Principii și reguli în contabilitatea unei firme: Ghidul antreprenorului

Ai deja o firmă sau urmează să îți înființezi un SRL? Contabilitatea poate părea „treaba contabilului”, dar în realitate sunt câteva reguli de bază pe care e bine să le știi și tu, ca administrator, ca să eviți blocaje, amenzi și stres inutil.

Uite care sunt principalele principii și reguli în contabilitatea unei firme pe care orice antreprenor trebuie să le cunoască.

Ce trebuie să știi despre contabilitatea firmei?

1. Trebuie să ai documente justificative pentru toate operațiunile (încasări/plăți)

O evidență contabilă corectă presupune înregistrarea tuturor operațiunilor. Pentru a fi înregistrate în contabilitate, ai nevoie de documentele justificative pentru fiecare plată sau încasare. 

Care sunt documentele justificative pe care trebuie să le dai contabilului?

• facturi (emise/primite)
• chitanțe / bonuri fiscale
• ordine de plată
• extrase de cont
• contracte / procese-verbale / recepții (când e cazul)

2. Trebuie să îi furnizezi contabilului toate documentele solicitate (constant, lună de lună)

Ca antreprenor, trebuie să fii disciplinat și foarte bine organizat. Prin urmare, trebuie să acorzi o atenție sporită obligațiilor contabile și să îi dai contabilului toate documentele solicitate pentru evidența contabilă lună de lună.

Actele pentru contabilitate se înmânează contabilului la începutul lunii următoare pentru luna precedentă (de cele mai multe ori, perioada 1-10). Poți să citești în acest articol mai multe informații despre ce documente trebuie să îi dai contabilului și cum i le poți furniza.

3. Tu, ca administrator, răspunzi de contabilitatea firmei (chiar dacă ai contabil)

E un detaliu important: administratorul răspunde pentru organizarea și conducerea contabilității, chiar dacă lucrezi cu un contabil extern.

Cu alte cuvinte: contabilul te ajută să fii conform, dar disciplina și fluxul de documente pornesc de la tine.

4. Nu poți scoate bani din firmă în interes personal

Indiferent de motiv, nu poți scoate bani din firmă în interes personal! 

Una dintre greșelile frecvent întâlnite este utilizarea banilor firmei în interes personal, și invers. Chiar dacă tu ești unic asociat și administrator, nu poți folosi banii firmei decât dacă îi scoți sub formă de dividende (salariu/contract de administrare, decontări, împrumuturi documentate etc.) și plătești impozitul aferent.

Este important să faci o separare a cashflow-ului personal de cel al firmei. Evită eventualele amenzi și supraimpozitări din partea ANAF!

5. Plăți pe firmă din cont/card personal: nu e interzis, dar nici recomandat

După cum am spus mai sus, trebuie făcută separarea între banii personali și banii firmei. Acest lucru este perfect valabil și se impune și atunci când vorbim despre plata unei facturi emise pe firmă.

Deși în trecut regula era că niciodată nu poți plăti o factură emisă pe firmă de pe cardul personal, lucrurile s-au schimbat. Poți să plătești o cheltuială pe firmă din banii tăi dacă ai factura pe firmă și dovada plății (extras/confirmare), iar aceasta apare în contabilitate ca sumă creditată/de decontat (contabilul îți spune exact mecanismul potrivit firmei tale).

Dar asta nu înseamnă că și trebuie. Toate plățile se efectuează din disponibilitățile firmei (cont bancar sau casierie); orice altceva e doar excepție.

6. Firma trebuie să aibă cont de plăți

Începând cu 2026, persoanele juridice au obligația să dețină un cont de plăți în România sau la Trezorerie; pentru firmele nou-înființate, contul se deschide în maximum 60 de zile lucrătoare de la înființare.

Nerespectarea obligației poate fi sancționată cu amendă între 3.000 și 10.000 lei.

7. Nu depăși plafoanele pentru plăți/încasări cash (și nu „sparge” plățile)

Un alt aspect foarte important cu privire la plățile efectuate pe firmă se referă la plafonul pentru plățile cash. Plafoane uzuale (operațiuni în numerar) sunt:

• tranzacții numerar între persoane juridice și persoane fizice – 10.000 lei/zi/persoană (ex.: bunuri/servicii, dividende etc.).
• tranzacții numerar între persoane juridice – plăți în limita 5.000 lei/zi/persoană, dar maxim 10.000 lei/zi în total.
• tranzacții numerar între persoane juridice și magazine cash&carry – 10.000 lei/zi/persoană
• avansuri spre decontare, persoană juridică – angajat: 5.000 de lei/angajat/zi
• plafon casierie persoane juridice – 50.000 de lei
• pentru cash&carry/supermagazine/hipermagazine există plafon special (500.000 lei).

Și foarte important: sunt interzise plățile/încasările fragmentate făcute ca să eviți plafoanele. Pentru depășirea plafoanelor, sancțiunea poate fi 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 lei.

8. Trebuie să te asiguri că plătești taxele la stat la timp

Este important să fii mereu la zi cu plățile, mai ales cu cele către ANAF. Trebuie să te asiguri că plătești taxele la stat la timp, și mai ales, că plătești sumele corecte.

În cazul întârzierilor sau plăților incomplete, riști să plătești amenzi și penalizări. Pentru a evita situațiile neplăcute, poți să verifici regulat situația fiscală a firmei în SPV. 

9. Reguli „moderne” care țin direct de contabilitate: SPV, e-Factura, SAF-T

SPV (Spațiul Privat Virtual)

Da, chiar dacă ai contabil este foarte util și chiar recomandat ca și tu, ca administrator, să ai acces în contul SPV al firmei și să verifici mesajele primite. În felul acesta, orice întârziere privind depunerea unei declarații sau plata unei taxe se remediază din timp, fără a se acumula datorii suplimentare.

e-Factura (RO e-Factura)

Și aici există un set de reguli de care trebuie să ții cont. În plus, acum termenul-limită de transmitere în sistem este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii.

SAF-T / Declarația D406 (dacă se aplică)

Pentru contribuabilii mici, obligația a început de la 1 ianuarie 2025, iar transmiterea se face electronic, cu termen de regulă ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (pentru secțiunile relevante).

10. Arhivează documentele corect și pune pe pilot automat „închiderea lunii”

Conform ORDIN Nr. 2634/2015 arhivarea nu e opțională. Ca repere clare:

• statele de salarii: 50 de ani
• registrele și celelalte documente financiar-contabile: 10 ani (începând de la încheierea exercițiului financiar)

Iar dacă vrei o firmă fără surprize, ajută mult să ai o mini-rutină de inchidere a lunii:

• verifici extrasele și plățile (să nu rămână cheltuieli „fără factură”)
• marchezi clar ce e decont/creditare/avans
• urmărești scadențele (ideal: scadențar + verificare în SPV)

Urmează cu atenție aceste reguli și fii tot timpul pregătit pentru orice situație neprevăzută. Iar dacă ai nevoie de ajutor cu contabilitatea, fie pentru un SRL, fie pentru un PFA, nu uita că poți apela cu încredere la StartCo.