Contabilitatea de gestiune: ce este, cine o ține și cui i se aplică

Contabilitatea are un rol foarte important în orice afacere, pentru că oferă informații esențiale pentru fiecare decizie de business pe care vrei să o iei. Nu poți avea un business funcțional și sănătos fără o evidență contabilă riguroasă.

Iar atunci când vrei o imagine completă, ai nevoie atât de contabilitatea financiară, cât și de rapoartele contabilității de gestiune. Citește în continuare și află ce este contabilitatea de gestiune, cine trebuie să o țină, ce rol are în deciziile de business și prin ce diferă de contabilitatea financiară.

Ce este contabilitatea de gestiune?

Contabilitatea de gestiune e imaginea contabilă a funcționării unei firme sau organizații. Descrie modul în care sunt utilizate resursele, ce efect are utilizarea lor și oferă un model economic care te ajută sa iei decizii de business mai bune.

În practică, dacă contabilitatea financiară oferă informații utile în exterior (ANAF, impozitare, acționari, dividende, bănci, creditare), contabilitatea de gestiune oferă informații pentru managementul companiei, care să fundamenteze deciziile de business.

Care e rolul contabilității de gestiune?

Contabilitatea de gestiune furnizează informațiile despre gestiunea internă a firmei și eficiența folosirii resurselor. Asta înseamnă că:

• determină costurile prestabilite;
• verifică înregistrarea cheltuielilor din activitatea de producție, executarea de lucrări și prestări servicii;
• determină costul efectiv de producție;
• stabilește abaterile dintre costul prestabilit și costul efectiv;
• generează date pentru măsurarea performanțelor pe sectoare, servicii, lucrări și produse;
• generează datele pentru elaborarea bugetelor și costurilor previzionale.

Cine trebuie să țină contabilitatea de gestiune?

Conform legii (Legea contabilității nr. 82/1991 și Ordinul 1826/2003), obligația de a organiza contabilitatea proprie revine:

• SRL-urilor
• companiilor naționale
• regiilor autonome
• institutelor naționale de cercetare-dezvoltare
• societăților cooperatiste
• altor persoane juridice

De reținut: obligația există pentru orice SRL, dar forma ei diferă. Legea nu cere un sistem complex, ci unul potrivit activității tale. La o firmă mică, poate fi simplă; la o fabrică, e mult mai detaliată.

Cine organizează contabilitatea de gestiune?

Conform reglementărilor în vigoare, răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității de gestiune revine administratorului persoanei juridice (sau altei persoane cu obligația gestionării), prin:

• folosirea unor conturi specifice din clasa 9
• dezvoltarea conturilor din contabilitatea financiară
• sau cu ajutorul evidenței tehnico-operative proprii

În practică, asta nu înseamnă că administratorul trebuie să țină personal evidențele, ci doar că răspunde legal de organizarea lor. Activitatea propriu-zisă e delegată contabilului sau departamentului financiar, indiferent că vorbim despre gestiunea pentru producție sau despre cea pentru comerț.

Trebuie să ții contabilitate de gestiune pentru firma sau PFA-ul tău?

Dacă ai un PFA, în general nu. PFA-ul ține contabilitate în partidă simplă (Registrul jurnal de încasări și plăți), fără conturi din clasa 9 și fără planul de conturi complet folosit la contabilitatea de gestiune.

Dacă ai un SRL, da, dar cât de detaliată e depinde de activitatea ta. La un SRL mic, fără stocuri și fără producție proprie, contabilul poate urmări costurile direct prin conturile din contabilitatea financiară, fără un sistem separat, iar asta e tot o formă de contabilitate de gestiune. 

Dacă ai producție, execuți lucrări, prestezi servicii cu costuri variabile de la un proiect la altul sau ai stocuri, contabilitatea de gestiune e foarte utilă și, în funcție de complexitate, poate deveni obligatorie potrivit reglementărilor din domeniul tău. Ca să verifici dacă ai nevoie de contabilitate de gestiune sau dacă, în cazul tău, e chiar obligatorie, cel mai util e să discuți situația ta concretă cu un contabil.

Contabilitatea financiară vs. contabilitatea de gestiune

Contabilitatea e formată din două componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, care oferă imaginea firmei în exterior, și contabilitatea de gestiune, care descrie procesele interne. Au obiective diferite, dar informațiile trebuie să se coreleze.

• Contabilitatea financiară înregistrează fiecare tranzacție și determină situația patrimonială a firmei. Pe baza situațiilor financiare obținute se fundamentează acțiunile contabilității de gestiune. La nivel tehnic, contabilitatea financiară asigură înregistrarea operațiunilor financiare, comunicarea financiară externă, verificarea pe baza rațiunilor juridice și fiscale, furnizarea informațiilor pentru sintezele macroeconomice și satisfacerea cerințelor analizei financiare.

• Contabilitatea de gestiune e baza informațională a deciziilor manageriale. Preia o mare parte din datele colectate de contabilitatea financiară și, pe baza lor determină costurile, determină rezultatele analitice, furnizează informațiile necesare bugetelor și conturilor previzionale, produce informațiile pentru măsurarea performanței pe produse și sectoare.

Indiferent că ai un SRL sau un PFA, asigură-te că ai o evidență contabilă corectă. Deciziile importante de business ar trebui să fie influențate și chiar fundamentate pe informații contabile.

Tocmai de aceea am creat Analiza afacerii, un instrument care îți arată în timp real performanța afacerii tale, ca să poți lua mai ușor decizii informate. Îl găsești în aplicația StartCo, de unde îți poți gestiona afacerea 100% online, cu contabil acreditat CECCAR dedicat, facturare integrată cu e-Factura și contabilitate completă, lună de lună.