Furnizarea de servicii în UE și în afara UE: regulile de care trebuie să ții cont

Vrei să începi un parteneriat cu o firmă din UE sau din afara acesteia? Fie că ai un SRL (plătitor sau neplătitor de TVA) sau un PFA, trebuie să știi toate aspectele administrative, precum și implicaţiile fiscale. Află din acest articol regulile „locului prestării”, când ai nevoie de cod TVA intracomunitar, ce declarații depui (D390/D301), cum tratezi B2B vs. B2C și ce obligații fiscale ai.

Ce trebuie să includă contractul de prestări servicii?

Pentru a putea presta servicii către un client de pe teritoriul României sau unul extern, ai nevoie de un contract valabil pe teritoriul ambelor țări. Indiferent de forma juridică aleasă contractul trebuie să includă date despre:

• Prestator: datele firmei/PFA-ului tău
• Beneficiar: datele clientului
• Obiectul contractului: serviciul prestat
• Locul prestării serviciului
• Suma reprezentând contravaloarea serviciului
• Detalii despre încetarea valabilității contractului și penalități

Orice contract încheiat cu un client din afara României trebuie să fie redactat bilingv. Asta înseamnă că trebuie redactat în orice limbă oficială a statelor membre ale UE, dar la solicitarea organelor de inspecţie fiscală trebuie să asiguri traducerea acestora în limba română.

Cum emiți facturi?

• Transmiți în e‑Factura doar facturile pentru care locul prestării este în România (B2B și B2C).
• Nu transmiți în e‑Factura facturile emise pentru operațiuni cu locul în afara României (UE/non‑UE), nici livrările intracomunitare scutite.
• Termen de transmitere când e cazul: max. 5 zile calendaristice de la emitere.

Facturile sunt emise în baza contractului dintre părți și trebuie să aibă o serie şi un număr unic din partea prestatorului. În plus, trebuie sa conțină elementele obligatorii ale unei facturi:

• seria și numărul facturii
• data emiterii facturii
• data încasării unui avans, dacă această dată diferă de data emiterii facturii
• numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al firmei care emite factura 
• numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al beneficiarului de bunuri sau servicii
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate
• valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv TVA
• cota de TVA – valoarea TVA pentru operaţiunile taxabile
• adresa punctului de lucru dacă livrarea bunurilor nu se face de la sediul social al firmei;
• numărul şi data contractului în baza căruia s-a prestat serviciul.

De reținut:

• Este bine de ştiut că semnarea şi ştampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii.
• Orice tranzacție derulată cu parteneri străini se desfășoară în general în valută.  Potrivit prevederilor Codului fiscal (art. 155) factura se poate întocmi în orice limbă oficială a statelor membre ale Uniunii Europene, cu precizarea ca la solicitarea organelor fiscale aceasta trebuie tradusă și în limba romană, asemenea contractelor.

Dacă ai nevoie de mai multe informații despre facturarea clienților din străinătate, poți citi acest articol dedicat și detaliat. Iar dacă ai nevoie de ajutor cu contabilitatea și facturarea, StartCo te poate ajuta rapid și ușor, indiferent dacă ai un PFA sau un SRL.

Ai nevoie de TVA intracomunitar?

TVA intracomunitar (codul special de TVA) se folosește de firmele neînregistrate în scopuri de TVA pe teritoriul României care vor să colaboreze cu societăți din Uniunea Europeană.

De reținut: Codul de TVA intracomunitar nu presupune înregistrarea în scopuri de TVA ci permite doar identificarea ca operator, pentru evitarea dublei taxări dintre statele membre UE. Chiar dacă obții codul de TVA intracomunitar vei rămâne neplătitor de TVA.

Cine, când și cum folosește acest cod?

Orice firmă neplătitoare de TVA din România care prestează servicii unei firme cu sediul în altă țară, are obligația de a emite facturile cu TVA intracomunitar. Asta înseamnă că la momentul emiterii facturii către partenerul străin, va trebui să treci codul de TVA intracomunitar în loc de CUI.

De asemenea, vei solicita clientului să îți comunice un cod TVA valabil. Factura emisă de tine va fi fără TVA, însă clientul va plăti ulterior TVA-ul aferent în țara unde își are sediul, dacă este cazul.

Cum se obține codul de TVA intracomunitar?

Certificatul de înregistrare în scopuri TVA intracomunitar și Codul TVA intracomunitar se obțin prin depunerea la ANAF a declarației 700. Depunerea se face exclusiv online, prin Spațiul Privat Virtual, pe bază de semnătură electronică.

În acest articol poți găsi mai multe informații despre cum poți obține codul de TVA intracomunitar chiar și fără ajutorul contabilului.

Declarații, formulare și TVA

• D390 (lunar, până pe 25):
  • P = prestări intracomunitare de servicii (B2B UE);
  • S = achiziții intracomunitare de servicii (când primești servicii din UE).
• D301 (lunar, până pe 25): o folosești când datorezi TVA în România, dar nu ești înregistrat normal (art. 316) — de exemplu, ești pe art. 317 și primești servicii de la un furnizor UE (autotaxare).
• Certificat de rezidență fiscală (ANAF): util pentru a evita WHT în relația cu clienții non‑UE sau în anumite state UE (documentezi tratamentul din convenție).

De ce contează cine este și unde se află clientul?

O primă diferență între colaborările cu clienți din UE versus Non UE reiese din aspectele legislative. Dacă pe teritoriile statelor membre UE există o predictibilitate legislativă și fiscală, în cazul statelor non-UE trebuie studiată legislația aplicabilă domeniilor în care vrei să prestezi serviciile. Regula generală (servicii):

• B2B: locul prestării este la beneficiar (în statul lui)
• B2C: locul prestării este la furnizor (România)

UE — ce faci dacă clientul este firmă (B2B):

• Verifici codul TVA al clientului în VIES (valabil = ok).
• Dacă ești neplătitor de TVA în RO, obții codul TVA intracomunitar (art. 317) înainte de prima factură.
• Emiți factura fără TVA, cu mențiunea „reverse charge / art. 44 Dir. 2006/112/CE”.
• Declari în D390 la secțiunea P (prestări), lunar.
• Nu transmiți factura în e‑Factura (locul prestării este în afara României).

UE — ce faci dacă clientul este persoană fizică (B2C):

• Servicii „obișnuite” (non‑electronice): locul prestării este, în general, în România → facturezi cu TVA România. Factura se transmite în e‑Factura (locul prestării este în RO).
• Servicii electronice/TBE / conținut digital către consumatori UE: locul prestării este în statul consumatorului → nu aplici TVA România pe factură. Te înscrii în OSS (regim UE) și colectezi TVA din țara clientului într‑o singură declarație trimestrială.
• Dacă totalul anual al vânzărilor TBE + vânzări la distanță în UE este sub 10.000 € și ești stabilit doar în RO, poți aplica TVA România (opțional poți alege OSS).

Non‑UE — ce faci cu clienții din UK/US/alt stat terț:

• B2B și B2C, în cele mai multe servicii obișnuite: locul prestării în afara României → fără TVA România.
• Atenție la rețineri de impozit (WHT) din statul clientului (mai ales pe SUA): cere certificat de rezidență fiscală românesc și/sau formulare specifice (ex. W‑8BEN‑E) ca să eviți reținerea sau să aplici cota redusă conform convenției de evitare a dublei impuneri.
• e‑Factura: nu transmiți (locul prestării nu este în România).

Prestarea de servicii în afara României reprezintă o oportunitate uriașă pentru afacerea ta. Tot ce trebuie să faci pentru a minimiza riscurile este să te documentezi riguros cu privire la toate aspectele legale, fiscale și administrative din piața în care activezi.