Deductibilitatea cheltuielilor auto: cum decontezi cheltuielile cu mașina pe firmă?

Indiferent de forma de organizare sau de modul de impozitare, poți folosi mașina personală în interesul firmei. Dacă mașina este folosită atât în scop personal, cât și pentru business, ai voie să deduci doar 50% din cheltuieli. Pentru a deduce 100%, este necesară utilizarea exclusivă în firmă și documente care să dovedească acest lucru. În plus, pentru autoturisme există un plafon de amortizare de 1.500 lei/lună.

Află mai jos cine poate deduce cheltuielile cu mașina, cum se deduc acestea, ce reguli trebuie să urmezi și cum să te pregătești pentru un control ANAF.

Cine poate deduce cheltuielile cu mașina?

Își pot deduce cheltuielile aferente mașinii:

• SRL-urile
• PFA-urile
• Întreprinderile individuale (II)
• Întreprinderile familiale (IF)
• Persoanele fizice independente (PFI)

Dacă permiți folosirea în scop personal, pentru angajat apare un avantaj în natură (calculat proporțional cu utilizarea personală). Acest avantaj se impozitează ca salariu (impozit 10% + contribuții), fiind evidențiat în statul de plată, însă nu înlocuiește regula fiscală a firmei: rămâi la 50% deductibil până când demonstrezi utilizarea exclusivă.

Ce cheltuieli se pot deduce?

Dacă folosești mașina personală în interesul firmei, conform reglementărilor legale, îți poți deduce cheltuielile de funcționare, întreținere și reparație. Iată ce cheltuieli se pot deduce:

• piese de schimb
• servicii de mentenanță și reparație a mașinii
• asigurări RCA și CASCO
• rovinieta
• costul cu inspecția tehnică periodică
• cheltuieli cu combustibilul
• TVA
• chiria/rata pentru autoturismul utilizat conform contract de închiriere/leasing
• diferențe de curs valutar înregistrate ca urmare a derulării unui contract de leasing

De reținut: pentru ca cheltuielile cu mașina să fie deductibile, este necesar:

• să fie în interesul direct al afacerii
• să corespundă unei cheltuieli reale
• să fie contabilizate în perioada în care au fost înregistrate
• să fie susținută de documente justificative

Dacă vrei să afli ce alte cheltuieli (în afară de cele auto) se pot deduce pe firmă, aruncă un ochi pe ghidul nostru detaliat.

Ce intră efectiv la combustibil?

• Benzină, motorină, GPL/CNG cumpărate pentru un autoturism (≤ 3.500 kg și ≤ 9 locuri), autoutilitară sau vehicul special.
• Energie electrică pentru încărcarea vehiculelor electrice / hibrid plug‑in (la stații publice sau stația companiei). Regula de deducere este aceeași ca la carburant.
• Consumabile conexe utilizării (aditivi, lichide, spălătorie auto) – se tratează la fel ca restul cheltuielilor auto.

De reținut: Când vine vorba de mașini electrice, energia de încărcare urmează aceleași reguli ca și carburantul: 50% deductibilă în cazul utilizării mixte și 100% în cazul utilizării exclusive sau în anumite excepții. Dacă ai o stație la sediu, păstrează contractul, facturile și o evidență a încărcărilor aferente fiecărui vehicul (ideal, prin carduri sau conturi dedicate). Iar pentru încărcarea la domiciliu, fără contor separat sau o procedură clară de alocare (kWh, program, autoturism), justificarea devine dificilă – recomandăm compensarea pe bază de facturi și un calcul transparent.

Cum se deduc cheltuielile cu mașina?

Indiferent de forma de organizare (SRL, PFA, II, IF sau PFI) poți folosi mașina personală pentru activitatea firmei în baza unui contract de închiriere sau de comodat. Poți descărca de aici un model de contract de comodat auto.

Astfel, în funcție de scopul în care este utilizat autoturismul îți poți deduce parțial sau integral cheltuielile aferente:

• Impozit pe profit (SRL plătitor de profit):
  • 50% deductibil pentru cheltuielile cu vehiculele nefolosite exclusiv în activitate (combustibil, întreținere, RCA/CASCO, rovinietă, parcare etc.).
  • 100% deductibil dacă mașina e exclusiv pe firmă sau intră în excepții (curierat, agenți vânzări/achiziții, taxi/ride‑hailing, închiriere, școli de șoferi, urgențe/pază etc.).
  • Limită specială: pentru mașinile folosite de persoane cu funcții de conducere/administrare, cheltuielile sunt deductibile la un singur autoturism/persoană.
  • Amortizare autoturisme (≤ 9 scaune): deductibilă, dar plafonată la 1.500 lei/lună/autoturism (diferența = nedeductibilă).
• TVA:
  • 50% TVA deductibil dacă utilizarea e mixtă.
  • 100% TVA deductibil dacă utilizare exclusivă (dovedită) sau dacă vehiculul este în excepțiile legale (taxi, curierat, închiriere etc.).
• Microîntreprinderi (impozit pe venit micro): regula cu 50% nu îți schimbă impozitul (care se calculează pe venituri), dar se aplică la TVA și îți influențează rezultatul contabil (profit/dividende).

Altfel spus, dacă mașina este utilizată atât pentru activitatea desfășurată în scopuri economice, cât și în interes personal, cheltuielile asociate acesteia se pot deduce doar parțial (50%). Dacă mașina este utilizată exclusiv pentru activitatea desfășurată în scopuri economice, cheltuielile asociate se pot deduce integral (100%).

Spre exemplu, când vine vorba de combustibil:

• Utilizare mixtă
  • Impozit: 50% din cheltuiala totală cu carburantul este deductibilă; cealaltă 50% este nedeductibilă.
  • TVA: deduci 50% din TVA-ul înscris pe factură.
  • Documente: nu ți se cere foaie de parcurs pentru 50%, dar e recomandată o procedură internă (cine are voie să folosească mașina, când, scopul, reguli pentru folosire personală).
• Utilizare exclusiv pe firmă sau excepții legale
  • Impozit & TVA: 100% deductibil.
  • Documente obligatorii:
    • Politică internă auto care interzice folosirea în scop personal
    • Foaie de parcurs (traseu, kilometraj început/sfârșit, scop, beneficiar/comandă)
    • Alocare scrisă a vehiculului (decizie/contract)
    • Dovezi specifice activității (ex.: comenzi/curse pentru taxi/ride‑hailing, AWB-uri la curierat etc.)

De reținut: pentru persoanele cu funcții de conducere/administrare, cheltuielile auto sunt deductibile (după regula 50%/100%) la un singur autoturism/persoană.

Ce verifică ANAF?

Cheltuielile cu combustibilul și alte cheltuieli aferente întreținerii și funcționării mașinii, fac deseori obiectul unui control ANAF. Iată ce verifică inspectorii ANAF:

1. Documente & trasabilitate
   • Contract/decizie de utilizare (mașina „alocată” persoanei/echipei), politica internă auto, eventual proces‑verbal de predare‑primire.
   • Foaie de parcurs (doar la 100%) cu: data, traseu, km plecare/sosire, scop (client/proiect/comandă). La 50% nu e obligatorie, dar ajută.
   • Facturi pe firmă (achiziții, leasing, combustibil, service, RCA/CASCO, parcare/rovinietă), preferabil plătite din contul firmei.
   • e‑Factura: facturile de combustibil/service trebuie să existe în SPV (B2B & B2C obligatoriu).
2. Situații speciale
   • Management: cheltuieli auto pentru manageri sunt deductibile la un singur autoturism/manager.
   • Leasing operațional/financiar: aceleași reguli 50%/100% pentru cheltuieli curente și pentru TVA la rate; amortizarea (la leasing financiar) are plafon de 1.500 lei/lună pe autoturism.
   • Mașini „de marfă” (>3.500 kg) sau >9 locuri: nu intră în limitarea de 50% (se aplică regulile generale – de obicei 100% dacă sunt pe firmă).
   • Amenzi: nedeductibile (impozit) și fără TVA; atenție la sancțiunile pentru lipsa rovinietei.
3. e‑Factura & arhivă
   • Emitentul (benzinărie/service) trebuie să transmită în e‑Factura; tu trebuie să preiei și să arhivezi în SPV/ERP. Lipsa e‑Facturii poate duce la neacceptarea cheltuielii/TVA la control.

Și nu uita să eviți cele mai frecvente greșeli:

• Nu soliciți factură / nu verifici e‑Factura în SPV.
• Fără politică internă și fără foaie de parcurs când ceri 100%.
• Amesteci mașinile managerilor: deduceri pentru mai mult de un autoturism/persoană.
• Tratezi toate cheltuielile la fel: amintește‑ți de plafonul de amortizare 1.500 lei/lună (calcul separat față de carburant).
• Bonuri fără CUI/peste plafon → risc de TVA nedeductibil; cere factură.