Reguli în contabilitatea unei firme

Ai deja o firmă sau vrei să înființezi un SRL? Trebuie să îți găsești un contabil potrivit afacerii tale care să te îndrume la ce trebuie să fii atent și ce nu trebuie să faci. Iată care sunt principalele reguli în contabilitatea unei firme pe care orice antreprenor trebuie să le cunoască.

1. Trebuie să ai documente justificative pentru toate operațiunile (încasări/plăți)

O evidență contabilă corectă presupune înregistrarea tuturor operațiunilor. Pentru a fi înregistrate în contabilitate, ai nevoie de documentele justificative pentru fiecare plată sau încasare. 

Care sunt documentele justificative pe care trebuie să le dai contabilului?

• facturi
• chitanțe
• ordine de plată
• bonuri fiscale
• extrasele de cont

2. Trebuie să îi furnizezi contabilului toate documentele solicitate pentru evidența contabilă

Ca antreprenor, trebuie să fii disciplinat și foarte bine organizat. Prin urmare, trebuie să acorzi o atenție sporită obligațiilor contabile și să îi dai contabilului toate documentele solicitate pentru evidența contabilă lună de lună. Actele pentru contabilitate se înmânează contabilului la începutul lunii următoare pentru luna precedentă (de cele mai multe ori, perioada 1-10). Poți să citești în acest articol mai multe informații despre ce documente trebuie să îi dai contabilului și cum i le poți furniza.

3. Nu poți scoate bani din firmă în interes personal

Indiferent de motiv, nu poți scoate bani din firmă în interes personal! 

Una dintre greșelile frecvent întâlnite este utilizarea banilor firmei în interes personal, și invers. Chiar dacă tu ești unic asociat și administrator, nu poți folosi banii firmei decât dacă îi scoți sub formă de dividende și plătești impozitul aferent.

Este important să faci o separare a cashflow-ului personal de cel al firmei. Evită eventualele amenzi și supraimpozitări din partea ANAF!

3. Nu poți plăti o factură emisă pe firmă de pe cardul personal

După cum am spus, trebuie făcută separarea între banii personali și banii firmei. Acest lucru este perfect valabil și se impune și atunci când vorbim despre plata unei facturi emise pe firmă. Niciodată nu poți plăti o factură emisă pe firmă de pe cardul personal și nu trebuie. Toate plățile se efectuează din disponibilitățile firmei (cont bancar sau casierie).

În cazul în care firma nu dispune de lichidități, poți în calitate de administrator să creditezi societatea cu suma de care are nevoie pentru plata facturilor.

4. Nu trebuie să depășești plafonul pentru plățile cash

Un alt aspect foarte important cu privire la plățile efectuate pe firmă, se referă la plafonul pentru plățile cash.

În acest sens, reamintim faptul că legea nr. 70/2015 privind operațiunile de încasări și plăți în numerar efectuate de firme și freelanceri a fost modificată prin Legea nr. 296/2023, Ordonanța de urgență 98/9 noiembrie 2023 și OUG – 115/2023. Astfel, noile plafoane prevăzute de lege sunt următoarele:

• tranzacții numerar între persoane juridice și persoane fizice – 10.000 lei/zi/persoană (reprezentând contravaloarea unor livrări ori achiziții de bunuri sau a unor prestări de servicii, dividende)
• tranzacții numerar între persoane juridice – 5.000 lei/zi/persoană
• tranzacții numerar între persoane juridice și magazine cash&carry – 10.000 lei/zi/persoană
• avansuri spre decontare, persoană juridică – angajat: 5.000 de lei/angajat/zi
• plafon casierie persoane juridice – 50.000 de lei
• plafon casierie magazinele de tipul cash and carry, supermagazine și hipermagazine: 500.000 de lei

Important:

1. Nu sunt plafonate cheltuielile cu plata salariilor precum și a impozitelor, taxelor, contribuțiilor, amenzilor și a altor obligații datorate bugetului general consolidat al statului.
2. Sucursalele și alte sedii secundare ale persoanelor juridice care au casierie proprie și/sau cont deschis la o instituție de credit aplică în mod corespunzător prevederile legale privind plafonul pentru fiecare casierie în parte.
3. Sunt interzise încasările/plățile în numerar fragmentate, efectuate în zile diferite pentru o tranzacție unitară, cu scopul evitării plafoanelor impuse de lege. 
4. Amenda pentru respectarea plafoanelor impuse de lege este de 25% din suma încasată/plătită, dar nu mai puțin de 500 lei.

5. Nu trebuie să depășești plafonul pentru retragerile de numerar de la bancomat

Cash-flow-ul firmei trebuie să fie de mare interes pentru orice antreprenor. Având sub control toate plățile și încasările vei ști mereu care este situația financiară reală a firmei. În plus, vei putea să acorzi atenția necesară plafoanelor impuse de lege.

Deși Legea 70/2015 nu prevede în mod clar plafon cu privire la retragerile de numerar din conturile bancare, totuși, în conformitate cu art.1  alin.(1)  coroborat cu art.5 lit.d), orice societate are obligația de a efectua plăți către furnizori, asociați și creditori numai prin virament bancar. Astfel, indiferent dacă retragi numerar din contul firmei de la bancomat sau de la ghișeul băncii, plafoanele pe care nu trebuie să le depășești sunt:

• 5.000 lei – pentru plățile către persoanele juridice
• 10.000 lei – pentru plățile către persoanele fizice
• fără plafon – pentru plățile de salarii sau taxe ANAF

6. Trebuie să te asiguri că plătești taxele la stat la timp

Este important să fii mereu la zi cu plățile, mai ales cu cele către ANAF. Trebuie să te asiguri că plătești taxele la stat la timp, și mai ales, că plătești sumele corecte. În cazul întârzierilor sau plăților incomplete, riști să plătești amenzi și penalizări. Pentru a evita situațiile neplăcute, poți să verifici regulat situația fiscală a firmei în SPV. 

7. Trebuie să ai și tu, ca administrator, cont SPV și să verifici mesajele primite

Da, chiar dacă ai contabil este foarte util și chiar recomandat ca și tu, ca administrator, să ai acces în contul SPV al firmei și să verifici mesajele primite. În felul acesta, orice întârziere privind depunerea unei declarații sau plata unei taxe se remediază din timp, fără a se acumula datorii suplimentare.

Un antreprenor trebuie să fie riguros, corect și mereu disciplinat. Respectă aceste reguli în contabilitatea afacerii tale și nu vei avea probleme cu Fiscul.