Ghid Contabilitate PFA: Cum să ții singur contabilitatea pentru PFA-ul tău

Regulile de contabilitate PFA sunt destul de simple, astfel încât cu un minim de cunoștințe orice persoană fizică autorizată își poate ține singură contabilitatea. În acest articol îți explicăm în detaliu de ce documente ai nevoie, și ce pași ai de urmat pentru a putea să ții singur evidența contabilă.

Conform legislației in vigoare, PFA-urile in sistem real țin contabilitatea in partidă simplă. Ce înseamnă acest lucru?

Contabilitatea în partidă simplă înseamnă totalitatea registrelor și documentelor financiar-contabile cu ajutorul carora persoana fizică autorizată (PFA-ul) ține evidența contabilă a tututor operațiunilor din activitatea PFA-ului. Scopul evidenței contabile pentru persoana fizică autorizată este de a determina obligațiile fiscale ale acesteia, adică impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate statului în fiecare an. Întrucât un PFA nu este obligat să întocmească situații financiare anuale, această evidență poate fi ținută chiar de tine, în calitate de titular al PFA-ului, fără să fie nevoie să apelezi la un contabil.

Dacă, totuși, PFA-ul are și angajați și este plătitor de TVA, atunci lucrurile se complică și este necesar să ai un contabil. Totodată, PFA-urile la normă de venit nu au obligația să urmeze regulile de contabilitate PFA prezentate în acest articol, ci doar să completeze Registrul de Evidență Fiscală cu veniturile totale!

Însă: dacă ai un PFA în sistem real, fără angajați și neplătitor de TVA, atunci îți poți ține singur contabilitatea, urmând pașii detaliați în acest ghid.

Ce documente sunt necesare pentru contabilitate PFA în sistem real?

Pentru a ține o evidență contabilă în partidă simplă, ai nevoie de următoarele Registre contabile și Formulare:

1. Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
2. Registrul-Inventar
3. Registrul de Evidență Fiscală – trebuie obligatoriu completat!
4. Factura
5. Chitanță

Pașii Evidenței Contabile pentru PFA în sistem real

✅  Pasul 1. Ține evidența banilor (Încasări și Plăți) în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți – în acest registru se ține evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor legate de activitatea PFA-ului. Fiecare încasare și cheltuială din activitatea PFA-ului trebuie să aibă la bază un document justificativ (bon fiscal, chitanță, etc.). La fiecare sfârșit de luna, înregistrează toate documentele justificative pentru luna în curs în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, urmând modelul de mai jos:

Ce încasări se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– sumele încasate din desfăşurarea activităţii;
– aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia (dacă pui tu bani din alte surse în firmă)
– sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– sumele primite ca despăgubiri, sponsorizări sau donații
– sumele primite din fonduri nerambursabile sau subvenţii;
– alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

Ce plăți se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;
– sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare (atunci când îți restitui banii pe care i-ai pus inițial în firmă)
– sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite ş.a.).

La fiecare sfârșit de lună, aduni sumele din coloana Încasări și cele din coloană Plăți iar diferența dintre cele două ar trebui să fie suma de care dispui și în realitate.

ATENȚIE: 

– toate operațiunile PFA-ului (încasări și plăți) se înregistrează în contabilitate în ordine cronologică
– documentele justificative (bonuri, chitanțe, facturi, etc.) trebuie păstrate și arhivate împreună cu Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
– toate operațiunile PFA-ului se înregistrează în RON, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii
– în Registru se trec doar sumele încasate și plătite! Dacă ai emis o factură dar încă nu ai încasat de la client, aceasta nu se trece în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți decât în momentul în care a fost încasată

✅  Pasul 2. La fiecare sfârșit de exercițiu financiar (adică la fiecare final de an), inventariază toate activele (laptop, mașină, telefon, sau orice alt echipament cu o valoare mai mare de 2500 RON), obiectele de inventar, stocurile (marfă sau materiale de lucru achiziționate si neutilizate încă), datoriile și creanțele (adică sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului și notează-le în Registrul Inventar. Fiecare activ și element de inventar se trece în Registru la valoarea lui de intrare conform documentelor justificative. În cazul datoriilor și creanțelor, acestea se înregistrează la valoarea rămasă de plată, respectiv de încasat. Toate aceste lucruri se înregistrează după modelul de mai jos:

Registrul Inventar se completează și atunci când PFA-ul începe activitatea pentru prima dată, precum şi cu ocazia încetării activităţii (când vrei să închizi firma). Practic, este o evidență periodică a întregului patrimoniu – toate „bunurile” si datoriile PFA-ului.

✅  Pasul 3. La final de an, înregistrează totalul veniturilor impozabile și al cheltuielilor deductibile în Registrul de Evidență Fiscală.

În baza datelor contabile înscrise în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți și în Registrul Inventar se stabilește Venitul Net Anual rezultat din activitatea PFA-ului. Astfel, pentru fiecare sursă de venit, trebuie să treci totalul veniturilor și totalul cheltuielilor efectuate. În practică, asta înseamnă că va trebui să grupezi sumele trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în surse de venit, după cum urmează:

Să presupunem că ai un salon de înfrumusețare unde oferi servicii de coafat, manichiură, machiaj (activități cuprinse în codul CAEN 9602), dar și masaje de relaxare și bronz in solar (activități cuprinse în codul CAEN 9604). Deși aceste activități se desfășoară pe același PFA, în Registrul de Evidență Fiscală va trebui să înregistrezi totalul veniturilor și cheltuielilor separat pe cele două categorii de venituri:

1. Venituri din activități de înfrumusețare (coafat, manichiură, machiaj) – o filă din Registrul de Evidență Fiscală

2. Venituri din activități de întreținere corporală (masaj de relaxare și solar) – o altă filă din Registrul de Evidență Fiscală

Cum se trec sumele din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în Registrul de Evidență Fiscală

ATENȚIE: Nu toate încasările din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt impozabile și nu toate cheltuielile din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt deductibile. Din evidența contabilă a PFA-ului (adică din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți) va trebui să preluați in Registrul de Evidență Fiscală doar sumele ce reprezintă venituri impozabile și cheltuieli deductibile, după cum urmează:

Venituri impozabile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) sumele încasate și echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfășurarea activității;

b) câștigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, utilizate într-o activitate independentă, exclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a activității;

c) veniturile înregistrate de casele de marcat cu memorie fiscală, instalate ca aparate de taxat pe autovehiculele de transport persoane sau bunuri în regim de taxi.

Venituri neimpozabile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la începerea unei activități sau în cursul desfășurării acesteia;

b) sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice sau juridice;

c) sumele primite ca despăgubiri;

d) sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări și mecenat, conform legii, sau donații.

Practic: toate veniturile obținute din desfășurarea activității PFA-ului, cu excepția banilor pe care i-ai pus tu personal în firmă din alte surse la începutul sau pe parcursul activității, a creditelor sau împrumuturilor de orice natură, despăgubirilor, sponsorizărilor și donațiilor, reprezintă Venit Impozabil.

Cheltuielile deductibile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală) sunt, în principiu, cele care sunt efectuate în cadrul activităților desfășurate de PFA. Există însă o serie de cheltuieli ce nu pot fi deduse decât limitat (adică, doar o parte din suma trecută în documentul justificativ poate fi dedusă):

a) cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private, efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din suma ce reprezinta diferența între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.

b) cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din suma ce reprezinta diferenț între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.

c) scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate potrivit legii;

d) contribuțiile la fonduri de pensii facultative, efectuate către entități autorizate, stabilite în state membre ale Uniunii Europene sau aparținând Spațiului Economic European, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;

e) primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;

f) cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul personal al contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care este aferentă activității independente;

g) cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane;

h) dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice și juridice, altele decât instituțiile care desfășoară activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate în desfășurarea activității, pe baza contractului încheiat între părți, în limita nivelului dobânzii de referință a Băncii Naționale a României, pentru împrumuturile în lei, în vigoare la data restituirii împrumutului și, respectiv, nivelul ratei dobânzii pentru împrumuturile în valută, prevăzută la art. 27 alin. (7) lit. b) din Codul Fiscal

i) cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu amortizarea și dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operațiunile de leasing și societățile de leasing;

j) cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;

k) cheltuielile reprezentând contribuțiile profesionale obligatorii datorate, potrivit legii, organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul brut realizat.

Cheltuieli nedeductibile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;

b) cheltuielile corespunzătoare veniturilor neimpozabile ale căror surse se află pe teritoriul României sau în străinătate;

c) impozitul pe venit datorat potrivit prezentului titlu, inclusiv impozitul pe venitul realizat în străinătate;

d) cheltuielile cu primele de asigurare, precum și cu serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, altele decât cele prevăzute la alin. (4) lit. f), alin. (5) lit. h) din Codul Fiscal și cele efectuate pentru persoanele care obțin venituri din salarii și asimilate salariilor

f) dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate autorităților române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite, conform clauzelor din contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;

g) ratele aferente creditelor angajate;

h) cheltuielile de achiziționare sau de fabricare a bunurilor și a drepturilor amortizabile din Registrul-inventar;

i) cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;

j) impozitul pe venit suportat de plătitorul venitului în contul beneficiarilor de venit;

k) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității și a căror masă totală maximă autorizată nu depășește 3.500 kg și nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietate sau în folosință. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;

2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Atunci când analizezi operațiunile trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți având în vedere clasificarea de mai sus a veniturilor și cheltuielilor, taie veniturile neimpozabile și cheltuielile nedeductibile, calculează suma deductibilă din cheltuielile ce pot fi deduse doar limitat, și trece în Registrul de Evidență Fiscală doar sumele reprezentând Venitul Impozabil și Cheltuielile Deductibile, împărțite pe Surse de Venit, după modelul de mai jos:

La final, diferența dintre totalul veniturilor impozabile și totalul cheltuielilor deductibile reprezintă Venitul Net al PFA-ului, din care se calculează apoi contribuțiile sociale datorate. Aceste sume se trec în Declarația Unică, la secțiunea venituri și cheltuieli realizate.

✅  Pasul 4. Completează Declarația Unică în termenul prevăzut de lege – până pe 25 mai 2024  pentru anul 2023.

Ce este Declarația Unică: Singura Declarație fiscală pe care un PFA în sistem real, fără angajați și neplătitor de TVA trebuie să o depună la ANAF.

Ce treci în Declarația Unică: În cazul PFA-urilor nou-înființate, acestea trebuie sa treacă doar Venitul Total Estimat si Cheltuielile Deductibile Totale estimate pentru anul în curs. De aici, se estimează ce va avea de plată noul PFA (impozit pe venit și contribuții sociale, dacă este cazul) pentru anul în curs. ATENȚIE: PFA-urile nou-înființate au obligația depunerii Declarației Unice în termen de 30 de zile de la înființare.

În cazul PFA-urilor deja existente, acestea trebuie să treacă venitul impozabil și cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior (dacă depui acum, vei trece datele pe anul 2020). În funcție de estimările făcute în anul precedent, va trebui fie să plătești mai mult decât ai estimat inițial (dacă venitul net realizat este mai mare decât cel estimat), mai puțin (dacă venitul net realizat este mai mic decât cel estimat).

De asemenea, va trebui iarăși să estimezi veniturile impozabile și cheltuielile deductibile pentru anul în curs (adică 2021) și să stabilești cuantumul contribuțiilor sociale ale PFA-ului. În anul următor vei aplica același raționament la completarea Declarației Unice.

Pentru completarea si depunerea Declarației Unice, apelează cu încredere la serviciile StartCo. Verificăm împreună situația firmei și corectitudinea datelor înregistrate, pentru ca tu să ai siguranța lucrului bine făcut.

Rezumat: Contabilitate PFA în 4 pași

Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă dacă nu ești plătitor de TVA și nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul Inventar și Registrul de Evidență Fiscală.

1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
2. La final de an înregistrează în Registrul Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului
3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și plăți și Registrul Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina, etc.), după modelul de mai sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență Fiscală.
4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%.

Termeni Importanți (Dicționar de Contabilitate PFA)

Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți: este registrul contabil în care se înregistrează încasările şi plăţile aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.

Registrul-Inventar: este registrul contabil în care se înregistrează elementele de natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile)

Creanță: suma rămasă de încasat de la un client, căruia i s-a emis o factura fiscală. Această sumă nu reprezintă venit decât în momentul în care este încasată. În evidența contabilă, această sumă se trece în Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți doar atunci când este încasată iar dacă la momentul efectuării inventarului suma nu este plătită, se înregistrează în Registrul-Inventar ca o creanță.

Registrul de Evidență Fiscală: este registrul în care se înregistrează veniturile impozabile înregistrate într-un an fiscal, precum și cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, în același an fiscal. Conform Codului Fiscal, PFA-urile în sistem real au obligația completării acestui registru, pe baza datelor din contabilitate, pentru determinarea venitului net.