Costuri fixe vs. costuri variabile: diferențe, exemple și cum le folosești ca să-ți calculezi profitul

Primul pas când vrei să știi dacă o afacere este profitabilă ține de ce costuri trebuie acoperite din vânzări și nu neapărat de cât ai vândut. Și aici apare împărțirea care te ajută cel mai mult în decizii (preț, buget, break-even): costuri fixe și costuri variabile.

Află din acest articol ce reprezintă fiecare, cum le clasifici corect și cum le folosești ca să-ți calculezi pragul de rentabilitate.

Ce sunt costurile unei afaceri?

Costurile reprezintă sumele pe care o afacere le suportă pentru a produce un produs sau pentru a presta un serviciu. Prin urmare, toate costurile trebuie atent monitorizate deoarece 

• pot să facă diferența dintre o marjă de profit bună și una slabă
• sunt cauza principală a problemelor fluxului de numerar în afaceri

Care sunt tipurile de costuri?

Pentru realizarea unei previziuni și a unui buget cât mai realiste, este important să știi că în orice afacere costurile pot fi clasificate în două categorii majore:

1. costuri fixe și costuri variabile – această clasificare te ajută în determinarea pragului de rentabilitate. Este important să analizezi evoluția costurilor în raport cu volumul activității pentru a determina cum ți le poți optimiza în funcție de volumul producției.
2. costuri directe și costuri indirecte – această clasificare este utilă în contextul calculării costului de producție și a costului per unitate de produs. Astfel:
   • costurile directe sunt atribuite distinct pe bunuri, produse sau servicii prestate (exemple: costul cu materia primă, costul cu forța de munca directă)
   • în vreme ce costurile indirecte sunt acele costuri care nu pot fi direct atribuite producerii unui bun sau prestării unui serviciu (exemple: salariile supervizorilor/managerilor de producție, costurile secțiilor de producție etc.).

Totuși, indiferent de stadiul în care se află afacerea (startup sau firmă cu vechime), cel mai important este să realizezi o monitorizare în special a costurilor fixe și variabile. De ce? Pentru că în funcție de gradul de acoperire prin veniturile din vânzări se poate estima viabilitatea afacerii, și prin urmare evoluția profitabilității. 

Ce sunt costurile fixe?

Costurile fixe reprezintă totalitatea cheltuielilor unei firme care nu sunt legate de procesul efectiv de producție. Ele rămân constante (nu se schimbă semnificativ odată cu volumul vânzărilor), indiferent de producție și vânzările înregistrate. Astfel de costuri fixe sunt reprezentate de:

• chirie spațiu / birou
• abonamente (internet, telefonie, software per seat cu număr stabil de utilizatori)
• salarii fixe (management, administrativ)
• contabilitate / servicii juridice recurente
• asigurări
• amortizare
• licențe și mentenanță

Ce sunt costurile variabile?

Spre deosebire de costurile fixe, cele variabile se modifică odată cu evoluția producției/vânzărilor (cresc sau scad odată cu volumul de producție/vânzări/servicii livrate). Principalele costuri variabile ale unei afaceri sunt:

• materii prime, marfă (COGS)
• ambalare și livrare (curier)
• comisioane de vânzare / afiliere
• comisioane procesator plăți (card)
• cost per click / cost per lead (în campanii de performance, când bugetul scalează cu vânzările)
• manoperă pe proiect / pe oră (dacă plătești la output, nu la prezență)

Atenție la o confuzie des întâlnită: taxele nu sunt automat cost variabil. Unele taxe sunt fixe sau recurente indiferent de vânzări, altele depind de venit / profit / salarii. Mai corect e să le tratezi în funcție de ce le determină (volum, timp sau alt prag).

Ce sunt costurile mixte?

În multe afaceri, costurile sunt combinate: ai o componentă fixă + una care variază cu consumul/volumul. Un exemplu clasic: abonamente telefonie cu taxă lunară + cost în funcție de consum. Exemple practice:

• cloud hosting (bază fixă + trafic/storage)
• utilități (o parte constantă + consum)
• servicii externalizate cu retainer + extra ore
• marketing (un buget minim recurent + buget suplimentar când scalezi)

De ce contează? Pentru că dacă le bagi greșit la costuri fixe sau variabile, îți iese prost break-even-ul și bugetul.

Ce sunt costurile în trepte (step costs)?

Sunt costuri care rămân relativ constante până la un prag, apoi sar la următorul nivel:

• mai angajezi un om când ai depășit capacitatea echipei
• mai închiriezi un spațiu/depozit
• adaugi un manager/supervizare când echipa crește

Acestea sunt super importante în planificare: poți fi profitabil la 100.000 lei/lună, dar dacă treci de 120.000 lei/lună și trebuie să sari la un cost nou, marja se poate subția temporar.

De ce e important să știi structura costurilor?

Pentru a avea o radiografie clară a afacerii tale este important să cunoști în fiecare moment care este evoluția veniturilor, dar și a costurilor. De asemenea, este necesar să faci o delimitare a costurilor în costuri fixe și costuri variabile pentru:

• a decide corect nivelul prețurilor pentru produsele și serviciile vândute
• și pentru a putea calcula pragul de rentabilitate al afacerii – nivelul de la care firma intră în echilibru financiar (nu obține nici profit, nici pierdere)

Exemplu practic de calcul al costurilor

Pentru a aprofunda informațiile vom lua un exemplu – ALFA SRL, o editură.

Costurile fixe ale afacerii/lună sunt:

• salariile managementului 10.000 lei
• chiria echipamentelor de lucru utilizate, dar și a spațiului 5.000 lei
• asigurarea pentru bunurile firmei 1.000 lei
• abonamente (internet, telefonie) 1.000 lei
• ratele la creditele contractate (credit pentru achiziționarea echipamentelor) 1.500 lei
• amortizarea și mentenanța echipamentelor 500 lei
• licențele de operare 500 lei
• publicitate 3.000 lei
• taxe bancare și juridice 5.000 lei

Costurile variabile sunt:

• costuri cu materia primă 5.000 lei
• materiale aferente produsului finit 3.000 lei
• costul cu forța de muncă necesară procesului de producție 15.000 lei
• costul cu numărul de ore lucrate de un consultant pentru prestarea unui serviciu (avocat, contabil etc.) 6.000 lei
• taxele de plată – taxe ANAF 4.000 lei
• comisioanele aferente vânzărilor (site-uri afiliate) 10.000 lei
• curier 1.000 lei

Total costuri fixe = 27.500 lei.

Total costuri variabile = 44.000 lei.

Vânzările editurii sunt de 100.000 lei.

Prag de rentabilitate = costuri fixe / [(vânzări – costuri variabile)/vânzări]

Asta înseamnă: 27.500 / (100.000 – 44.000)/100.000 = 27.500 / 0.56 = 49.107 lei

Ce trebuie observat?

• cu cât volumul producției și al vânzărilor crește, cu atât cresc și costurile cu materia primă, transportul și alte costuri variabile, care depind strict de activitatea de producție
• în baza defalcării costurilor în costuri fixe și variabile, editura își poate face o analiză a pragului de rentabilitate (break-even). Asta înseamnă că la un nivel al vânzărilor de 49.107 lei, editura va fi rentabilă. Dacă editura vinde de mai puțin de 49.107 lei, va fi pe pierdere (nu își poate acoperi costurile fixe și cele variabile). Din momentul în care depășește acest prag de venit, editura devine profitabilă. Cum în prezent veniturile sale ating un nivel de 100.000 lei, înseamnă că își poate permite costuri mai mai mari fără a înregistra pierderi. Nivelul costurilor fixe este unul acceptabil pentru editură, fiind acoperit cu succes de încasările din vânzările cărților vândute.

Trebuie să știi că nu există o proporție prestabilită a costurilor fixe și variabile ca fiind considerată optimă pentru afaceri. Totul depinde de domeniul de activitate, planul de dezvoltare al afacerii tale, și desigur, capacitatea de a produce venituri.