CAEN Rev. 3: Cum faci actualizarea, termene pentru tranziție și situații speciale de care să ții cont

De la 1 ianuarie 2025, toate firmele din România au trecut la noua clasificare CAEN Rev. 3. În acest ghid, îți explicăm ce înseamnă actualizarea codurilor CAEN pentru firma ta și cum poți face tranziția cât mai ușor.

Ce sunt codurile CAEN și de ce se actualizează la Rev 3?

Sistemul CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) reprezintă catalogul oficial al tuturor activităților economice care pot fi desfășurate legal în România. Fiecare activitate economică are un cod CAEN unic, iar firma ta trebuie să aibă înregistrate codurile CAEN potrivite pentru toate activitățile pe care le desfășoară.

Noua versiune CAEN Rev 3 aduce modificări substanțiale în structura codurilor CAEN existente. Principalele schimbări includ introducerea de coduri noi pentru activitățile moderne, în special în zona digitală (CAEN Rev.3 aliniează clasificarea din România cu NACE Rev.2.1 UE) – cum ar fi platformele de intermediere, serviciile digitale și alte activități care s-au dezvoltat semnificativ în ultimii ani.

În practică, unele clase au fost desprinse/comasate, denumiri au fost clarificate, iar unele activități au cod nou.

Unde s-au făcut cele mai mari modificări în noua clasificare CAEN?

O schimbare importantă apare în domeniul comerțului, unde clasificarea codurilor CAEN s-a simplificat semnificativ. În noua versiune CAEN Rev 3, nu mai există coduri separate pentru diferitele modalități de vânzare (în magazine specializate/nespecializate, ambulant sau pe internet). Codurile CAEN pentru comerț sunt acum organizate în trei categorii principale:

• Comerț cu ridicata
• Comerț cu amănuntul
• Intermedieri în comerț

Fiecare dintre aceste categorii este apoi detaliată în funcție de tipurile de produse comercializate, simplificând astfel structura codurilor CAEN pentru activitățile comerciale.

Cine trebuie să facă actualizarea și până când?

Cine trebuie să actualizeze:

• Toate SRL/SA/SNC/SCS/SCA etc. cu obiect de activitate înscris anterior (Rev.2)
• PFA/II/IF cu activități autorizate pe Rev.2
• Firme nou-înființate (din 2025): folosesc direct Rev.3 — nu mai e nevoie de „migrare”

Termene și tranziție:

• 1 ianuarie 2025: intră în vigoare CAEN Rev.3
• 25 martie 2025 – 25 septembrie 2026 (18 luni): perioadă de implementare. În acest interval, ambele versiuni (Rev.2 și Rev.3) sunt recunoscute în relația cu autoritățile și partenerii
• Recomandare noastră: fă actualizarea cât mai curând (evită confuzii în contracte/facturi, acces la finanțări/avize, coerență cu alte sisteme)

De reținut: Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 284/20.03.2025 pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 656/1997 privind aprobarea Clasificării activităților din economia națională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 257/25.03.2025, toate firmele și PFA-urile au la dispoziție o perioadă de 18 luni pentru a-și actualiza codurile CAEN la versiunea Rev. 3. În perioada de implementare nu sunt prevăzute sancțiuni contravenționale speciale pentru neactualizare, dar după această perioadă Rev. 3 rămâne standardul utilizat de autorități și în practică.

Cum se face actualizarea la Rev.3?

Procesul de actualizare a codurilor CAEN are câteva particularități importante pe care trebuie să le cunoști, iar regulile diferă în funcție de forma de organizare a firmei tale:

• Conversia codurilor CAEN SRL la Rev 3 se face prin cerere la Registrul Comerțului
• În cererea de conversie, specifici noul cod CAEN principal conform Rev 3
• Registrul Comerțului face automat conversia pentru codurile CAEN secundare
• Poți include actualizarea CAEN Rev 3 împreună cu alte modificări în aceeași cerere
• Nu poți efectua alte modificări în firmă dacă nu ai făcut conversia la CAEN Rev 3
  

De reținut: Actualizarea la CAEN Rev 3 este un proces distinct care necesită o analiză separată și atentă a codurilor tale CAEN. De ce? Pentru că:

• Unele coduri vechi se transformă în multiple coduri noi în Rev 3
• Trebuie să alegi cu atenție noul cod principal
• E crucial să verifici și să „cureți” lista de coduri secundare rezultate
• Fiecare cod păstrat trebuie să respecte toate condițiile legale de funcționare

Din acest motiv, chiar și când incluzi actualizarea CAEN Rev 3 împreună cu alte modificări, acest proces necesită o atenție și documentație specială.

Astfel, dacă ai un SRL și doar actualizezi la Rev. 3 (fără alte schimbări):

1. Completezi Cererea de înregistrare – mențiuni (Anexa 2a).
2. La Obiectul cererii bifezi „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”.
3. Depui online (myportal.onrc.ro) cu semnătură electronică sau la ghișeu/poștă/notar/avocat.
4. Primești un nou certificat de înregistrare, gratuit (nu ți se schimbă CUI-ul).

În schimb, dacă, pe lângă actualizare, faci și alte modificări (ex.: schimbi obiectul principal, adaugi clase noi, reorganizezi activități), pe lângă pașii de mai sus:

• Redactezi actul modificator (Hotărâre AGA / Decizie asociat unic) și actualizezi actul constitutiv.
• Anexezi, după caz, Declarația pe propria răspundere privind autorizarea funcționării (Anexa 4) pentru toate activitățile desfășurate la sediu/sedii secundare.
• Dacă schimbi activitatea principală, se înlocuiește certificatul de înregistrare (primești unul nou).

Iar când vine vorba de actualizarea codurilor CAEN la un PFA / II / IF:

• Doar actualizare la Rev.3 (fără alte schimbări)
  • Completezi Cererea – mențiuni (Anexa 2b).
  • Bifezi secțiunea „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”.
  • Depui online sau la ghișeu/poștă/notar/avocat.
• Actualizare + alte modificări
  • Anexezi actele specifice situației (unde legea cere) + Declarația pe propria răspundere (Anexa 4) pentru autorizare.

Situații speciale în actualizarea codurilor CAEN

Pentru codurile CAEN care se transformă în mai multe coduri noi în Rev 3, procesul este următorul: va trebui să alegi un singur cod CAEN ca activitate principală, iar Registrul Comerțului va trece automat codurile relevante suplimentare ca activități secundare.

De exemplu, dacă ai codul 4791 (comerț online), acesta are aproximativ 30 de coduri echivalente în Rev 3 – va trebui să alegi unul dintre ele ca activitate principală, iar restul vor deveni automat coduri secundare.

De reținut: E recomandat să analizezi cu atenție lista de coduri secundare rezultate și să păstrezi doar codurile de care ai cu adevărat nevoie. Poți face această modificare direct în cererea de actualizare Rev 3, dar va trebui să depui documentele necesare pentru modificarea obiectului de activitate:

• Act constitutiv actualizat
• Declarație de autorizare a codurilor CAEN

De ce e important să faci curățenie în codurile CAEN? Pentru că fiecare cod CAEN pe care îl păstrezi înseamnă că declari oficial că respecți toate condițiile legale pentru acea activitate, iar în caz de control riști amenzi dacă ai coduri pentru activități pentru care nu îndeplinești toate condițiile.

Trebuie să ții minte că, dacă în perioada de tranziție efectuezi orice modificare în relația cu Registrul Comerțului (modificare sediu social, structură acționariat, administrator, etc.), vei fi obligat să realizați simultan și actualizarea la CAEN Rev. 3.

Un alt lucru crucial pe care mulți antreprenori îl trec cu vederea este legat de autorizațiile speciale. După actualizarea la noile coduri CAEN, va trebui să verifici toate autorizațiile și licențele pe care le deții. În multe cazuri, va fi necesară notificarea autorităților emitente despre noile coduri CAEN Rev 3.

Ce fac dacă îmi deschid o firmă nouă în 2025?

Pentru firmele nou înființate în 2025, situația este mai simplă. Vei utiliza direct noua clasificare Rev 3, ceea ce înseamnă că:

• vei alege codurile CAEN direct din noua clasificare Rev 3
• nu va fi necesară nicio actualizare ulterioară

Cum te ajută StartCo cu actualizarea codurilor CAEN la Rev 3?

Pentru a face această tranziție cât mai ușoară, am dezvoltat resurse și instrumente specializate pentru actualizarea codurilor CAEN:

• Tool gratuit de corespondență între CAEN Rev 2 și Rev 3 – verifici rapid care sunt noile coduri CAEN pentru activitățile tale
• Lista completă a codurilor CAEN Rev 3 cu explicații detaliate
• Serviciu complet digital de actualizare coduri CAEN – te ajutăm să faci tranziția de la Rev 2 la Rev 3 fără bătăi de cap

Pentru suport în procesul de actualizare a codurilor CAEN sau pentru alte informații, echipa StartCo îți stă la dispoziție. Accesează platforma noastră sau contactează-ne pentru asistență personalizată.