Actualizare date ONRC: când e obligatorie, ce acte îți trebuie și cum o faci online
Dacă îți schimbi buletinul, numele sau domiciliul, e normal să-ți actualizezi datele la bancă. În mod similar, dacă ești asociat sau administrator într-un SRL, trebuie să actualizezi și la ONRC (Registrul Comerțului) datele de identificare, ca să rămână corecte în registru.
Partea bună este că e o mențiune relativ simplă. Partea mai puțin bună: dacă o amâni, te poți lovi de blocaje din alte parți (bancă, licitații/contracte, parteneri care verifică datele firmei).
Cuprins
Când trebuie să faci actualizarea datelor la ONRC?
Ai nevoie de actualizare atunci când se schimbă datele de identificare ale unui asociat / administrator / reprezentant din firmă. Trebuie actualizate la ONRC toate informațiile de identificare modificate:
- nume / prenume (căsătorie, divorț, schimbare nume)
- domiciliu (mutare + CI nou)
- serie/număr CI (schimbare buletin)
- alte situații în care există un act doveditor cu date noi (hotărâre judecătorească etc.)
ONRC tratează asta ca modificarea datelor de identificare și are o listă clară de documente + reguli de depunere. Legea registrului comerțului spune că mențiunile se solicită, de regulă, în cel mult 15 zile de la data actelor sau a producerii faptelor supuse înregistrării.
Ce date trebuie actualizate la ONRC (și ce NU)
Așa cum am menționat mai sus, trebuie actualizat doar ce s-a schimbat (nume, domiciliu, CI etc.).
Dar ce merită știut, dacă vrei să eviți birocrația inutilă: pentru persoane fizice, nu e necesar să inserezi în actul modificator toate detaliile de identificare (CNP, seria/numărul CI, emitent, data emiterii etc.). Totuși, în practică, ONRC cere frecvent un act constitutiv actualizat la mențiunea de modificare date de identificare (mai ales când se schimbă numele, pentru că numele apare în act).
Cum se face actualizarea la Registrul Comerțului, pas cu pas
Cea mai simplă metodă pentru actualizarea datelor ONRC este prin intermediul platformei StartCo. Procesul este 100% online, super rapid și nu trebuie să faci drumuri inutile sau să riști să ți se întoarcă dosarul.
În schimb, dacă vrei să o faci pe cont propriu, uite care sunt pașii:
Pasul 1: alegi tipul de mențiune corect
Pentru SRL, operațiunea se depune ca Modificarea datelor de identificare (mențiuni persoane juridice).
Pasul 2: pregătești dosarul (documente uzuale)
- Cererea de înregistrare
- Hotărârea/decizia organului competent (AGA / decizia asociatului unic – practic, decizia firmei că se actualizează datele persoanei X)
- Actul doveditor cu noile date (CI nou, certificat de căsătorie, hotărâre judecătorească etc.), în copie certificată de parte
- Actul constitutiv actualizat (în special dacă schimbarea afectează elemente care apar în act, cum e numele)
- Împuternicire, dacă depune altcineva
- Declarația de beneficiar real – după caz
- Dovezi privind tariful legal de publicitate / poștal – după caz
Mențiune: „copie certificată de parte” înseamnă că scrii pe copie „conform cu originalul”, semnezi și datezi (sau, la depunere electronică, certifici prin semnătură electronică calificată).
Pasul 3: depui dosarul
- la ghișeu,
- prin poștă/curier,
- sau prin mijloace electronice (portal/email), cu semnătură electronică calificată.
Pasul 4: verifici soluția în BERC
ONRC publică încheierea registratorului în Buletinul Electronic al Registrului Comerțului (BERC). Poate fi vizualizată gratuit prin portalul lor.
Cererea se soluționează, de regulă, în termen de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii (cu mențiunea că registratorul poate solicita și alte acte doveditoare).
De ce alte lucruri trebuie să ții cont la actualizare?
- Pentru operațiunile de înregistrare a mențiunilor (în logica art. 41 și 43) nu se percep taxe și tarife de registru.
- Pentru unele mențiuni care implică publicare, poate exista tarif de publicare în Monitorul Oficial.
- Când trebuie să te gândești și la beneficiarul real: dacă schimbarea de date afectează datele de identificare ale beneficiarului real, declarația se depune în termen de 15 zile de la modificare. Modificarea ulterioară a datelor beneficiarului real nu obligă la act modificator la actul constitutiv – se face prin declarație, conform regulilor din Legea 129/2019.
- Asociat / administrator nerezident: pentru persoane juridice nerezidente se pot cere documente precum extras/certificat de registru în original + traducere legalizată, după caz (în funcție de situație și de cine se modifică).
- Dacă se schimbă doar seria/numărul CI și actul constitutiv nu include aceste detalii (și ONRC spune că nu e obligatoriu să le inserezi), poate părea că n-ai ce actualiza în act. Totuși, ONRC are în listă „act constitutiv actualizat” pentru această mențiune, deci pentru un proces fără ping-pong, recomandarea practică e: pregătește-l (mai ales când se schimbă numele).
Ce trebuie să faci după actualizare?
- actualizează banca (mai ales dacă s-a schimbat numele/CI al administratorului)
- verifică accesul și datele din SPV / e-Factura (dacă persoana cu drepturi s-a schimbat sau și-a schimbat CI)
- actualizează datele în contracte importante / platforme (marketplace-uri, procesatori plăți etc.)
Cererea și documentele se pot depune la oricare dintre oficiile registrului comerțului.
Pe partea strict ONRC, riști să ai date neconforme în registru și să te lovești de refuzuri/întrebări în procese de verificare (bănci, parteneri, finanțări).
Da: se depune declarația privind beneficiarul real, iar dacă se modifică datele lui de identificare, termenul este 15 zile.
