Ghid contabilitate PFA: cum te ocupi singur de registre și le completezi corect

Regulile de contabilitate PFA sunt destul de simple, astfel încât, cu un minim de cunoștințe, oricine își poate ține singur contabilitatea. Dar, pentru ca totul să fie completat și raportat corect, ai nevoie de timp și foarte multă atenție.

În acest articol îți explicăm în detaliu ce registre trebuie să completezi și cum, cum facturezi și calculezi impozitul, CAS și CASS, și care sunt termenele pentru Declarația Unică.

Cum să ții singur contabilitatea pentru PFA?

Conform legislației în vigoare, PFA-urile în sistem real țin contabilitatea în partidă simplă. Ce înseamnă acest lucru? Contabilitatea în partidă simplă înseamnă totalitatea registrelor și documentelor financiar-contabile cu ajutorul cărora persoana fizică autorizată (PFA-ul) ține evidența contabilă a tuturor operațiunilor din activitatea PFA-ului.

Scopul evidenței contabile pentru PFA este de a determina obligațiile fiscale ale acesteia, adică impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate statului în fiecare an. Întrucât un PFA nu este obligat să întocmească situații financiare anuale, această evidență poate fi ținută chiar de tine, în calitate de titular al PFA-ului, fără să fie nevoie să apelezi la un contabil.

Dacă, totuși, PFA-ul are și angajați și este plătitor de TVA, atunci lucrurile se complică și este necesar să ai un contabil. Totodată, PFA-urile la normă de venit nu au obligația să urmeze regulile de contabilitate PFA prezentate în acest articol, ci doar să completeze Registrul de Evidență Fiscală cu veniturile totale.

Însă, dacă ai un PFA în sistem real, fără angajați și neplătitor de TVA, atunci îți poți ține singur contabilitatea, urmând pașii detaliați în acest ghid

Sistemul de impunere: normă de venit vs. sistem real

De ce trebuie să ții cont la un PFA la normă de venit?

• Disponibilă doar pentru activitățile din nomenclatorul ANAF
• Plătești impozit 10% aplicat normei (ajustată unde este cazul), indiferent de cheltuielile efective
• Schimbi obligatoriu la sistem real din anul următor dacă venitul brut încasat depășește 25.000 €
• Ții Registrul de evidență fiscală (REF) pentru venituri

De ce trebuie să ții cont la un PFA în Sistem real?

• Plătești impozit 10% pe venit net = încasări – cheltuieli deductibile – CAS – CASS
• Ții REF (venituri & cheltuieli) + Registru‑jurnal de încasări și plăți (RJIP) + Registru‑inventar + Fișa mijlocului fix
• Avantajos când ai cheltuieli relevante (software, echipamente, chirii, transport, marketing etc.)

Documente/Registre obligatorii pentru contabilitatea PFA

Pentru a ține o evidență contabilă în partidă simplă, ai nevoie de următoarele Registre contabile și Formulare:

• Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți (RJIP) -> este registrul contabil în care se înregistrează încasările şi plăţile aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.
• Registrul inventar -> este registrul contabil în care se înregistrează elementele de natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile)
• Registrul de evidență fiscală (REF) -> este registrul în care se înregistrează veniturile impozabile înregistrate într-un an fiscal, precum și cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, în același an fiscal. Conform Codului Fiscal, PFA-urile în sistem real au obligația completării acestui registru, pe baza datelor din contabilitate, pentru determinarea venitului net.
• Fișa mijlocului fix (dacă ai imobilizări)
• Facturi
• Chitanțe

Când vine vorba de PFA la normă de venit, lucrurile se simplifică. Ai nevoie doar de REF, iar restul registrelor nu sunt obligatorii, dacă nu ai alte cerințe specifice (ex.: stocuri/gestiuni speciale).

Facturare, TVA si taxe

În relațiile B2B, în România, transmiterea facturilor prin e-Factura este obligatorie, iar termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la emitere. Va trebui să fii înrolat în SPV ANAF, să ai semnătură electronică calificată și o procedură internă de verificare și arhivare electronică.

Când vine vorba de TVA pentru PFA, scutirea pentru întreprinderile mici (neînregistrate în scopuri de TVA) se aplică până la o cifră de afaceri anuală de 395.000 lei. Iar când depășești plafonul, va trebui să te înregistrezi obligatoriu în scopuri de TVA. Poți face acest lucru și voluntar, dacă ai cheltuieli mari cu TVA deductibil

Taxele pentru PFA:

• Impozit pe venit (10%)
  • Sistem real: 10% × (venit net anual recalculat – CAS – CASS deductibile în limite).
  • Normă: 10% × normă (ajustată, dacă e cazul).
• CAS (25%)
  • Obligatorie dacă veniturile cumulate (net real/normă, după caz) ≥ 12 salarii minime.
  • Baze minime:
    • 12×SM = 48.600 lei ⇒ CAS minimă = 12.150 lei/an
    • 24×SM = 97.200 lei ⇒ CAS minimă = 24.300 lei/an
  • Dacă ești sub 12×SM, poți opta pentru CAS (util pentru vechime la pensie).
• CASS (sănătate – 10%)
  • Se calculează la venitul net/norma (după caz), dar:
  • dacă baza < 6×SM (≤ 24.300 lei), datorezi diferență până la 6×SM (exceptat dacă ai avut salarii/alte venituri cu CASS ≥ 6×SM).
  • plafon maxim la 60×SM.

Care sunt pașii pentru a ține contabilitatea unui PFA?

Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă dacă nu ești plătitor de TVA și nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul Inventar și Registrul de Evidență Fiscală. Vezi mai jos rezumatul pașilor, iar apoi fiecare pas detaliat și explicat:

1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
2. La final de an înregistrează în Registrul Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului
3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și plăți și Registrul Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina, etc.), după modelul de mai jos. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență Fiscală.
4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%.

Pasul 1. Ține evidența banilor în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți (îl poți descărca de aici)

În acest registru se ține evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor legate de activitatea PFA-ului. Fiecare încasare și cheltuială din activitatea PFA-ului trebuie să aibă la bază un document justificativ (bon fiscal, chitanță, etc.). La fiecare sfârșit de luna, înregistrează toate documentele justificative pentru luna în curs în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, urmând modelul de mai jos:

• Ce încasări se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:
  • sumele încasate din desfăşurarea activităţii
  • aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia (dacă pui tu bani din alte surse în firmă)
  • sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi
  • sumele primite ca despăgubiri, sponsorizări sau donații
  • sumele primite din fonduri nerambursabile sau subvenţii
  • alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi)
• Ce plăți se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:
  • plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri
  • sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare (atunci când îți restitui banii pe care i-ai pus inițial în firmă)
  • sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
  • alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite ş.a.)

La fiecare sfârșit de lună, aduni sumele din coloana Încasări și cele din coloană Plăți iar diferența dintre cele două ar trebui să fie suma de care dispui și în realitate.

Mentiuni importante atunci cand lucrezi cu Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

• toate operațiunile PFA-ului (încasări și plăți) se înregistrează în contabilitate în ordine cronologică
• documentele justificative (bonuri, chitanțe, facturi, etc.) trebuie păstrate și arhivate împreună cu Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
• toate operațiunile PFA-ului se înregistrează în RON, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii
• în Registru se trec doar sumele încasate și plătite. Dacă ai emis o factură dar încă nu ai încasat de la client, aceasta nu se trece în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți decât în momentul în care a fost încasată

Pasul 2. Tine evidență periodică a întregului patrimoniu in Registru Inventar (îl poți descărca de aici)

La fiecare final de an, inventariază toate activele (laptop, mașină, telefon, sau orice alt echipament cu o valoare mai mare de 2500 RON), obiectele de inventar, stocurile (marfă sau materiale de lucru achiziționate si neutilizate încă), datoriile și creanțele (adică sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului și notează-le în Registrul Inventar.

Fiecare activ și element de inventar se trece în Registru la valoarea lui de intrare conform documentelor justificative. În cazul datoriilor și creanțelor, acestea se înregistrează la valoarea rămasă de plată, respectiv de încasat. Toate aceste lucruri se înregistrează după modelul de mai jos:

Registrul Inventar se completează și atunci când PFA-ul începe activitatea pentru prima dată, precum şi cu ocazia încetării activităţii (când vrei să închizi firma). Practic, este o evidență periodică a întregului patrimoniu – toate bunurile si datoriile PFA-ului.

Pasul 3. La final de an, înregistrează totalul veniturilor impozabile și al cheltuielilor deductibile în Registrul de Evidență Fiscală (îl poți descărca de aici)

În baza datelor contabile înscrise în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți și în Registrul Inventar se stabilește Venitul Net Anual rezultat din activitatea PFA-ului. Astfel, pentru fiecare sursă de venit, trebuie să treci totalul veniturilor și totalul cheltuielilor efectuate.

În practică, asta înseamnă că va trebui să grupezi sumele trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în surse de venit. Drept exemplu, să presupunem că ai un salon de înfrumusețare unde oferi servicii de coafat, manichiură, machiaj (activități cuprinse în codul CAEN 9602), dar și masaje de relaxare și bronz in solar (activități cuprinse în codul CAEN 9604). Deși aceste activități se desfășoară pe același PFA, în Registrul de Evidență Fiscală va trebui să înregistrezi totalul veniturilor și cheltuielilor separat pe cele două categorii de venituri:

• Venituri din activități de înfrumusețare (coafat, manichiură, machiaj) – o filă din Registrul de Evidență Fiscală
• Venituri din activități de întreținere corporală (masaj de relaxare și solar) – o altă filă din Registrul de Evidență Fiscală

De reținut: Nu toate încasările din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt impozabile și nu toate cheltuielile din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt deductibile. Din evidența contabilă a PFA-ului (adică din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți) va trebui să preiei in Registrul de Evidență Fiscală doar sumele ce reprezintă venituri impozabile și cheltuieli deductibile, după cum urmează:

• Venituri impozabile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)
  • sumele încasate și echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfășurarea activității;
  • câștigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, utilizate într-o activitate independentă, exclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a activității;
  • veniturile înregistrate de casele de marcat cu memorie fiscală, instalate ca aparate de taxat pe autovehiculele de transport persoane sau bunuri în regim de taxi.
• Venituri neimpozabile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)
  • aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la începerea unei activități sau în cursul desfășurării acesteia;
  • sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice sau juridice;
  • sumele primite ca despăgubiri;
  • sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări și mecenat, conform legii, sau donații.

Practic, toate veniturile obținute din desfășurarea activității PFA-ului, cu excepția banilor pe care i-ai pus tu personal în firmă din alte surse la începutul sau pe parcursul activității, a creditelor sau împrumuturilor de orice natură, despăgubirilor, sponsorizărilor și donațiilor, reprezintă Venit Impozabil.

Cheltuielile deductibile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală) sunt, în principiu, cele care sunt efectuate în cadrul activităților desfășurate de PFA. Există însă o serie de cheltuieli ce nu pot fi deduse decât limitat (adică, doar o parte din suma trecută în documentul justificativ poate fi dedusă):

• cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private, efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din suma ce reprezinta diferența între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.
• cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din suma ce reprezinta diferenț între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.
• scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate potrivit legii;
• contribuțiile la fonduri de pensii facultative, efectuate către entități autorizate, stabilite în state membre ale Uniunii Europene sau aparținând Spațiului Economic European, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;
• primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;
• cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul personal al contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care este aferentă activității independente;
• cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane;
• dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice și juridice, altele decât instituțiile care desfășoară activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate în desfășurarea activității, pe baza contractului încheiat între părți, în limita nivelului dobânzii de referință a Băncii Naționale a României, pentru împrumuturile în lei, în vigoare la data restituirii împrumutului și, respectiv, nivelul ratei dobânzii pentru împrumuturile în valută, prevăzută la art. 27 alin. (7) lit. b) din Codul Fiscal
• cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu amortizarea și dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operațiunile de leasing și societățile de leasing;
• cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;
• cheltuielile reprezentând contribuțiile profesionale obligatorii datorate, potrivit legii, organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul brut realizat.

Cheltuieli nedeductibile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală):

• sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;
• cheltuielile corespunzătoare veniturilor neimpozabile ale căror surse se află pe teritoriul României sau în străinătate;
• impozitul pe venit datorat potrivit prezentului titlu, inclusiv impozitul pe venitul realizat în străinătate;
• cheltuielile cu primele de asigurare, precum și cu serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, altele decât cele prevăzute la alin. (4) lit. f), alin. (5) lit. h) din Codul Fiscal și cele efectuate pentru persoanele care obțin venituri din salarii și asimilate salariilor
• dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate autorităților române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite, conform clauzelor din contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;
• ratele aferente creditelor angajate;
• cheltuielile de achiziționare sau de fabricare a bunurilor și a drepturilor amortizabile din Registrul-inventar;
• cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;
• impozitul pe venit suportat de plătitorul venitului în contul beneficiarilor de venit;
• 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității și a căror masă totală maximă autorizată nu depășește 3.500 kg și nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietate sau în folosință. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:
  • vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;
  • vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;
  • vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
  • vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;
  • vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Atunci când analizezi operațiunile trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți având în vedere clasificarea de mai sus a veniturilor și cheltuielilor, taie veniturile neimpozabile și cheltuielile nedeductibile, calculează suma deductibilă din cheltuielile ce pot fi deduse doar limitat, și trece în Registrul de Evidență Fiscală doar sumele reprezentând Venitul Impozabil și Cheltuielile Deductibile, împărțite pe Surse de Venit.

La final, diferența dintre totalul veniturilor impozabile și totalul cheltuielilor deductibile reprezintă Venitul Net al PFA-ului, din care se calculează apoi contribuțiile sociale datorate. Aceste sume se trec în Declarația Unică, la secțiunea venituri și cheltuieli realizate.

Pasul 4. Completează Declarația Unică în termenul prevăzut de lege

Declarația Unică este singura Declarație fiscală pe care un PFA în sistem real, fără angajați și neplătitor de TVA, trebuie să o depună la ANAF. Nu se mai depune estimat (impozit/CAS/CASS), ci declari doar venitul realizat. Verifică acest ghid complet pentru a vedea toate detaliile legate de depunerea DU

E important de știut că PFA-urile nou-înființate au obligația depunerii Declarației Unice în termen de 30 de zile de la înființare. În cazul PFA-urilor deja existente, acestea trebuie să treacă venitul impozabil și cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior (dacă depui acum, vei trece datele pe anul precedent).

Și nu uita: dacă ai nevoie de ajutor cu contabilitatea PFA-ului tău sau cu completarea și depunerea Declarației Unice, poți oricând să iei legătura cu unul dintre specialiștii StartCo, care te vor ajuta și te vor ghida pe întreg procesul.