Sediul social al firmei: unde se poate stabili, de ce acte ai nevoie și cum îl poți schimba

Alegerea sediului social reprezintă un pas important pe care trebuie să-l faci chiar înainte de înființare. Află ce este, unde se poate stabili sediul social pentru un SRL, ce documente îți cere ONRC, când ai nevoie de acordul asociației de proprietari sau al vecinilor, ce înseamnă sediu fără activitate și ce trebuie să știi despre impozitul pe clădiri atunci când alegi domiciliul.

Ce este sediul social?

Orice firmă are nevoie de un sediu social pentru a se înregistra fiscal. Astfel, sediul social reprezintă adresa oficială a firmei și se stabilește la înființarea firmei. La această adresă trebuie să ții actele firmei și tot aici vei primi corespondența și notificările de la autorități.

Unde se poate stabili sediul social pentru SRL?

1) La domiciliu (apartament/casă)

• Avantaje: cost minim, rapid, fără drumuri, util la început.
• Dacă nu desfășori activitate la sediu (doar corespondență/administrativ), nu ai nevoie de acordul vecinilor/asociației. Bifezi „fără activitate la sediu” în Anexa 4.
• Dacă desfășori activitate (relații cu clienții, depozitezi marfă, lucrează angajați etc.), ai nevoie, de regulă, de avizul asociației și acordul vecinilor direct afectați + posibil avize/autorizații specifice.
• Verifică impactul la impozitul pe clădiri.
• Documente tipice:
  • Drept de folosință: contract de proprietate, comodat sau închiriere.
  • Anexa 4 – Declarație pe propria răspundere (fără/ cu activitate la sediu).
  • Aviz/asociație + acord vecini

2) Spațiu comercial / clădire de birouri / coworking

• Avantaje: imagine solidă, facilități, contracte standard, fără discuții cu vecini.
• Costuri mai mari; dacă utilizezi birou partajat/coworking, ai nevoie de document de folosință clar (licență/închiriere) pe spațiul atribuit.

3) Sediu social la avocat (temporar, max. 1 an)

• Avantaje: soluție rapidă la înființare/relocare, fără acord vecini și fără bătăi de cap cu spațiul.
• E temporar (max. 1 an), după care muți sediul într-un spațiu propriu/închiriat/altă adresă. Se face pe baza unui contract de asistență juridică.
• Notă: opțiunea este pentru firme (SRL); PFA nu intră aici.

4) Găzduire la firme specializate

• Avantaje: adresă stabilă, pachete de corespondență, fără acord vecini (firma de găzduire deține spațiu comercial).
• Verifică documentul de folosință emis (contract de comodat/închiriere/găzduire) și durata.

De ce acte ai nevoie pentru stabilirea sediului social?

1. documentul care dovedește dreptul de folosire a spațiului – în funcție de spațiul ales:
   • contract de închiriere
   • contract de comodat (este necesar atât în cazul unui spațiu dat în folosință gratuită de către proprietari, cât și în cazul în care spațiul este proprietate personală)
   • contract de vânzare-cumpărare
   • contract de leasing imobiliar
   • certificat de moștenitor, în cazul imobilelor moștenite
   • contract de asistență juridică pentru găzduire (pentru sediu social stabilit la cabinetul unui avocat)
2. declarația-tip pe propria răspundere (Model 1) semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că persoana juridică nu desfăşoară:
   • la sediul social
   • la sediile secundare
   • sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani
3. iar dacă sediul va fi la cabinetul unui avocat vei avea nevoie și de decizia baroului pentru avocatul respectiv.

Termenul este de 15 zile de la actul modificator pentru depunerea cererii iar timpul de soluționare e, în mod uzual, 1 zi lucrătoare de la înregistrarea cererii.

De reținut:

• Conform modificărilor aduse Legii societăților prin adoptarea Legii 102/2020, în cazul în care sediul social este stabilit într-un apartament, acordul vecinilor și al asociației de locatari NU mai este necesar decât în cazul în care:
  • se desfășoară activitate sau
  • activități proprii de birou/secretariat la sediul social
• Contractul de comodat/închiriere se stabilește între persoana care acordă dreptul de folosință și firmă, în baza rezervării denumirii societății la ONRC. Acest aspect este valabil chiar dacă tu ești proprietarul spațiului unde firma va avea sediul – în acest caz contractul se va încheia între tine, persoană fizică, și firma ta.
• Spaţiul închiriat poate fi
  • un spațiu închiriat de la:
    • o persoană fizică
    • sau o altă firmă care e proprietară a spațiului sau are drept să îl închirieze
  • sau chiar un spațiu compartimentat/spațiu de birouri

Care este durata sediului social?

În funcție de spațiul unde se stabilește sediul social, acesta poate avea o durată limitată sau nelimitată:

• pentru spațiile proprietate personală/primite cu drept de folosință gratuită se poate încheia un contract de comodat pe o perioadă limitată
• pentru spațiile închiriate contractul de închiriere nu poate depăși 49 ani
• dacă vrei să stabilești sediul social la un cabinet de avocat contractul de asistență juridică pentru găzduire poate avea o perioadă maximă de 1 an.

De reținut: Trebuie să ai grijă la data expirării sediului social pentru a prelungi la timp. Ce se întâmplă dacă îți expiră sediul social?

• ANAF emite o decizie prin care îți declară firma inactivă
• și înscrie fapta în cazierul fiscal al tuturor administratorilor (Dacă ai cazier fiscal nu o mai poți deține calitatea de asociat sau administrator în altă firmă!)
• Neavând un sediu social valabil, ONRC poate solicita dizolvarea firmei.

Schimbarea/mutarea sediului social

Sediul social se poate modifica în orice moment dacă se dorește mutarea firmei:

• într-o altă locaţie decât cea iniţială în cadrul aceleiași localităţi
• în altă localitate în cadrul aceluiaşi judeţ
• în alt judeţ.

De reținut:

• Mutarea unei firme în alt judeţ va atrage nu doar schimbarea sediului social, ci şi a numărului de înregistrare la Registrul Comerţului. ONRC face radierea la vechiul sediu și înregistrarea la noul sediu
• Adresa sediului social trebuie să se modifice obligatoriu la expirarea perioadei de 1 an, în cazul în care ai sediul la cabinetul unui avocat.

Sediu social acasă: cu activitate sau nu?

Dacă vrei să înființezi o firmă rapid, trebuie să te gândești foarte bine dacă vei desfășura activitate economică sau activități proprii de birou/secretariat la sediul social. Iată de ce este bine să NU desfășori activitate la sediul social stabilit acasă:

• dacă nu desfășori activitate la sediu (doar corespondență/administrativ), nu ai nevoie de acordul vecinilor și, de regulă, nu schimbi destinația spațiului. Astfel, procedura de înființare se simplifică.
• nu mai plătești un impozit mărit pentru imobil cu destinație mixtă – proprietarul trebuie să declare schimbarea utilizării și/sau suprafața utilizată pentru activitate, în 30 de zile. Cotele de impozit pe clădiri se stabilesc prin HCL (diferă pe localități) și pot fi mai mari pentru spațiile nerezidențiale/mixt.

Alte taxe și impozite datorate de firmele cu sediul social într-un apartament, în funcție de obiectul de activitate:

• taxa pentru serviciile de reclamă și publicitate (art 477 CF)
• taxa pentru afișaj în scop de reclamă și publicitate (art 478 CF)
• impozit pe spectacole (art 480 CF)
• alte taxe locale