Ghid Înființare Firmă SRL – cele mai importante aspecte, explicate

Te-ai hotărât – ai o idee de afacere și vrei să înființezi o firmă. Dacă ai ales un SRL, înainte de a porni procesul de înființare, este bine să te informezi în legătură cu cele mai importante aspecte pe care trebuie să le cunoști despre denumirea firmei, sediul social, asociați și administratori, obiect de activitate (coduri CAEN), etc. Am pregătit un ghid în care îți explicăm pe îndelete lucrurile esențiale pe care trebuie să le știi despre firma ta.

1. Rezervarea de nume

Alege o denumire pentru viitoarea firmă SRL. Pentru a te asigura că această denumire este disponibilă și că prezintă suficiente elemente distinctive față de alte firme existente sau denumiri rezervate, alege o sintagmă formată din 2-3 cuvinte (dacă ai nevoie de puțină inspirație, folosește generatorul de nume StartCo). Evită cuvintele foarte uzuale precum „grup”,”holding”, „company”, „trust”, „corn”, „trans”, etc. întrucât acestea nu reprezintă elemente distinctive. De asemenea, nici următoarele nu reprezintă elemente de distinctivitate pentru un SRL:

• articularea sau inversarea ordinii cuvintelor;
• dublarea uneia sau mai multor litere;
• folosirea adverbelor, prepoziţiilor, conjuncţiilor, numerelor, semnelor de punctuaţie sau prescurtărilor;
• utilizarea simbolurilor echivalente literelor şi cuvintelor, de exemplu, @, #, n, % etc.;
• utilizarea/neutilizarea diacriticelor

2. Stabilirea sediului social

Sediul social al firmei reprezintă adresa oficială a acesteia, locul unde instituțiile statului și/sau cele private pot contacta reprezentantul legal al firmei și unde SRL-ul va primi corespondența. Orice firmă SRL trebuie să aibă un sediu social, chiar dacă la adresa sediului nu se vor desfășura efectiv activități economice.

Sediul social poate fi stabilit fie într-o locuință, într-un spațiu comercial sau, în cazul în care niciuna din aceste opțiuni nu este posibilă, la cabinetul unui avocat. Ultima variantă este cunoscută și sub numele de „găzduire sediu social” însă, întrucât este costisitoare și prezintă numeroase limitări, nu este recomandată decât ca ultimă instanță.

Este important să știi că în cazul în care stabilești sediul social într-o locuință (a ta personală sau a altcuiva), va trebui să închei un Contract de Comodat între proprietarul/proprietarii spațiului și firma în curs de constituire. Chiar dacă proprietarul spațiului respectiv este în același timp și reprezentantul firmei, este totuși necesar un Contract de Comodat între proprietar ca persoană fizică și firmă. Dacă sediul este la bloc, atunci alături de celelalte documente pentru înființare firmă SRL vei avea nevoie și de semnătura Asociației, precum și de acordul și semnăturile vecinilor cu care apartamentul are pereți comuni.

Contractul de Comodat este asemănător cu un Contract de Închiriere, cu excepția faptului că este cu titlu gratuit. În plus, comodantul, în calitate de proprietar, va trebui să demonstreze dreptul de proprietate asupra spațiului în cauză prin atașarea unui act care atestă acest lucru, cum ar fi Contract de vânzare-cumpărare, Titlu de proprietate, Extras de carte Funciară, etc.

Important! Stabilirea sediului social într-o locuință nu atrage după sine, în mod automat, nicio consecință asupra proprietarilor spațiului, cum ar fi creșterea impozitului pe locuință, atâta timp cât Contractul de Comodat nu prevede delimitarea suprafeței în parte destinată pentru locuit și parte destinată pentru activitatea firmei, și cât cheltuielile cu utilitățile (curent, gaz, apă, canalizare, etc.) nu sunt deduse pe firmă.

3. Stabilirea asociaților și administratorilor societății

O firmă SRL poate fi înființată de un număr maxim de 50 de asociați. Deoarece capitalul social al unui SRL nu poate fi mai mic de 1 leu, fiecare asociat trebuie să aibă un aport la capitalul social de minim 1 leu. Capitalul social se împarte în părți sociale egale, care nu pot fi mai mici de 1 leu (astfel, dacă o firmă este constituită de 2 asociați, capitalul social minim este 2 lei, fiecare asociat deținând o parte socială în valoare de 1 leu).

Asociații firmei desemnează administratorul sau administratorii. Aceștia pot fi chiar asociații firmei sau alte persoane din afara societății. Rolul administratorului este de a gestiona efectiv activitățile economice înscrise în obiectul de activitate, de a asigura respectarea tuturor procedurilor și normelor legislative în vigoare (registrul asociaților, registre contabile, etc.), de a aproba situația financiară anuală, de a depune declarațiile fiscale la administrația fiscală competentă și de a repartiza și achita dividendele către asociați.

4. Alegerea codurilor CAEN

Toate activitățile economice au fost grupate și clasificate în grupe și clase CAEN, acestea din urmă (clasa sau codul CAEN format din 4 cifre), fiind cele la care trebuie să te raportezi. În funcție de activitățile pe care intenționezi să le desfășori, alege codurile CAEN care descriu activitățile vizate. Citește cu atenție nu doar titlul claselor CAEN, ci și descrierea acestora. Lista completă a codurilor CAEN o găsești pe site-ul Registrului Comerțului.

O firmă SRL poate avea un singur cod CAEN principal, care desemnează de obicei activitatea de bază a firmei sau cea din care societatea generează cele mai mari venituri. Codul principal al firmei va fi cel trecut și pe Certificatul de Înregistrare. Pe lângă acest cod principal, o firmă SRL poate avea un număr nelimitat de coduri secundare, toate acestea fiind consemnate în Actul Constitutiv al firmei.

5. Autorizarea codurilor CAEN

Nu este suficient ca aceste coduri CAEN să se regăsească în Actul Constitutiv al SRL-ului Pentru a putea desfășura activitățile vizate, codurile CAEN trebuie autorizate. Autorizarea codurilor se face la înființarea firmei sau ulterior, existând posibilitatea autorizării în una, două sau toate cele trei instanțe:

• La sediul social – ceea ce înseamnă că firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la sediu
• La un punct de lucru – ceea ce înseamnă că firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la un punct de lucru. Un punct de lucru este asemănător unui sediu secundar – o locație de unde firma desfășoară în mod constant activitate economică
• La terți – ceea ce înseamnă că firma este autorizată să desfășoare activitățile respective în afara sediilor și a punctelor de lucru, adică la terți (spre exemplu, la sediile clienților, dintr-o cafenea, un co-working space, etc.). Această opțiune este cel mai adesea utilizată de către freelanceri sau persoanele care nu au un loc fix de muncă, ci își desfășoară activitatea „pe teren”.

6. Actul Constitutiv

Este cel mai important document al unei firme, redactat la înființare, și conține toate informațiile referitoare la asociați, administratori, obiect de activitate, sediu social și sedii secundare, capital social, durata de funcționare a societății, etc. De asemenea, actul constitutiv reglementează modul de funcționare al societății, precum și procedurile de urmat în cazul modificărilor (adăugarea unui asociat nou, radiere firmă, etc.). Astfel, de fiecare dată când intervin modificări semnificative în firmă, actul constitutiv trebuie actualizat și depus la Registrul Comerțului.

Acestea sunt unele dintre cele mai importante aspecte pe care trebuie să le cunoști atunci când vrei să îți deschizi o firmă SRL. Pentru consultanță personalizată, contactează-ne oricând prin intermediul formularului de contact sau telefonic la 0371 700 410.

Ți-am pregătit și un tutorial pas cu pas cu tot ce trebuie să faci ca să-ți înființezi o firmă. Urmărește-l mai jos.?