Contract de comodat auto: cum folosești legal mașina personală pe firmă sau PFA
Ai o mașină personală și vrei să o folosești pentru firmă sau PFA? Nu trebuie neapărat să o vinzi către firmă, să o treci în patrimoniu sau să faci leasing. O variantă simplă, folosită des la început de drum, este contractul de comodat auto.
Află ce este contractul de comodat și de ce este mai avantajos să faci contract de comodat pentru mașina folosită pe firmă.
Cuprins
Cum poți folosi o mașină pe firmă?
| Variantă | Ce înseamnă | Când se folosește |
|---|---|---|
| Comodat auto | Mașina este dată în folosință gratuită | Când administratorul/titularul PFA pune mașina personală la dispoziția firmei/PFA |
| Închiriere auto | Mașina este folosită contra unei chirii | Când proprietarul vrea să primească venit din chirie |
| Leasing | Mașina este finanțată printr-o societate de leasing | Când firma vrea mașină în folosință pe termen lung, cu opțiune de cumpărare |
| Vânzare către firmă | Mașina intră în patrimoniul firmei | Când vrei ca firma să devină proprietar |
- Ca activ al firmei prin:
- achiziție mașină pe firmă;
- leasing;
- aport în natură – astfel poți trece o mașină personală în activele firmei;
- vânzare mașină personală către firmă.
- Ca bun personal prin
- contract de comodat (în calitate de administrator poți pune la dispoziția firmei mașina personală);
- contract de închiriere (poți închiria firmei mașina personală, în schimbul unei sume reprezentând chiria lunară).
Ce este contractul de comodat auto?
Contractul de comodat este, juridic, un împrumut de folosință. Altfel spus, prin contractul de comodat proprietarul unui autovehicul, numit și comodant, împrumută în mod gratuit dreptul de folosință a mașinii unui beneficiar, numit și comodatar, pe o perioadă de timp agreată între cele două părți.
E important de reținut că un contract de comodat nu transferă proprietatea. Proprietarul rămâne același, iar firma/PFA-ul primește doar dreptul de folosință.
Pentru a fi valid, contractul de comodat auto trebuie să fie:
- real – încheiat prin acordul de voință a părților asupra termenilor prevăzuți în contract;
- gratuit – beneficiarul nu plătește contravaloarea mașinii, nici impozit pe vehicul sau asigurarea obligatorie RCA;
- unilateral – beneficiarul are obligația să restituie mașina la data scadentă stabilită în contract.
Cine poate face contract de comodat auto?
- administratorul/asociatul pune mașina personală la dispoziția SRL-ului;
- titularul PFA folosește mașina personală în activitatea PFA;
- un membru al familiei pune mașina la dispoziția PFA-ului/SRL-ului;
- o persoană fizică pune mașina la dispoziția unei firme;
- o firmă poate da gratuit în folosință un autovehicul altei persoane/entități, dacă situația este documentată corect.
Pentru PFA, chiar dacă PFA-ul nu este o persoană juridică separată de titular, contractul de comodat este util ca document justificativ: arată că mașina personală este folosită în activitatea economică.
Contractul de comodat auto trebuie făcut la notar?
În mod obișnuit, nu este obligatoriu să faci contractul de comodat auto la notar. Un contract scris, semnat de părți, este varianta folosită cel mai des pentru justificare contabilă și fiscală.
Totuși, forma autentică sau un înscris sub semnătură privată cu dată certă poate fi util în situații sensibile. Pentru obligația de restituire, contractul de comodat în formă autentică sau cu dată certă poate constitui titlu executoriu în anumite condiții.
Ce trebuie să conțină un contract de comodat?
Dacă ai nevoie de un model de contract de comodat auto, îl poți descărca de aici. Altfel, orice contract de comodat auto trebuie să includă cel puțin:
- Datele părților
- comodant: proprietarul mașinii;
- comodatar: firma/PFA-ul care folosește mașina.
- Datele mașinii
- marcă, model, număr de înmatriculare;
- serie șasiu/VIN;
- serie motor, dacă este cazul;
- an fabricație, culoare, capacitate cilindrică;
- număr locuri, masă maximă autorizată.
- Durata contractului
- pe perioadă determinată sau nedeterminată;
- recomandat: perioadă clară + posibilitate de prelungire.
- Scopul folosirii
- activități ale firmei/PFA-ului;
- deplasări la clienți, furnizori, puncte de lucru, instituții etc.
- Cheltuieli suportate de comodatar
- combustibil;
- întreținere/reparații;
- rovinietă;
- parcare;
- RCA/CASCO, dacă părțile decid asta;
- ITP, anvelope, consumabile etc.
- Cine răspunde pentru amenzi, daune și accidente
- recomandat să fie clar: utilizatorul suportă amenzile generate de folosirea mașinii în perioada comodatului.
- RCA/CASCO și relația cu asiguratorul
- cine plătește polița;
- cine poate deschide dosar de daună;
- dacă este nevoie de împuternicire separată.
- Dreptul de a conduce / utilizatori autorizați
- doar administratorul/titularul?
- și angajați?
- și colaboratori?
- Încetarea contractului și restituirea mașinii
- termen de notificare;
- stare de predare/returnare;
- proces-verbal de predare-primire.
- Semnăturile părților
Atașează la contract o copie după talon și, dacă e cazul, cartea de identitate a vehiculului. Dacă mașina este în leasing, ai nevoie și de acordul firmei de leasing înainte să dai mașina în folosință altcuiva.
De ce să faci contract de comodat auto pentru firmă/PFA?
Contractul de comodat îți aduce trei beneficii mari:
- Dovedești dreptul de folosință asupra mașinii: fără contract, e greu să explici de ce firma/PFA-ul suportă cheltuieli pentru o mașină care nu îi aparține.
- Poți justifica anumite cheltuieli auto: combustibil, reparații, întreținere, piese, rovinietă, parcări etc. — în limitele fiscale aplicabile.
- Păstrezi mașina pe persoană fizică: nu trebuie să o vinzi către firmă și nu o treci în patrimoniul firmei.
Ce cheltuieli auto poți deduce cu contract de comodat?
Aici e, de multe ori, și partea cea mai importantă pentru mulți. Primul lucru pe care trebuie să-l știi este că, dacă mașina este folosită în baza unui contract de comodat, cheltuielile auto pot fi deductibile, dar nu automat 100%.
Pentru autoturismele cu masă totală maximă autorizată de până la 3.500 kg și maximum 9 locuri, inclusiv șoferul, cheltuielile sunt deductibile astfel:
| Situație | Deductibilitate cheltuieli |
|---|---|
| Mașina este folosită și personal, și în business | 50% |
| Mașina este folosită exclusiv în scopul activității economice | posibil 100%, dacă poți demonstra utilizarea exclusivă |
| Mașina intră într-o categorie exceptată (curierat, taxi, agenți de vânzări etc.) | posibil 100%, dacă îndeplinești condițiile |
Exemple de categorii exceptate: servicii de urgență, pază și protecție, curierat, agenți de vânzări/achiziții, transport persoane cu plată, taximetrie, școli de șoferi, închiriere/leasing sau vehicule folosite ca mărfuri.
Iar cheltuielile direct atribuibile vehiculului includ: reparații, întreținere, lubrifianți, piese de schimb, combustibil și alte cheltuieli legate direct de utilizarea mașinii.
Mai mult, dacă firma/PFA-ul este plătitor de TVA, atunci când mașina nu este folosită exclusiv în scop economic, deducerea TVA este limitată la 50% pentru cumpărare, închiriere/leasing și cheltuieli legate de vehicul: reparații, întreținere, piese, combustibil etc.
În schimb, dacă vrei deducere 100%, trebuie să poți demonstra utilizarea exclusivă în scop economic sau încadrarea într-o categorie exceptată. În acest caz, foaia de parcurs devine importantă: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum carburant/km.
Dacă vrei să vezi toate cheltuielile pe care le poți deconta pe firmă, aruncă un ochi pe ghidul nostru dedicat. În schimb, dacă ești interesat de toate cheltuielile pe care le poți deconta pe PFA, vezi acest articol.
Ce documente păstrezi pentru contabilitate?
Pentru cheltuielile auto, păstrează:
- contractul de comodat auto;
- proces-verbal de predare-primire;
- talon/CIV;
- facturi/bonuri pentru combustibil;
- facturi pentru reparații, piese, service, anvelope;
- documente pentru rovinietă, parcări, spălătorie, ITP;
- polițe RCA/CASCO, dacă sunt suportate de firmă/PFA;
- foi de parcurs, dacă vrei deductibilitate 100% sau dacă situația o cere;
- deconturi de cheltuieli, dacă plata a fost făcută de administrator/titular/angajat.
Da, dacă proprietarul este de acord și semnează contractul. Contează mai puțin relația de familie și mai mult să ai un contract clar, semnat de proprietar, plus documentele mașinii.
Nu este suficient să scrii asta în contract. Trebuie să poți demonstra utilizarea exclusivă în scop economic: foi de parcurs, trasee, clienți, scopul deplasărilor, kilometri, eventual politică internă de utilizare. Dacă la control situația reală arată altfel, ANAF poate reîncadra deductibilitatea.
Contractul de comodat poate arăta că ai drept de folosință, dar pentru ieșirea din țară pot apărea cerințe suplimentare: împuternicire, traducere, poliță valabilă, documente cerute de asigurator sau autorități. Dacă mașina este în leasing, ai nevoie de acordul firmei de leasing.
Teoretic, poți avea mai multe contracte, dar practic devine greu de justificat fiscal: cine o folosește, când, în ce scop, cine deduce cheltuielile și pe baza căror documente? Dacă apar deduceri în mai multe entități pentru aceleași costuri, riscul fiscal crește. Este mai sigur să ai reguli clare și documente separate pentru fiecare utilizare.
