Ce presupune contabilitatea de gestiune pentru firmele care desfășoară activități de comerț?

Comerțul, deși vulnerabil în ultimii ani, rămâne cel mai dinamic sector al economiei datorită direcțiilor variate de dezvoltare a unui business, online sau tradițional (magazin fizic). Dacă vrei să îți înființezi o firmă și să începi o afacere în această nișă atunci acest articol este pentru tine. Află în continuare ce presupune contabilitatea de gestiune pentru firmele care desfășoară activități de comerț și de ce ai nevoie pentru o gestiune corectă.

1. Afacere în comerț. Aspecte contabile și administrative

Unul dintre sectoarele preferate de antreprenori este comerțul, chiar în pofida vulnerabilităților sale (majoritatea au un capital redus și depind exclusiv de ritmul încasărilor care, din păcate, fluctuează în funcție de perioadă). Astfel, dacă și tu vrei să-ți faci debutul în antreprenoriat cu o afacere în comerț, iată care sunt aspectele de care trebuie să ții cont, pas cu pas:

1. Înființare formă juridică: trebuie să alegi forma potrivită nevoilor și planurilor tale. Poți să înființezi un SRL sau un PFA, dar nu uita să analizezi și modul de impozitare pentru fiecare tip de organizare legală. 
2. Contabilitate: Indiferent de tipul de comerț pe care îl desfășori (cu amănuntul sau cu ridicata, e-commerce sau comerț tradițional) trebuie să știi că organizarea contabilității este o obligație care trebuie îndeplinită conform Legii 82. Prin urmare, înainte de a începe activitatea efectivă trebuie să:
   1. îți găsești un contabil potrivit
   2. îți cumperi registrele contabile obligatorii
   3. îți iei casă de marcat
   4. îți iei un soft de gestiune

2. Modul de organizare al gestiunii pentru o firmă care desfășoară activități de comerț

Asemenea firmelor cu activități de producție, și cele de comerț se supun regulilor privind contabilitatea de gestiune. Astfel, conform Legii 82/1991, OMFP 1802/2014 și prevederilor Legii 22/1969, ca deținător al unei firme de comerț trebuie să îți organizezi gestiunea în funcție de activitatea pe care o desfășori și de bunurile vândute.

Ce este gestiunea?

Firmele de comerț trebuie să țină o evidență actualizată a stocurilor de marfă. Această evidență (monitorizare și administrare) a stocurilor poartă numele de gestiune și stă la baza contabilității de gestiune.

Cum îți organizezi gestiunea?

Conform legii, există două metode de gestiune:

1. metoda cantitativ-valorică 
2. și metoda global-valorică.

Metoda cantitativ-valorică

Este tipul de gestiune care presupune o înregistrare mai amănunțită a stocurilor și poate fi folosită pentru orice tip de comerț, în special en-gros. Ce presupune gestiunea cantitativ-valorică?

Conform acestei metode, se ține o evidență a stocurilor pentru fiecare produs. Astfel:

• pe fișa de magazie trebuie să se înregistreze fiecare produs cu următoarele informații:
  • cantitate/număr bucăți
  • valoare de intrare 
  • valoare de ieșire
• fiecare intrare de marfă se face însoțită de o notă de recepție (NIR) pe care se menționează doar prețul de achiziție, nu și cel de vânzare. 

Ce mai trebuie să știi despre gestiunea în comerț prin metoda cantitativ-valorică? 

1. Valoarea de ieșire a stocurilor se stabilește în funcție de metoda de descărcare a gestiunii:

• FIFO (“first in – first out” metoda primul intrat – primul ieșit): valoarea mărfurilor vândute este evaluată în funcție de primele intrări în gestiune și se utilizează mai ales în cazul stocurilor cu termene de expirare rapide. Este cea mai recomandată deoarece îți permite să descarci stocurile în ordine istorică, astfel încât cele mai vechi produse să iasă primele din evidență;
• LIFO (“last in – first out” metoda ultimul intrat – primul ieșit): valoarea stocurilor vândute este evaluată în funcție de valoarea cea mai recent intrată în gestiune. Această metodă se utilizează atunci când, în urma unor comenzi recurente, prețul de achiziție scade prin reducerile comerciale aplicate. Din punct de vedere al documentelor contabile utilizate de magazinele online, acestea sunt similare celor folosite în comerțul tradițional și sunt definite prin OMFP 2634/2015;
• CMP (metoda costului mediu ponderat): presupune actualizarea permanentă a valorii stocului și efectuarea mediei ponderate a prețului de achiziție pentru fiecare intrare în gestiune. Este cea mai utilizată metodă în cazul vânzării cu amănuntul.
• sau Inventar intermitent.

2. Fișele de magazie se actualizează zilnic, persoana responsabilă fiind gestionarul sau persoana desemnată să îndeplinească această sarcină.
3. Contabilitatea de gestiune se ține pe conturi analitice, spre deosebire de metoda global-valorică, unde contabilitatea de gestiune se ține pe conturi sintetice de stocuri.

Metoda global-valorică

Denumită și metoda prețului cu amănuntul, această metodă de organizare a gestiunii este (după cum îi spune numele) specifică acelor firme care desfășoară comerț cu amănuntul. Este de menționat că prin această metodă nu poți ține gestiunea tuturor stocurilor, ci doar a celor de mărfuri și ambalaje. Ce presupune gestiunea global-valorică?

Spre deosebire de gestiunea cantitativ-valorică, în cadrul acestei gestiuni se ține o evidență globală a stocurilor. Asta înseamnă că 

• stocurile se țin doar valoric, și nu la numărul de bucăți/cantitate din fiecare produs
• NIR-urile se întocmesc cu preț de vânzare pentru fiecare produs, acesta fiind identic cu prețul de la raft
• nu mai sunt necesare fișele de magazie

Atenție: De fiecare dată când prețul de vânzare se schimbă, trebuie întocmit un proces-verbal de schimbare de prețuri, precedat de o inventariere a stocului fizic pentru care se modifică prețul.

3. Documente justificative specifice contabilității de gestiune a unei firme de comerț

Activitatea de comerț presupune în general următoarele operațiuni:

• aprovizionarea cu mărfuri
• vânzarea mărfurilor
• încasarea contravalorii produselor vândute.

Documentele justificative financiar-contabile utilizate în comerț

Astfel, iată care sunt principalele documente justificative care stau la baza înregistrărilor contabile, în fiecare etapă ce curge din momentul intrării stocurilor în gestiune și până la vânzare:

• achiziție mărfuri: contractul de vânzare­-cumpărare, avizul de însoțire a mărfurilor, factura, nota de recepție și constatare de diferențe (NIR), fișă de magazie (doar pentru gestiune cantitativ-valorică)
• vânzare: contract de vânzare-cumpărare, avizul de însoțire, factura, NIR
• încasare contravaloare mărfuri: extrasul de cont, registrul de casă, bonul fiscal, chitanța etc.

Atenție: 

1. Reflectarea stocului de produse se realizează prin intermediul listelor de inventar.
2. Pentru o evidență corectă este util, și chiar foarte important să folosești un soft de evidență a gestiunii care:

• îți oferă date exacte despre stocuri 
• îți oferă rapoarte și previziuni
• te ajută să economisești timp
• elimină riscurile privind erorile de calcul
• te ajută să transmiți mai ușor datele contabilului
• te ajută să ai o gestiune corectă.

4. De ce este important să ai o gestiune corectă?

Dacă ai o gestiune organizată atunci și afacerea ta va fi la fel, iar ție îți va fi mai ușor să te concentrezi pe noi direcții de dezvoltare. Iată care sunt principalele beneficii ale unei gestiuni corecte:

1. onorarea comenzilor într-un timp optim, determinând astfel satisfacția clienților și implicit creșterea credibilității și valorii afacerii
2. identificarea unor posibile sustrageri frauduloase a mărfurilor
3. diminuarea taxelor – dacă ești plătitor de TVA sau impozit pe profit, atunci îți poți deduce TVA-ul (pentru cheltuielile purtătoare de TVA) și/sau impozitul pe profit. Important: Lipsa documentelor justificative poate duce la imputarea impozitului pe profit/TVA-ului deduse. 
4. eliminarea riscului unor eventuale amenzi în cazul unui control al autorităților.

5. Ce informații/documente din contabilitatea de gestiune trebuie să îi dai contabilului care se ocupă de evidența contabilă?

Activitatea de comerț este una complexă, motiv pentru care, indiferent de forma juridică aleasă (SRL sau PFA), este necesar să ai un contabil. În plus, pentru a te asigura că afacerea funcționează bine trebuie să te asiguri că 

• transmiți lunar actele necesare înregistrărilor contabile (de preferat în primele zile din lună pentru a fi timp suficient pentru operarea acestora – în caz contrar riști să se depună cu întârziere declarațiile contabile, iar asta poate să atragă penalizări și amenzi din partea ANAF pentru firma ta)
• plătești taxele la timp

Ce documente trebuie să îi dai lunar contabilului?

În principiu trebuie să transmiți următoarele documente:

• avizele de însoțire a mărfurilor și facturile aferente, însoțite de notele de recepție și constatare de diferențe
• fișele de magazie – dacă este cazul
• extrasul de cont
• registrul de casă
• bonurile fiscale
• chitanțe etc. Poți citi mai multe despre ce documente trebuie să îi dai contabilului lună de lună și cum i le poți transmite mai rapid.

Acestea sunt principalele aspecte pe care trebuie să le cunoști dacă vrei să desfășori activități de comerț. O gestiune corectă și la zi îți permite să iei decizii informate, care pot face diferența între o afacere profitabilă și una care merge în pierdere. Și bineînțeles, nu uita să te asiguri că ai alături de tine un contabil potrivit care să te ajute cu cele mai bune sfaturi financiar-contabile.