Autorizare cod CAEN: ce înseamnă, cum se face și de ce trebuie să ții cont

Conform legii 265/2022, toate codurile CAEN declarate în actul constitutiv trebuie să fie și autorizate. Mai jos vei afla cum se autorizează codurile CAEN și de ce anumite coduri CAEN se autorizează doar la punctul de lucru sau la terți.

Cum se autorizează codurile CAEN?

Autorizarea înseamnă să declari, prin Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere, unde îți desfășori efectiv activitățile din obiectul de activitate și pentru ce coduri CAEN (pe Rev.3 începând cu 2025). Autorizarea codurilor CAEN se face prin depunerea la ONRC a Declarației pe proprie răspundere în care se menționează codurile CAEN pentru care se dorește autorizarea.

Locațiile pe care le poți bifa/descrie în Anexa 4:

• Sediul social / profesional – firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la sediu
• Sedii secundare (puncte de lucru, agenții, sucursale) – firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la un punct de lucru
• La terți (orice locație în afara sediului/punctului tău) -firma este autorizată să desfășoare activitățile respective în afara sediilor și a punctelor de lucru, adică la terți. Această opțiune este cel mai adesea utilizată de către freelanceri sau persoanele care nu au un loc fix de muncă, ci își desfășoară activitatea „pe teren”.

De reținut: dacă modifici activități, sediul sau deschizi/închizi un punct de lucru, depui o nouă Anexă 4 care să reflecte situația actuală.

Autorizare coduri CAEN: la sediu sau la un punct de lucru?

Autorizarea ține, în primul și în primul rând, de locul unde desfășori activitatea. Gândește practic: unde se desfășoară efectiv munca? Uite cele mai uzuale situații:

• Lucrezi de acasă (laptop, fără clienți în vizită, fără depozitare de marfă):
  • autorizezi la terți (când prestezi la client/online, fără activitate efectivă la sediu) și declari că la sediu nu desfășori activitate; sau
  • autorizezi la sediu dacă muncești efectiv acolo (și ești pregătit să prezinți documentele cerute de imobil/autoritate, după caz).
• Primești clienți sau ai activitate cu publicul (servicii, comerț, cabinete):
  • autorizezi la sediu sau la punctul de lucru unde are loc activitatea cu publicul.
• Ai echipamente, atelier sau depozit:
  • autorizezi punct de lucru la adresa spațiului; verifici din timp avizele/condițiile speciale (sanitar, veterinar, mediu, protecția muncii) pentru codurile alese.
• Prestezi la adresele clienților / pe teren (contabilitate, IT on‑site, instalatori):
  • bifezi La terți în Anexa 4, pe codurile respective.

Atunci când declari activitate la sediu într‑un imobil de locuințe, ONRC poate solicita „Aviz/Accept asociație de proprietari/locatari”.

Dacă nu faci activitate la sediu (ex.: sediu la apartament doar pentru corespondență), bifează „la terți” pe codurile de lucru și nu bifa la sediu. Pentru sedii în imobile de locuințe, asta te poate scuti de acordul asociației/vecinilor.

Pașii pentru autorizarea codurilor CAEN

Pentru a autoriza coduri CAEN la PFA:

1. Alegi codurile CAEN (Rev.3) și stabilești locațiile: sediu / punct de lucru / la terți.
2. Completezi Cererea de înregistrare – Anexa 2b (înființare sau mențiuni).
3. Completezi Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere:
   • Sediu social/profesional – codurile desfășurate la sediu, dacă este cazul;
   • La terți – codurile prestate la clienți/pe teren/itinerant;
   • Sedii secundare – adresele punctelor de lucru + codurile.
4. Anexezi dovada spațiului, după caz: contract (proprietate/comodat/chirie); pentru puncte de lucru – contract pe adresa respectivă.
5. Depui online (myportal.onrc.ro) sau la ghișeu/poștă.
6. Actualizezi vectorul fiscal (D700) dacă deschizi punct de lucru sau modifici activități cu impact fiscal.

Pentru a autoriza coduri CAEN la SRL:

1. Alegi codurile CAEN (Rev.3) și locațiile.
2. Completezi Cererea – Anexa 2a (înființare sau mențiuni):
   • pentru actualizare la Rev.3 – secțiunea V, pct. 8;
   • pentru înființare punct de lucru – bifezi „înregistrare mențiuni” și completezi corespunzător.
3. Completezi Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere cu sediu/puncte/terți, pe fiecare cod.
4. Dovada spațiului la sediu/punct de lucru (titlu de folosință). Pentru sedii în bloc cu activitate, se poate cere aviz asociație.
5. Depui online în portal sau la ghișeu/poștă.
6. Actualizezi vectorul fiscal (D700) după caz.

Dacă vrei să elimini birocrația și să economisești timp, apelează cu încredere la serviciile StartCo. Te ajutăm să autorizezi coduri CAEN, să schimbi codul principal, să actualizezi la REV 3 sau să adaugi/elimini coduri noi, totul rapid și online.

Acte necesare pentru autorizarea codurilor CAEN la ONRC

Pentru PFA:

• Cerere de înregistrare – Anexa 2b (înființare sau mențiuni – „Modificare/Actualizare obiect de activitate”).
• Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere (condiții de funcționare), completată pe locații: sediu, sedii secundare/puncte de lucru, la terți (inclusiv itinerant/ambulant unde e cazul).
• Dovada dreptului de folosință pentru spațiu (proprietate/comodat/chirie) – la sediu și la punctul de lucru (dacă există).
• Acordul asociației de proprietari/locatari (și, după caz, al vecinilor) doar dacă declari activitate la sediu într-un imobil de locuințe.
• Dovezi de pregătire/experiență pentru activitățile care o cer (PFA) – diplome/certificate/adeverințe/portofoliu, după caz.
• Împuternicire/procură dacă depune altcineva în numele tău.
• CI titular (copie) – la depunere online se încarcă scan.

Pentru SRL:

• Cerere – Anexa 2a (înființare sau mențiuni). Pentru conversia simplă Rev.2→Rev.3 folosești secțiunea dedicată (V, pct. 8).
• Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere (condiții de funcționare) pe sediu/puncte/terți.
• Hotărâre AGA / Decizie asociat unic când adaugi efectiv activități noi sau înființezi punct de lucru.
• Act constitutiv actualizat dacă extinzi obiectul de activitate (nu este necesar la conversia simplă Rev.2→Rev.3 fără modificări).
• Dovada dreptului de folosință pentru sediu și punct de lucru (proprietate/comodat/chirie).
• Acord asociație dacă declari activitate la sediu într-un imobil de locuințe.
• Împuternicire (dacă depune altcineva) + CI reprezentant legal (copie, la online – scan).

Unde pot verifica ce coduri CAEN am autorizate?

Codurile CAEN autorizate la înființare vor fi menționate în Certificatul Constatator de Autorizare. Dacă vrei să verifici dacă un cod CAEN este sau nu autorizat, este suficient să soliciți de la Registrul Comerțului un certificat constatator de bază.

Este important să știi ce coduri CAEN are firma ta și unde sunt autorizate iar dacă este cazul să faci modificările necesare. Evită sancțiunile și asigură-te că ai autorizate codurile CAEN necesare activităților economice pe care le desfășori.