductibil = TVA de plată la Bugetul de Stat

În cazul în care TVA-ul deductibil este mai mare decât cel colectat, atunci în decont va fi TVA de recuperat. Asta înseamnă că ai de recuperat diferența de la stat, care se va compensa în perioadele următoare cu cel de plată. 

• TVA colectat < TVA deductibil = TVA de recuperat de la Bugetul de Stat

Desigur, situația ideală pentru orice firmă este să aibă cât mai puțin TVA de plată. Pentru asta, este bine ca atunci când cumperi bunuri/servicii, să te asiguri că sunt tot plătitori de TVA pentru a putea deduce TVA-ul. În acest caz, vei lua în calcul ca și cheltuială suma fără TVA.

Când se plătește TVA-ul: declarații și termene

Declarație	Ce este	Cine o depune	Termen uzual
D300 (Decont TVA)	decontul principal de TVA	plătitorii de TVA	până la 25 a lunii următoare perioadei fiscale
D394	declarație informativă pentru livrări/achiziții pe teritoriul național	majoritatea plătitorilor de TVA	până în ultima zi a lunii următoare
D390 VIES	recapitulativă pentru operațiuni intracomunitare	dacă ai operațiuni intracomunitare relevante	până la 25 a lunii următoare

Ca plătitor de TVA ai anumite obligații declarative pe care trebuie să le respecți, conform perioadei fiscale: lunar sau trimestrial. Asta înseamnă că trebuie să depui periodic declarațiile TVA: 

• formularul 300 – decont de TVA
• declarația 394 pentru firmele înregistrate ca plătitoare de TVA pentru livrări de bunuri, prestări de servicii, achiziții la nivel național
• declarația 390 pentru livrări, prestări și achizițiile intracomunitare – doar pentru lunile în care există tranzacții intracomunitare.

Trebuie să respecți următoarele termene de depunere:

• 300 și 390 – până la data de 25 a lunii curente pentru luna care s-a încheiat
• 394 –  până la data de 30 a lunii următoare după perioada de raportare.

În situația în care nu depui decontul de TVA două trimestre la rând, pierzi/ți se anulează codul de TVA. Pe lângă asta, ANAF are implementat sistemul RO e-TVA (decont precompletat), care folosește date din mai multe surse pentru a-ți genera un „draft” comparabil cu D300. Bine de știut:

• există un formular/decont precompletat aprobat prin ordin ANAF.
• ANAF a publicat inclusiv broșuri explicative despre cum funcționează și la cine se aplică.

Dar tratează RO e-TVA ca pe un instrument de verificare suplimentară, nu ca pe ceva ce „îți face TVA-ul singur”.

Trecerea la regimul de TVA poate fi avantajoasă pentru afacerea ta, însă trebuie să acorzi atenția necesară tuturor aspectelor legale. Cel mai ușor este să ai alături un contabil care să te informeze la timp cu privire la depășirea plafonului și care să analizeze avantajele și dezavantajele tale ca plătitor de TVA.