Cum faci o angajare. Procedură și documente necesare.
Pentru bunul mers al unei afaceri este nevoie de resurse: bani, timp și nu în ultimul rând, oameni implicați. Vrei să angajezi una sau mai multe persoane? Află din acest articol cum faci o angajare, care este procedura de urmat și de ce documente ai nevoie.
Cuprins
Care este procedura angajării și cine se ocupă?
Clienți, furnizori, angajați – Fiecare relație de business este esențială pentru afacerea ta. Din acest motiv, cel mai important lucru este să acorzi atenția necesară aspectelor legale și să te asiguri că ai la bază un contract întocmit conform legii.
În cele ce urmează vom trata modul în care decurge procesul de angajare a unei persoane în cadrul unei firme. Vrei să faci o nouă angajare? Iată care sunt pașii pe care trebuie să îi parcurgi.
Cine se ocupă de angajare?
Ca antreprenor trebuie să te asiguri că fiecare persoană fizică angajată în cadrul firmei deține un contract care respectă prevederile legale. În caz contrar, riști amenzi din partea ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă).
Conform prevederilor Codului Muncii, fiecare angajator are dreptul de a-și organiza activitatea de resurse umane și salarizare în următoarele moduri:
- prin asumarea de către angajator a atribuțiilor specifice;
- prin desemnarea unuia sau mai multor angajați cărora să le repartizeze, prin fișa postului, atribuții privind activitatea de resurse umane și salarizare;
- prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane și salarizare.
Prin urmare, procedura de angajare îi revine persoanei desemnate pentru a se ocupa de aspectele de salarizare și de personal – administratorul/responsabilul HR din cadrul firmei/inspector HR extern. Desigur, poți externaliza aceste sarcini contabilului, care de cele mai multe ori, prestează și aceste servicii HR.
Pașii esențiali din cadrul procesului de angajare
Angajarea vine ca urmare a finalizării procesului de recrutare. Astfel, pașii pe care trebuie să îi urmezi în continuare sunt:
Pasul 1. Solicitarea documentelor necesare încheierii contractului individual de muncă
Pasul 2. Încheierea unui contract individual de muncă
Pasul 3. Înregistrarea contractului în registrul de evidență a salariaților (Revisal)
Pasul 4. Verificarea aptitudinilor salariatului printr-o perioadă de probă
Cum începe oficial relația de angajare?
Relația de angajare începe odată cu pregătirea contractului și se termină cu transmiterea acestuia în Revisal. Astfel, după ce recrutarea s-a încheiat, poți începe demersurile pentru procedura de angajare a persoanei selectate.
Documente angajare
La angajare este nevoie de o serie de documente din partea angajatului și a angajatorului, care vor alcătui dosarul de personal. Care sunt actele necesare angajării? Află în continuare ce documente trebuie să pună angajatul la dispoziția angajatorului, și cu ce documente trebuie să te pregătești tu, în calitate de administrator.
Cu ce se prezintă angajatul?
- CV (curriculum vitae)
- carte de identitate
- certificat de naștere
- act/diplomă de studii
- certificatul medical care atestă faptul că angajatul este apt de muncă
Acestea sunt documentele obligatorii, dar în anumite situații mai poți solicita din partea angajatului:
- acte de la fostul angajator, precum: decizia de încetare, adeverința de vechime sau adeverința cu stagiu de cotizare CAS
- cazierul judiciar (și fiscal), în funcție de poziția pe care urmează să o ocupe candidatul
Important: Toate documentele trebuie prezentate în copie, și nu în original.
Cu ce se prezintă angajatorul?
- contractul individual de muncă
- fișa postului
- actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă
Înregistrarea contractului în REVISAL
După semnarea contractului de muncă, acesta trebuie transmis către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) și înregistrat în REVISAL până cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către persoana nou angajată.
Ce este Revisal? Revisal (“Registrul General de Evidență a Salariaților” – REGES) este aplicația pusă la dispoziția angajatorilor de către Inspecția Muncii pentru înregistrarea încheierii, modificării, suspendării sau încetării contractelor de muncă.
Ce date trebuie transmise către REVISAL?
- datele de identificare ale firmei: denumire, cod unic de identificare – CUI, numele și prenumele reprezentantului legal
- datele de identificare ale salariatului, precum: numele, prenumele, codul numeric personal CNP, cetățenia și țara de proveniență
- data semnării contractului individual de muncă și data începerii activității;
- funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România (COR)
- tipul contractului individual de muncă;
- durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
- durata timpului de muncă și repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de munca cu timp parțial;
- salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri.
Atâția pași și atâtea documente îți pot răpi mare parte din timpul necesar extinderii afacerii. Cum poți scăpa de birocrație, dar în același timp să te asiguri că respecți legislația muncii? Cu ajutorul contabilului sau a unui expert HR extern care să preia stresul și să realizeze procedura de angajare conform legii.
