Ce documente trebuie să îi dai contabilului lună de lună?

O evidență contabilă corectă și organizată depinde în primul rând de tine. Indiferent că ești freelancer  sau antreprenor, trebuie să îți îndeplinești obligațiile contabile. Află din acest articol ce documente trebuie să îi dai contabilului lună de lună, precum și când și cum trebuie să i le dai.

Ce documente trebuie să îi dai contabilului lună de lună?

Primul pas către o contabilitate corectă este înregistrarea tuturor documentelor. Pentru asta, trebuie să îi dai contabilului lunar o serie de documente, după cum urmează:

• facturile emise către clienți
• facturile primite de la furnizori (mărfuri, materii prime, consumabile, servicii, chirie, utilități etc.)
• bonuri de combustibil (dacă îți deduci combustibilul pe firmă) însoțite de foile de parcurs
• deconturi de cheltuieli
• chitanțe
• extrase de cont
• bonurile fiscale
• NIR-uri (dacă ai activitate de comerț)
• avizele de însoțire a mărfii 
• rapoartele de vânzări de la casa de marcat.

Tot lunar, trebuie să îi pui la dispoziție contabilului tău și documentele ce țin de angajați:

• condica de prezență
• cererile de concediu de odihnă
• concediile medicale
• primele/bonusurile acordate.

De asemenea, trebuie să mai prezinți contabilului tău și alte documente precum:

• contractele de achiziții/prestări servicii sau actele adiționale aferente
• contracte de sponsorizare
• contracte de leasing etc. 

Important: În cazul unui contract de leasing este bine să îi pui la dispoziție contabilului nu doar contractul, ci și facturile de avans și facturile ulterioare lunare, aferente ratelor de leasing. 

Când trebuie să-i dai contabilului documentele?

De regulă, actele pentru contabilitate se înmânează contabilului la începutul lunii următoare pentru luna precedentă (de cele mai multe ori, perioada 1-10).

Cum i le dai?

Sunt câteva aspecte de care trebuie să ții cont în predarea documentelor:

1. Documentele pot fi predate
   1. fizic, la biroul contabilului
   2. prin curier
   3. pe email
   4. 100% digital, în cazul serviciilor de contabilitate online.
2. Pentru a te asigura că predai toate documentele, poți întocmi un borderou centralizator.
3. Nu uita să îi dai contabilului la timp documentele pentru a-i lăsa timpul necesar înregistrării în contabilitate. Astfel, este în avantajul tău pentru că vei ști mai repede ce ai de plătit către bugetul de stat (impozite, taxe, tva etc).
4. De asemenea, este important să îl informezi pe contabil cu privire la orice modificare ce survine în cadrul firmei: încetare raporturi contractuale (cu angajați/furnizori/clienți), noi contracte, achiziții intracomunitare etc. Toate aceste informații pot influența obligațiile declarative și de plată, așa că trebuie să notifici la timp pentru a fi încadrat fiscal în mod corespunzător.
5. Poți ușura foarte mult transferul datelor și documentelor pentru contabil atunci când nu ești nevoit să aloci timp pentru deplasarea la birou. Pentru asta, poți apela la servicii de contabilitate online. Astfel, prin intermediul unei platforme inteligente ai un contabil dedicat afacerii tale, timp mai mult pentru business-ul tău, și actele încărcate la timp în aplicație. 

Ai grijă de actele pentru contabil pentru a te asigura că ai o evidență contabilă corectă. Doar așa declarațiile vor fi depuse la timp, conform realității, iar tu nu vei întâmpina greutăți în plata taxelor către ANAF.