Ce presupune contabilitatea de gestiune pentru firmele care desfășoară activități de producție?

Fie că vorbim despre o fabrică (textile, lactate etc.), un coffee shop sau o patiserie, pentru o firmă care desfășoară activități de producție este nevoie de multe informații utile, începând de la cele administrative până la cele contabile. Află din acest articol ce presupune contabilitatea de gestiune pentru firmele care desfășoară activități de producție și ce trebuie să faci pentru a avea o gestiune corectă. 

1. Ce înseamnă gestiune și contabilitate de gestiune

Gestiunea firmei

Firmele care desfășoară activitate de producție au o contabilitate mai complexă, având în vedere că trebuie să țină o evidență strictă nu doar a cashflow-lui și a veniturilor și cheltuielilor, ci și a stocurilor. Această evidență a stocurilor se referă la gestiunea firmei și are în componență stocurile de 

• materii prime
• consumabile
• mărfuri
• produse finite, cu intrările și ieșirile din firmă.

Astfel, dacă vrei să îți faci o afacere care desfășoară o activitate de producție trebuie să cunoști toate aspectele contabile și fiscale specifice, și desigur, să ții o contabilitate de gestiune. 

Ce presupune contabilitatea de gestiune?

Așa cum am scris în acest articol, contabilitatea de gestiune descrie 

• modul în care sunt utilizate resursele afacerii
• evidențiază efectele utilizării acestora 
• şi oferă un model economic care te ajută să iei cele mai bune decizii de business.

Concret, contabilitatea de gestiune

• determină costurile prestabilite
• verifică înregistrarea cheltuielilor ocazionate de activitate de producție, executarea de lucrări și prestări servicii
• determină costul efectiv de producție
• stabilește abaterile dintre costul prestabilit și costul efectiv
• generează date în vederea măsurării performanțelor la nivelul sectoarelor și pe servicii, lucrări și produse
• generează datele pentru elaborarea bugetelor și costurilor previzionale.

Cine ține și cum se organizează contabilitatea de gestiune?

Conform Ordinului 1826 /2003 și Legii contabilității, contabilitatea de gestiune trebuie ținută de

• societăți comerciale
• societăți/companii naționale
• regii autonome
• institute naționale de cercetare-dezvoltare
• societățile cooperatiste
• alte persoane juridice.

Totodată, conform reglementărilor în vigoare, contabilitatea de gestiune este realizată de către administratorul societății, prin 

• folosirea unor conturi specifice din clasa 9
• dezvoltarea conturilor din contabilitatea financiară 
• sau cu ajutorul evidenței tehnico-operative proprii. 

2. Ce este o marfă. Ce este un produs finit. Diferența.

Până acum am clarificat în linii mari ce este gestiunea, însă pentru a deține cu succes o firmă de producție trebuie să înțelegi mai bine contabilitatea de gestiune. După cum reiese de mai sus, contabilitatea de gestiune se bazează pe evidența stocurilor și variația acestora.

Ce sunt stocurile? Stocurile reprezintă totalitatea bunurilor existente, la un moment dat, în gestiunea unei firme, în vederea asigurării continuităţii producţiei și a desfacerii. Stocurile utilizate în procesul de producție sunt de: 

• materii prime
• materiale consumabile
• mărfuri
• materiale de natura obiectelor de inventar
• producţia in curs de execuţie
• stocuri aflate la terţi
• animale
• ambalaje
• produse 

Pornind de aici trebuie evidențiat și tratat un alt aspect relevant pe care trebuie să îl cunoști, și anume diferența dintre marfă și produs. Deși aparent similare, cele două noțiuni diferă prin caracteristicile lor, așa că în continuare te vom ajuta să le diferențiezi. În acest scop vom folosi următorul exemplu:

Revival este un coffee shop care vinde atât produse din gama specialty coffee, cât și mărfuri (cafea măcinată și ambalată). 

Ce este o marfă?

Probabil cea mai importantă categorie de stocuri o reprezintă mărfurile. Acestea sunt 

1. bunuri pe care le cumperi în vederea revânzării, cu scopul de a obține profit 
2. sau pentru a le transforma în urma procesului de producție în produse finite, înainte de a fi vândute ulterior consumatorilor. În acest caz ele îmbracă forma materiilor prime, a materialelor brute sau a produselor intermediare. 

În exemplul de mai sus, cafeaua boabe reprezintă o marfă 

• care prin măcinare și ulterior preparare conform rețetei se vinde ca produs finit într-o cafenea (cappuccino, espresso etc.), 
• dar în același timp ea poate fi revândută ca produs de sine stătător pentru a obține profit. 

Ce este produsul?

În categoria stocurilor intră și produsele, care cuprind:

– semifabricatele: produsele al căror proces tehnologic a fost terminat într-o secţie (fază de fabricaţie) şi care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secţii (faze de fabricaţie) sau se livrează terţilor;

– produsele finite: produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricaţie şi nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul entităţii, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienţilor;

– produsele reziduale: rebuturile, materialele recuperabile şi deşeurile.

Dintre cele trei, voi discuta acum doar despre produsele finite, cele care ajung în cele din urmă la client, și care generează încasările firmei.

Produsul finit este bunul care a fost pe deplin procesat și este pregătit pentru a fi vândut consumatorului. Așa cum am exemplificat mai sus, făcând referire la cafea, exemple de produse finite ar fi: caffe latte, cappuccino, mocha, espresso etc.

Diferența dintre marfă și produs finit

Iată că din cele de mai sus reiese principala diferență dintre cele două noțiuni. Deși mărfurile și produsele fac parte deopotrivă din procesul de producție, diferența dintre ele este dată de locul în care se află în lanț: 

• mărfurile sunt de obicei în fazele incipiente ale producției (ele putând fi deopotrivă materie primă utilizată pentru producția de produse finite, sau produs final de sine stătător)
• în timp ce produsele se regăsesc în etapa finală, ca rezultat al procesului de producție.

O altă diferență este felul în care se stabilește valoarea de vânzare:

• pentru marfă se ține cont de costul de achiziție, la care se adaugă adaosul comercial
• în vreme ce pentru produse, trebuie să se țină cont de costul de producție, la care ulterior se adaugă adaosul comercial.

3. Ce este costul de producție? Cum și de ce trebuie să calculezi costul de producție?

Așa cum am spus, pentru a vinde un produs finit trebuie să ții cont de costul de producție. Ce este și cum îl afli? Citește în continuare și află tot ce trebuie să știi despre costul de producție și impactul acestuia pentru afacerea ta. 

Ce este costul de producție?

Pentru realizarea unui produs finit ai nevoie de:

• materiile prime necesare 
• și rețetele sau instrucțiunile de producție/fabricație

Ulterior, după realizarea produsului finit, acesta trebuie introdus în gestiune, la costul de producție. Ce este costul de producție? Costul de producție reprezintă totalitatea cheltuielilor directe efectuate pentru producția și vânzarea unui produs finit, după cum urmează:

• valoarea materiilor prime și a mărfurilor utilizate pentru producție
• cheltuielile cu consumabilele
• ambalaje
• cheltuieli cu salariile muncitorilor implicați direct în activitatea de producție
• Pe lângă cheltuielile directe, în costul de producție intră și o cotă parte din cheltuielile indirecte, precum:
  • utilități
  • salariile personalului de supraveghere
  • amortizare
  • întreținere
  • utilaje

Atenție!

Următoarele cheltuieli nu sunt incluse în costul produsului finit:

• cheltuielile de desfacere și de promovare
• cheltuielile generale de administrație (salariile personalului administrativ, amortizarea și chiria spațiului de birouri precum și utilitățile acestora)
• cheltuieli financiare

Cum calculezi costul de producție?

Formulele de calcul pentru produsele finite sunt după cum urmează:

1. Cost de producție = preț de achiziție materii prime + materiale consumabile + cheltuieli direct atribuibile
2. Preț de vânzare = cost de producție + marjă

Exemplificare:

Pentru realizarea unui espresso rețeta de producție presupune utilizarea următoarelor materii prime:

• cafea 18 grame
• apă 30 ml

Pentru producția unui espresso, Revival include în costul de producție următoarele cheltuieli:

• cafeaua utilizată
• cheltuielile cu consumabilele
• ambalaje (paharele de carton pentru cafeaua servită în sistem coffe-to-go)
• cheltuieli cu salariile angajaților pe postul de barista
• și o cotă parte din cheltuielile indirecte, precum: 
  • utilități
  • salariile personalului de supraveghere
  • amortizarea și întreținerea utilajelor
  • utilaje

De ce este important să calculezi costul de producție?

Este important să ții o evidență corectă a tuturor cheltuielilor pentru a determina ulterior costul de producție real. De ce este important să calculezi acest cost? Determinarea şi calcularea costului de producţie are importanţă pentru 

1. aprecierea eficienţei folosirii resurselor alocate și cunoaşterea reală a necesarului de resurse pentru obţinerea unui produs finit
2. calculul rentabilităţii afacerii (te ajută să decizi dacă produsele îți aduc profitabilitatea dorită)
3. determinarea preţului corect de vânzare pe piaţă (obiectivul final este de a obține profit, așa că nu vrei să vinzi la un preț prea mic).

4. Contabilitatea de gestiune. Documente justificative 

Ca în orice alt domeniu de activitate, fiecare operațiune trebuie să fie realizată în baza unor documente justificative. De exemplu:

• achiziția de materii prime/mărfuri trebuie să fie realizată în baza unor facturi de achiziție primite de la furnizor, și a notei de recepție 
• achiziția de utilaje prin leasing financiar trebuie însoțită de contractul de leasing, scadențar, factură de achiziție
• reparația secției de producție trebuie să se realizeze în baza unui contract de prestări servicii cu firma care se ocupă de reparații și facturile aferente etc.

Documentele justificative și de evidență operativă a producției 

Mai mult, documentele justificative și de evidență operativă a producției au în vedere patru faze reprezentative (Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar­ contabile):

1. aprovizionarea cu materii prime și materiale
2. prelucrarea materiilor prime și a materialelor
3. vânzarea produselor rezultate din procesul de fabricație (produse finite, semifabricate, produse re­ziduale
4. încasarea contravalorii produselor vândute.

Astfel, iată care sunt principalele documente justificative care stau la baza înregistrărilor contabile, în fiecare etapă ce curge din momentul intrării produselor în gestiune și până la ajungerea acestora la beneficiarul final:

1. faza de aprovizionare cu materii prime și materiale: comanda, contractul de vânzare­/cumpărare, avizul de însoțire a mărfurilor, factura, nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de transfer/­predare, bonul de restituire, borderoul de achiziție
2. faza de prelucrare: bonul de consum, fișa limită de consum, statul de salarii, bonul de transfer/­restituire
3. faza de desfacere (vânzare): contractul de vânzare/­cumpărare, comanda, avizul de însoțire, factura
4. faza de realizare (încasare) a producției: extrasul de cont, registrul de casă, bonul fiscal, chitanța etc.

Atenție: 

1. Reflectarea stocului de produse se realizează prin intermediul listelor de inventar.
2. Pentru o evidență corectă este util, și chiar foarte important să folosești un program informatic de evidență a gestiunii care:

• îți oferă date exacte despre stocuri 
• îți oferă rapoarte și previziuni
• te ajută să economisești timp
• elimină riscurile privind erorile de calcul
• te ajută să transmiți mai ușor datele contabilului
• te ajută să ai o gestiune corectă.

De ce este important să ai o gestiune corectă?

Dacă ai o gestiune organizată atunci și afacerea va fi la fel, iar ție îți va fi mai ușor să te concentrezi pe noi direcții de dezvoltare. Iată care sunt principalele beneficii ale unei gestiuni corecte:

1. onorarea comenzilor într-un timp optim, determinând astfel satisfacția clienților și implicit creșterea credibilității și valorii afacerii
2. identificarea unor posibile sustrageri frauduloase a mărfurilor
3. diminuarea taxelor – dacă ești plătitor de TVA sau impozit pe profit, atunci îți poți deduce TVA-ul (pentru cheltuielile purtătoare de TVA) și/sau impozitul pe profit. Important: Lipsa documentelor justificative poate duce la imputarea impozitului pe profit/TVA-ului deduse. 
4. eliminarea riscului unor eventuale amenzi în cazul unui control al autorităților.

Ce informații/documente din contabilitatea de gestiune trebuie să îi dai contabilului care se ocupă de evidența contabilă?

O gestiune corectă se ține nu doar cu un soft de gestiune bun, ci și cu ajutorul unui contabil potrivit. De asemenea, pentru a te asigura că afacerea funcționează bine trebuie să te asiguri că și aspectele legate de contabilitate sunt în grafic. Așadar, iată ce trebuie să faci pas cu pas:

1. caută un contabil: poți opta pentru o firmă de contabilitate sau să angajezi un contabil, intern
2. transmite lunar actele necesare înregistrărilor contabile (de preferat în primele zile din lună pentru a fi timp suficient pentru operarea acestora – în caz contrar riști să se depună cu întârziere declarațiile contabile, iar asta poate să atragă penalizări și amenzi din partea ANAF pentru firma ta)

Ce documente trebuie să îi dai lunar contabilului?

În principiu trebuie să transmiți următoarele documente:

• avizele de însoțire a mărfurilor și facturile aferente, însoțite de notele de recepție și constatare de diferențe
• bonurile de transfer/­predare-restituire
• bonurile de consum
• extrasul de cont
• registrul de casă
• bonurile fiscale
• chitanțe etc. Poți să afli mai multe despre ce documente trebuie să îi dai contabilului lună de lună și cum i le poți transmite mai rapid.

Indiferent de domeniul de activitate în care activezi, trebuie să acționezi cu rigurozitate și să fii cât mai informat. Iar când vine vorba despre domenii complexe, cum este producția, pe lângă cunoștințe trebuie să ai și uneltele potrivite care să te ajute să ții o evidență corectă, la zi. Dintre acestea, cel mai important este un program informatic de evidență a gestiunii care te ajută să faci calculele de costuri și să ții evidența stocurilor într-un mod cât mai simplu și mai corect. Astfel, ai încredere că iei deciziile corecte pentru afacerea ta și că îi furnizezi contabilului tău datele necesare pentru o evidență financiară corectă și completă.