Decontul de cheltuieli: Ce poți cumpăra pe firmă și cum o faci corect?

Indiferent de forma de organizare juridică, PFA sau SRL, una din întrebările oricărui antreprenor/freelancer este: “Ce cheltuieli pot deconta pe firmă fără a avea probleme la un eventual control ANAF?”.

Află mai jos principalele cheltuieli care pot fi trecute pe firmă, parțial sau integral, ce cheltuieli nu sunt acceptate de Fisc, precum și modul în care pot fi înregistrate.

Ce înseamnă decontul de cheltuieli?

Decontarea cheltuielilor pe firmă presupune în primul rând plata acestora cu banii firmei, și contabilizarea lor în evidența SRL-ului sau a PFA-ului. Astfel, pe banii firmei poți achiziționa diverse bunuri sau servicii, dar cu condiția să ajute la realizarea obiectului de activitate. 

Pentru microîntreprinderi, deductibilitatea influențează mai ales TVA-ul, rezultatul contabil și indicatorii financiari și nu baza de impozitare, dar contează când treci la impozit pe profit.

Beneficiile decontării cheltuielilor pe firmă:

• nu trebuie să suporți cu banii personali o cheltuială făcută în interesul firmei
• îți poți reduce taxele (tva/impozit profit)
• poți scoate LEGAL bani din firmă, fără impozit pe dividende

Cum decontezi corect cheltuielile?

Regula de bază pe care trebuie să o aplici tot timpul atunci când vine vorba de decontul de cheltuieli pe firmă este: cheltuiala este deductibilă dacă este necesară și legată de activitatea firmei.

Pentru a deconta corect ce cumperi pe firmă de fiecare dată, trebuie să:

1. verifici gradul de deductibilitate
2. te asiguri că toate cheltuielile sunt justificate prin documente contabile (facturi, bonuri, chitanțe etc) pe care să fie trecute datele firmei (CUI-ul, denumire SRL/denumire PFA etc.)

Criterii pentru ca o cheltuială să fie deductibilă:

• a fost efectuată în interesul firmei
• poate fi justificată prin documente
• este reglementată prin acte normative în vigoare

Documentele care te salvează în caz de control sunt:

• Factura pe numele firmei + dovada plății (transfer/OP/card)
• Contract/Ofertă/Comandă care arată legătura cu activitatea
• Predare-primire/Proces verbal pentru livrabile (unde e cazul)
• Politici interne: utilizare auto, telefon, home office, deplasări
• Foaie de parcurs (dacă vrei deducere integrală la auto)

Tipuri de cheltuieli deductibile

În funcție de posibilitatea decontării lor, cheltuielile sunt împărțite în:

• cheltuieli deductibile (care pot fi trecute pe firmă integral)
• cheltuieli deductibile limitat (care pot fi trecute pe firmă parțial)
• cheltuieli nedeductibile (care NU pot fi trecute pe firmă)

Care sunt cheltuielile deductibile integral?

Fie că ai un PFA sau un SRL, sunt anumite cheltuieli pe care le poți deduce integral, după cum urmează:

• cheltuielile cu achiziționarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar și mărfuri;
• cheltuielile cu lucrările executate și serviciile prestate de terți;
• cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări și prestarea de servicii pentru clienți;
• chiria aferentă spațiului în care se desfășoară activitatea;
• dobânzile aferente creditelor bancare; cheltuielile cu toate comisioanele și alte servicii bancare;
• cheltuielile cu primele de asigurare; 
• cheltuielile poștale 
• cheltuielile cu energia și apa; cheltuielile cu transportul; 
• cheltuieli de natură salarială;
• cheltuielile cu impozitele, taxele, altele decât impozitul pe venit;
• cheltuielile cu amortizarea
• cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria/rata de leasing în cazul leasingului operațional, respectiv cheltuielile cu amortizarea și dobânzile în cazul leasingului financiar, stabilite în conformitate cu reglementările în materie privind operațiunile de leasing și societățile de leasing;
• cheltuielile pentru pregătirea profesională și perfecționarea contribuabilului și a salariaților acestuia;
• cheltuielile efectuate pentru salariați pe timpul delegării/detașării în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul firmei
• cheltuielile de reclamă și publicitate 
• plăți efectuate în avans care se referă la perioade fiscale următoare;
• alte cheltuieli efectuate în scopul realizării veniturilor. 

Care sunt cheltuielile deductibile parțial?

• cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private, efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din baza de calcul
• cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din baza de calcul; TVA la cadouri: dacă un cadou > 100 lei (fără TVA), diferența peste 100 lei generează TVA colectat (inclus la cheltuieli de protocol) 
• cheltuielile sociale, în limita sumei obținute prin aplicarea unei cote de  până la 5% asupra valorii anuale a cheltuielilor efectuate cu salariile personalului
• scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate potrivit legii;
• cheltuielile reprezentând tichetele de masă acordate de angajatori
• cheltuielile reprezentând voucherele de vacanță acordate de angajatori
• contribuțiile la fonduri de pensii facultative 
• primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, în limita echivalentului în lei a 400 €/an/persoană
• cheltuielile cu mașina folosită în interes mixt (atât în ineresul firmei, cât și personal) – 50% deductibilitate
• cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 € anual

Care sunt cheltuielile nedeductibile?

• sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;
• cheltuielile corespunzătoare veniturilor neimpozabile 
• dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate autorităților române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite, conform clauzelor din contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;
• ratele aferente creditelor angajate;
• cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare

Dacă lucrezi de acasă și ai contract/act de comodat pentru sediu/punct de lucru:

• chiria și utilitățile sunt deductibile proporțional cu suprafața alocată afacerii (ex.: 20 m² birou din 100 m² locuință ⇒ 20%).
• pentru cheltuielile de funcționare/întreținere/reparații ale sediului aflat în locuință folosită și personal, se aplică în practică limitarea de 50% (dacă nu poți demonstra utilizare exclusivă).
• Important: scrie în contract suprafața exactă pusă la dispoziția firmei și păstrează facturile la utilități pe numele proprietarului + decontarea către firmă (acord/contract/act adițional).

Ce se întâmplă când o cheltuială nedeductibilă este înregistrată ca fiind deductibilă?

Dacă înregistrezi o cheltuială nedeductibilă ca fiind deductibilă se va ajunge la o diminuare nejustificată a impozitului pe profit/venit net și a TVA-ului de plata.

În cazul unui control ANAF acest tip de neregulă va fi sancționată cu amendă și se vor aplica dobânzi și penalități de întârziere asupra diferențelor respective, pe zi de întârziere. Dobânda datorată este de 0,02% pentru fiecare zi de întârziere, la care se adaugă penalități de întârziere de 0,01%, pentru fiecare zi de întârziere.

Cum poți fi sigur că decontezi corect cheltuielile pe firmă? Având sprijinul unui contabil dedicat afacerii tale, care să răspundă la timp incertitudinilor și care să îți ofere sfaturile potrivite.