Declarația de beneficiar real: ce este, când și cum se depune și care sunt sancțiunile pentru nedepunere

Declarația de beneficiar real se depune la înființare și la fiecare modificare a beneficiarului real sau a datelor lui. Ca să înțelegi cât mai clar care sunt lucrurile importante de care trebuie să ții cont, găsești mai jos toate informațiile despre declarația beneficiarului real: cine are obligația, când se depune (și când nu), cum o trimiți rapid online, ce trebuie să conțină și ce amenzi riști dacă uiți de ea.

Ce este declarația de beneficiar real?

Este o declarație pe proprie răspundere pe care o dă reprezentantul legal al firmei (adică administratorul firmei) și care trebuie să cuprindă următoarele informații:

• Datele de identificare ale beneficiarului real: nume, prenume, data/loc naștere, CNP, cetățenie, domiciliu/reședință
• Modul de exercitare a controlului (deținere capital/drepturi de vot/alt control)
• Datele firmei (denumire, J/CUI) și data situației declarate
• Semnătura reprezentantului legal (sau a împuternicitului)

Prin intermediul acestei declarații, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor vrea să știe exact:

• cine are control asupra firmei
• cine ia banii
• cine aduce banii în firmă

Ce/cine sunt beneficiarii reali în înțelesul legii?

Prin beneficiar real se înțelege orice persoană fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul și/sau persoana fizică în numele ori în interesul căruia/căreia se realizează, direct sau indirect, o tranzacție, o operațiune sau o activitate. Conform legii, beneficiarul real al unei firme este:

• cel care deține direct sau indirect 25% + unu din numărul acţiunilor/ părților sociale
• cel care participă în capitalul unei firme într-un procent de peste 25%
• cel care controlează direct sau prin alte mijloace activitatea respectivei firme

În România, peste 95% dintre firme au ca beneficiar real asociați persoane fizice conform actului constitutiv. Prin urmare, beneficiarul real este, după cum urmează:

• în cazul firmelor – asociații persoane fizice care dețin cel puțin 25% din părțile sociale iar dacă astfel de persoane nu pot fi identificate, beneficiarul real este reprezentantul legal al firmei (administratorul)
• în cazul fiduciilor sau construcțiilor juridice similare – toate persoanele următoare:
  • constituitorul/constituitorii, precum și persoanele desemnate să îi/le reprezinte interesele în condițiile legii
  • fiduciarul/fiduciarii
  • beneficiarul/beneficiarii
• în cazul persoanelor juridice fără scop lucrativ (adică în cazul ONG-urilor):
  • asociații sau fondatorii
  • membrii în consiliul director
  • persoanele cu funcții executive împuternicite de consiliul director să exercite atribuții ale acestuia

Cine are obligația depunerii declarației privind beneficiarul real?

Persoana care are obligația depunerii acestei declarații este reprezentantul legal al firmei. Conform prevederilor in vigoare, orice firmă, fiducie sau ONG trebuie să depună declarația privind beneficiarul real, chiar la înființare:

• Persoane juridice supuse înregistrării în Registrul Comerțului (SRL, SA, SCS, SNC, SCA etc.).
• Asociații și fundații
• Fiducii / construcții juridice similare (depun la ANAF, nu la ONRC).

De asemenea, firmele, fiduciile și ONG-urile deja constituite au obligația depunerii declarației ori de câte ori apar modificări privind datele beneficiarilor reali.

De reținut:

• Obligația este valabilă inclusiv în cazul firmelor care au ca asociați doar persoane fizice.
• Pentru firmele înființate înainte de intrarea în vigoare a legii 129/2019, obligația depunerii declarației privind beneficiarii reali se consideră a fi îndeplinită dacă au depus cel puțin o declarație privind beneficiarul real.
• Obligaţia se consideră îndeplinită şi prin includerea, la înmatriculare, în actul constitutiv, a datelor de identificare a beneficiarilor reali şi a modalităţilor în care se exercită controlul asupra persoanei juridice (potrivit alin. (7) din art. 56). Modificarea ulterioară a datelor de identificare a beneficiarilor reali nu instituie obligaţia întocmirii unui act modificator la actul constitutiv, declararea acestora îndeplinindu-se în condiţiile alin. (1) art. 56.
• Declarația NU se depune la ONPCSB. ONPCSB publică listele relevante (jurisdicții), dar depunerea pentru SRL-uri se face la ONRC.

Cine NU depune declarația privind beneficiarul real?

Sunt exceptate de la obligația depunerii declarației următoarele:

• regiile autonome
• companiile și societățile naționale
• societățile deținute integral sau majoritar de stat

Când se depune declarația privind beneficiarul real?

Declarația privind beneficiarul real se depune:

• La înmatriculare
  • Îți poți îndeplini obligația chiar din actul constitutiv (dacă treci datele beneficiarilor reali + modul de control). Altfel, depui Declarația de beneficiar real odată cu dosarul de înființare.
• La modificare
  • Când se schimbă beneficiarul real sau datele de identificare (ex.: structură acționariat, drepturi de vot, reședință etc.).
  • Termen: 15 zile de la data modificării.
• Anual
  • Nu mai există „anual” pentru toate companiile. Pentru majoritatea SRL-urilor românești cu asociați persoane fizice române/UE, obligația rămâne: la înființare + la modificări.
  • Doar dacă în acționariat ai entități din jurisdicții necooperante / risc ridicat / monitorizate (conform listelor publicate oficial).
  • Termen: 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale.

Cum se depune declarația?

• La ghișeu: declarație dată în fața reprezentantului ONRC.
• Prin reprezentant, cu dată certă, dată de notarul public ori atestată de avocat
• Online: formular + semnătură electronică calificată pe declarație; încărcare pe portalul ONRC (secțiunea Servicii online RBR).
• Prin poștă/curier: înscris sub semnătură privată / declarat la notar (dată certă) / atestat de avocat.

Pentru a depune declarația privind beneficiarul real, ai nevoie de următoarele:

• CUI-ul firmei
• actul constitutiv
• copie buletin administrator
• copiile de buletin ale asociaților care dețin cel puțin 25% din firmă

Ce se întâmplă dacă nu depui declarația de beneficiar real?

Sancțiunile prevăzute de legea 101/2021 sunt următoarele:

• Contravenție: amendă 5.000–10.000 lei pentru nerespectarea obligației de depunere (anual — dacă te încadrezi — sau la modificare).
• Escaladare: dacă nu remediezi situația după sancțiune, se poate ajunge la dizolvarea firmei prin instanță (procedură bazată pe Legea societăților).