Procedura de angajare: pași, documente și termene
Angajarea e unul dintre momentele în care simți cel mai tare birocrația într-o firmă: acte, termene, platforme, declarații. Vestea bună e că, odată ce ai un proces clar, următoarele angajări devin mult mai simple.
Află din acest articol ce documente îți trebuie, cum începe legal relația de muncă, ce ai de făcut în REGES și ce verificări merită făcute ca să nu te trezești cu probleme la ITM/ANAF.
Cuprins
Cine se ocupă de angajare?
Ca antreprenor, trebuie să te asiguri că fiecare persoană angajată în cadrul firmei deține un contract care respectă prevederile legale. În caz contrar, riști amenzi din partea ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă).
Conform prevederilor Codului Muncii, fiecare angajator are dreptul de a-și organiza activitatea de resurse umane și salarizare. Astfel, ai câteva opțiuni:
- te ocupi tu (administratorul) de pași + semnături + termene
- desemnezi un coleg (HR/administrativ)
- externalizezi (HR + payroll, de multe ori la pachet cu contabilitatea)
Desigur, poți externaliza aceste sarcini contabilului, care de cele mai multe ori prestează și aceste servicii HR.
Ce trebuie să fie gata înainte de prima zi de muncă?
| Când | Ce faci |
| T-7 – T-2 zile | strângi documentele, pregătești CIM + fișa postului, programezi medicina muncii |
| T-1 zi | înregistrezi/transmiți contractul în REGES-ONLINE (cel târziu în ziua anterioară începerii activității) |
| Ziua 1 | instruire SSM/PSI + onboarding |
| Până la 25 luna următoare plății | depui D112 și plătești taxele salariale |
Angajarea vine ca urmare a finalizării procesului de recrutare. Astfel, pașii pe care trebuie să îi urmezi în continuare sunt:
- Solicitarea documentelor necesare încheierii contractului individual de muncă
- Încheierea unui contract individual de muncă
- Înregistrarea contractului în registrul de evidență a salariaților (Reges)
- Verificarea aptitudinilor salariatului printr-o perioadă de probă
Așadar, trebuie să ai contract semnat + medicina muncii + REGES-ONLINE, toate înainte ca omul să înceapă efectiv.
Cum începe oficial relația de angajare? (pas cu pas)
Pasul 1: alegi forma de colaborare (CIM sau altceva)
Dacă vrei o relație de tip – angajat cu program, subordonare, sarcini stabilite intern – atunci alegerea corectă este Contractul Individual de Muncă (CIM).
Colaborările de tip PFA/contract prestări pot fi ok, dar când seamănă prea mult cu un CIM, intri într-o zonă riscantă. Dacă e cazul, discută cu contabilul/consultantul înainte.
Pasul 2: stabilești oferta și contractul
În CIM trebuie să fie menționate clar următoarele
- funcția (cu cod COR)
- salariul brut și data plății
- programul (normă întreagă/part-time)
- locul muncii
- durata (determinată/nedeterminată)
- perioada de probă (dacă alegi)
Perioada de probă maximă: 90 zile calendaristice (execuție) / 120 zile (conducere).
Pasul 3: medicina muncii (obligatoriu)
O persoană poate fi angajată numai pe baza unui certificat medical care arată că este aptă pentru munca respectivă. Asta înseamnă că trebuie să programezi controlul de medicina muncii și păstrezi documentul la dosar.
Pasul 4: semnezi CIM și înmânezi un exemplar angajatului
Angajatorul are obligația ca anterior începerii activității să încheie CIM și să înmâneze salariatului un exemplar.
Pasul 5: înregistrezi contractul în REGES-ONLINE
- Contractul trebuie înregistrat și transmis cel târziu în ziua anterioară începerii activității, indiferent dacă e zi lucrătoare sau nelucrătoare.
- Din 2025, Inspecția Muncii a pus la dispoziție noul portal REGES-ONLINE.
- Trecerea de la REVISAL la REGES-ONLINE a avut termen de tranziție până la 31.12.2025. Asta înseamnă că, în prezent, va trebui să înregistrezi contractul în Reges.
Pasul 6: instruire SSM + evidențe minime
Ai obligații clare ca angajator în zona de securitate și sănătate în muncă (SSM): informare/instruire și măsuri de protecție.
În plus, trebuie să ții evidența timpului de muncă (ore de început/sfârșit), într-o formă aleasă de tine, dar care poate fi verificată la control.
Documente angajare: ce intră în dosarul de personal
La angajare este nevoie de o serie de documente din partea angajatului și a angajatorului, care vor alcătui dosarul de personal.
Ce aduce, de regulă, angajatul
- CV (curriculum vitae)
- copie CI (carte de identitate)
- certificat de naștere
- copii diplome/atestări relevante
- certificatul medical care atestă faptul că angajatul este apt de muncă
Acestea sunt documentele obligatorii, dar în anumite situații (în funcție de rol) mai poți solicita din partea angajatului:
- acte de la fostul angajator, precum: decizia de încetare, adeverința de vechime sau adeverința cu stagiu de cotizare CAS
- cazierul judiciar (și fiscal), în funcție de poziția pe care urmează să o ocupe candidatul
Ce pregătește angajatorul
- CIM (semnat) + dovada că i-ai înmânat un exemplar
- fișa postului
- acte adiționale ulterioare (dacă modifici ceva: salariu, program, telemuncă etc.)
- dovada instruirii SSM/PSI (și documentele aferente, în funcție de organizare)
Cât te costă un angajat?
Pentru un CIM standard (fără facilități speciale), cele mai importante procente sunt:
- CAS (pensie): 25%
- CASS (sănătate): 10%
- Impozit pe venit: 10%
- CAM (angajator): 2,25%
Atenție la part-time: în anumite situații, contribuțiile pot fi raportate la nivelul salariului minim (există și excepții/proceduri), deci merită să calculezi costul înainte dacă vrei contract de 2–4 ore.
Dacă vrei să vezi detaliat cât trebuie să plătești la stat pentru un angajat, aruncă un ochi pe ghidul nostru dedicat taxelor salariale.
Perioada de probă se face în interiorul CIM, deci contractul este obligatoriu înainte de începerea activității.
Mulți candidați se feresc (și pe bună dreptate). Practic, cel mai ok este să ceri CI după acceptarea ofertei, când pregătești dosarul și înrolarea la medicina muncii/REGES.
