Contractul de administrare: ce este, la ce folosește și cine îl întocmește

Contractul de administrare, sau contractul de mandat al administratorului, este cel mai des întâlnit la SRL și folosit pentru remunerarea administratorului fără a încheia un contract de muncă (CIM).

Conform Legii 31/1990, orice firmă este administrată de unul sau mai mulți administratori (care pot fi asociați în cadrul firmei sau nu), numiți prin actul constitutiv sau de adunarea generală.

Află din acest articol ce este contractul de mandat al administratorului, la ce folosește, cine îl întocmește și când se încheie un contract de muncă sau unul de administrare.

Ce este contractul de administrare?

Contractul de administrare (numit și contract de mandat) este actul prin care firma (mandantul) îi conferă administratorului (sau directorului cu atribuții delegate) puteri de conducere și reprezentare. Se folosește în special la SRL pentru remunerarea administratorului fără a încheia un contract de muncă. Prin acest contract se stabilesc: 

• durata funcţiei de administrator – determinată (uzual 1–4 ani). Dacă nu precizezi durata, legea limitează implicit durata mandatului.
• remuneraţia – indemnizația de administrator este tratată ca venituri din salarii/asimilate.
• alte drepturi şi obligaţii

Când are sens să folosești un contract de mandat:

• ai administrator unic sau mai mulți administratori și vrei să le stabilești clar atribuții, obiective și remunerație
• preferi flexibilitate (revocare rapidă, fără procedurile din Codul muncii)
• vrei să separi rolul de conducere de echipa operațională

Orice SRL are nevoie de unul sau mai mulți administratori numiţi prin actul constitutiv sau de adunarea generală. Despre cine poate fi administrator al unui SRL, care sunt drepturile și obligațiile și când poate fi schimbat, poți citi mai multe informații din acest articol.

Cine încheie contractul de administrare?

Deși ai nevoie de un contabil pentru planificarea financiară și pentru optimizarea afacerii din punct de vedere fiscal, încheierea și redactarea contractului de administrare nu sunt în sarcina contabilului. Te poți ocupa chiar tu de încheierea contractului de administrare sau poți solicita ajutorul unei persoane specializate (avocat, jurist, persoană de HR).

Există două modalități prin care se poate stabili colaborarea cu administratorul și remunerarea sa:

• Codul Muncii – contract individual de muncă (CIM) cu perioadă determinată sau nedeterminată
• Legea 31/1990 – contract de administrare, de management

Pașii pentru a încheia un contract de mandat sunt:

1. Numirea administratorului – prin decizia asociatului unic sau hotărârea AGA (conform actului constitutiv).
2. Semnarea contractului de administrare – administratorul își începe activitatea după semnare.
3. Înregistrarea la ONRC – depui mențiunea de numire/încetare mandat și specifici remunerația (dacă e cazul).
4. Actualizarea vectorului fiscal – dacă plătești indemnizație, bifezi în D700 obligațiile pentru venituri din salarii/asimilate; apoi declari lunar în D112.

Trebuie să știi că administratorul poate fi revocat oricând, dar, dacă revocarea este fără justă cauză, poate cere daune-interese. De asemenea, fără aprobarea asociaților, administratorul nu poate administra societăți concurente sau cu același obiect, nici desfășura pe cont propriu activități concurente ce pot prejudicia societatea.

Contract de administrare vs. contract de muncă (CIM)

Aspect	Administrare (mandat)	CIM
Reglementare	Legea societăților + Cod civil	Codul muncii
Subordonare	Fără subordonare specifică salariaților	Subordonare față de angajator
Revocare/încetare	Revocare oricând de asociați; preaviz conform clauzelor	Încetare conform Codului muncii
Timp de lucru/beneficii	Nu se aplică regulile de program, ore suplimentare, concedii	Program, ore suplimentare, concediu, etc.
Taxe	Regim de salarii/asimilate	Regim de salarii

Contractul de administrare și contractul individual de muncă (CIM) se diferențiază prin mai multe aspecte, după cum urmează:

• Sunt reglementate diferit din perspectivă legală: CIM intră sub incidența Codului Muncii, în timp ce contractul de administrare sub cea a Legii 31/1990.
• Pentru revocarea unui CIM este necesară încadrarea într-unul din cazurile de încetare expres prevăzute de Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii. În schimb, revocarea contractului de administrarea este posibilă și fără motivarea hotărârii de revocare și fără respectarea unor proceduri prealabile. 
• În contractul de administrare, firma are posibilitatea de a include anumite clauze care nu sunt permise într-un contract individual de muncă precum:
  • termen de preaviz mai mic de 20 de zile lucrătoare de la încetarea contractului
  • plata remunerației mandatarului trimestrial
• Administratorul care încheie un contract de administrare, și nu un CIM, nu beneficiază de măsurile de protecție oferite salariaților de legislația muncii. De exemplu:
  • protecția la concediere oferită salariaților în anumite situații expres prevăzute de lege
  • acordarea unui număr minim de zile de concediu de odihnă
  • stabilirea unui număr maxim de ore lucrate.
• Contractul individual de muncă poate fi încheiat pe durată determinată sau nedeterminată. În schimb, contractul de mandat se încheie doar pe o durată determinată.

Când vine vorba de taxe, indemnizația de administrator este tratată ca venituri din salarii/asimilate. Asta inseamna ca se vor plati: impozit 10% (reținut la sursă), CAS 25%, CASS: 10%, CAM: 2,25% (plătită de societate).

Clauze esențiale într-un contract de administrare

• Obiectul mandatului și puteri (de reprezentare, semnătură, limite valorice)
• Obiective și indicatori (unde e relevant)
• Durata și condițiile de prelungire
• Remunerația (fixă/variabilă, bonus, beneficii, decontări)
• Conflict de interese și neconcurență (inclusiv interdicții pentru societăți concurente)
• Răspundere (standardul administratorului diligent; răspunderea pentru prejudicii)
• Raportare (către AGA/asociat unic), acces la documente, confidențialitate, GDPR
• Revocare și reziliere (cu/ fără cauză, preaviz, daune)
• Restituirea bunurilor/documentelor la încetare