Inventarierea patrimoniului: ce este, când se face și care sunt pașii corecți

Inventarierea patrimoniului e genul de obligație care sună complicat, dar în practică e foarte simplu de înțeles: verifici ce ai în firmă (în realitate) și potrivești cu ce ai în contabilitate (pe hârtie). În funcție de afacerea ta, inventarul poate însemna 30 de minute (dacă nu ai stocuri și ai doar un laptop + cont bancar) sau câteva zile (dacă ai depozit, marfă, mai multe puncte de lucru).

În ghidul de mai jos găsești când e obligatorie inventarierea, cine o face, ce documente îți trebuie și pașii corecți. În plus, poți găsi și un model editabil de listă de inventariere pe care să o folosești pentru afacerea ta.

Ce este inventarierea patrimoniului?

Inventarierea este procesul prin care:

• constați existența reală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii
• verifici modul de gestionare a bunurilor firmei
• identifici diferențe între contabilitate și realitate

Obligația inventarierii este prevăzută în Legea contabilității (inventariere la începutul activității, cel puțin o dată pe an și în alte situații specifice).

Cine are obligația să facă inventarierea?

Potrivit Legii contabilităţii 82/1991, sunt obligate să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii: 

• persoanele juridice (SRL)
• și persoanelor care obțin venituri din activități independente și țin evidența contabilă în partidă simplă (ex: PFA, profesii liberale).

De reținut: răspunderea pentru organizarea inventarierii (adică să existe procedură, decizie, comisie, documente) revine administratorului / persoanei responsabile cu gestiunea entității.

Cine face inventarierea (comisia) și cum o numești corect?

Inventarierea se face, de regulă, prin comisie de inventariere. Normele prevăd și reguli clare:

• inventarierea se poate face cu salariați proprii sau externalizat (contract servicii);
• nu pot face parte din comisie gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care țin evidența gestiunii respective și auditorii interni/statutari (pot participa, dar nu ca membri ai comisiei, dacă stabilești asta intern).
• dacă nu ai personal care să poată face inventarierea, aceasta se efectuează de administratori.

Când se face inventarierea patrimoniului?

Conform Legii contabilității, inventarierea generală este obligatorie:

• la începutul activității
• cel puțin o dată pe an (de regulă la final de an)
• la fuziune, divizare, transformare, lichidare
• și în alte situații prevăzute de lege.

Se poate face inventarul înainte de 31 decembrie?

Da. Dacă inventarierea are loc pe parcursul anului, rezultatele trebuie actualizate cu intrările/ieșirile până la finalul exercițiului, ca să reflecte situația reală la bilanț.

Ce se inventariază, concret?

Inventarierea nu înseamnă doar „numărat marfă”. În practică, verifici (în funcție de ce ai în firmă):

Ce inventariezi	Exemple	Cum verifici, pe scurt
Stocuri	marfă, materii prime, ambalaje	numărare/cântărire + liste de inventariere
Imobilizări (mijloace fixe)	laptopuri, telefon, utilaje, mobilier	existență + stare + serie/identificare
Obiecte de inventar	scaune, periferice, echipamente mici	verificare fizică și responsabil (gestionar)
Numerar	casa în lei/valută	numărare + verificare documente
Conturi bancare	solduri la bănci	extrase/confirmări sold
Creanțe	facturi de încasat	confirmări/analiză vechime, ajustări dacă e cazul
Datorii	facturi de plătit, împrumut asociat	confirmări/contracte/extrase
Bunuri la terți / ale terților la tine	leasing, custodie, consignație	liste separate + confirmări (termene în norme)

Inventarul e momentul bun să identifici stocuri degradate, fără mișcare, greu vandabile și să iei decizii (reducere, casare etc.).

Cum faci inventarierea patrimoniului pas cu pas? 

1) Pregătirea inventarierii

Aici faci setup-ul corect, ca să nu iasă haos:

• stabilești perioada / data inventarierii
• emiți decizia de inventariere (cu comisie, gestiuni, interval)
• te asiguri că evidența operativă și contabilă e la zi (intrări/ieșiri)
• pregătești spațiile: produse grupate, etichete, coduri, instrumente (inclusiv cititoare coduri de bare)
• iei de la gestionar declarație scrisă (dacă există gestiune), înainte de începerea inventarierii.

2) Inventarierea propriu-zisă

Acum faci verificarea factuală:

• numărare / măsurare / cântărire, după caz
• înscrii totul în liste de inventariere (pe gestiuni, pe categorii, pe locuri de depozitare)
• separi bunurile: ale firmei vs. bunuri ale terților aflate la tine (custodie, leasing, consignație etc.), în liste distincte.

3) Stabilirea rezultatelor + procesul-verbal

După inventar:

• compari faptic vs. scriptic
• stabilești plusuri/minusuri și cauze
• întocmești proces-verbal, care ar trebui să includă (printre altele): rezultatele, concluziile, cauze, persoane vinovate (dacă e cazul), propuneri, stocuri depreciate/fără mișcare, propuneri de casare/scoatere din funcțiune etc

Termen util: propunerile din procesul-verbal se prezintă administratorului în 7 zile lucrătoare de la încheierea inventarierii.

4) Înregistrarea rezultatelor și Registrul-inventar

• rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în maximum 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal
• rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate, conform legii
• completezi Registrul-inventar

Trebuie să știi că poți realiza o inventariere

• totală (în cadrul căreia se numără toate elementele patrimoniale)
• sau parțială (se numără doar anumite elemente; de exemplu: mărfuri).

Așa cum îți spuneam mai sus, pentru o evidență clară se întocmește o listă de inventariere, în care se vor centraliza toate datele despre elementele patrimoniale, plusurile și minusurile constatate.

Ce trebuie să știi despre această listă de inventariere?

• Lista de inventariere este documentul justificativ care stă la baza procesului de inventariere, indiferent de situația în care se realizează inventarul.
• Se întocmește într-un exemplar care cuprinde semnăturile tuturor membrilor comisiei de inventariere și de gestionar. 
• În baza informațiilor cuprinse în lista de inventariere se întocmește un proces-verbal de inventariere care va cuprinde:
  • scurtă prezentare a diferențelor identificate
  • motivele diferențelor (de exemplu erori operative)
  • propunerea pentru corecția diferențelor.
• Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
• Se poate întocmi digital, așa că poți descărca un model editabil de aici: descarcă un model de listă de inventariere pe care îl poți folosi în afacerea ta.

Ce riști dacă nu faci inventarierea?

Neefectuarea inventarierii intră la contravenții pentru nerespectarea reglementărilor privind efectuarea inventarierii (Legea 82/1991). În prezent, fapta se sancționează cu amendă de 2.000 – 20.000 lei.

Este important să îndeplinești obligațiile legale pentru a evita amenzile. Totodată, efectuarea inventarierii este o procedură care te ajută să-ți menții afacerea curată și sănătoasă din punct de vedere financiar.