Cum faci inventarierea patrimoniului pas cu pas
Una din obligațiile unui antreprenor este realizarea inventarului anual. Deoarece nu este un procedeu ușor, poți să afli din acest articol ce este, de ce se face și cum faci inventarierea patrimoniului pas cu pas. În plus, poți găsi și un model editabil de listă de inventariere pe care să o folosești pentru afacerea ta.
Cuprins
Ce este inventarierea patrimoniului?
Evidența contabilă trebuie să fie corectă și fidelă cu realitatea, întocmită conform prevederilor legale. În acest sens, legea prevede obligativitatea efectuării unei inventarieri anuale, și ori de câte ori survine necesitatea (vezi mai jos care sunt situațiile).
Ce este inventarierea și de ce se face?
Inventarierea reprezintă
- numărarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii
- verificarea modului de gestionare a patrimoniului
- și identificarea unor eventuale diferențe între soldul scriptic și cel faptic (ce se află în contabilitate și ce este prezent cu adevărat în firmă)
Inventarierea este necesară deoarece te ajută să
- stabilești situația reală a elementelor patrimoniale
- identifici eventualele erori de înregistrare în contabilitate
Atenție!
- Inventarierea patrimoniului firmei este o obligație legală prevăzută de OMFP 2861/2009.
- Neefectuarea inventarierii constituie contravenție conform Legii 82/1991, Art. 41, alin. 2, lit. d) și se sancționează cu amendă între 400 și 5.000 lei (Legea 82/1991, Art. 42, alin. (1)).
Când se face inventarierea patrimoniului?
Conform prevederilor Legii contabilităţii, ai obligaţia de a face inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute:
- la începutul activităţii
- cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar (de regulă la sfârșitul anului, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar)
- în cazul întocmirii situaţiilor financiare interimare destinate repartizării de dividende în cursul exerciţiului financiar
- în cazul fuziunii sau al încetării activităţii
- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege
- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere
- ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune
- cu prilejul reorganizării gestiunilor
- ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră
- sau în alte cazuri prevăzute de lege.
Cine face inventarierea?
Nu știi dacă trebuie să faci inventarierea patrimoniului pentru afacerea ta? Potrivit Legii contabilităţii 82/1991, sunt obligate să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii
- persoanele juridice (SRL)
- dar și persoanele care obțin venituri din activități independente organizate ca PFA, PFI, CMI, II, IF.
Important de reținut:
Răspunderea pentru organizarea inventarierii revine administratorului firmei/titularului PFA, care are obligația legală de a stabili și de a efectua inventarierea, în baza unei decizii de inventariere.
Cum faci inventarierea patrimoniului pas cu pas?
Legea Contabilității 82/1991 stabilește că prin inventariere se numără toate elementele de natura
- activelor (bunurile și creanțele societății)
- datoriilor
- și capitalurilor proprii (totalitatea resurselor investite în afacere).
Trebuie să știi că poți realiza o inventariere
- totală (în cadrul căreia se numără toate elementele patrimoniale)
- sau parțială (se numără doar anumite elemente; de exemplu: mărfuri).
Pentru o evidență clară se întocmește o listă de inventariere, în care se vor centraliza toate datele despre elementele patrimoniale, plusurile și minusurile constatate.
Ce trebuie să știi despre această listă de inventariere?
- Lista de inventariere este documentul justificativ care stă la baza procesului de inventariere, indiferent de situația în care se realizează inventarul.
- Se întocmește într-un exemplar care cuprinde semnăturile tuturor membrilor comisiei de inventariere și de gestionar.
- În baza informațiilor cuprinse în lista de inventariere se întocmește un proces-verbal de inventariere care va cuprinde:
- scurtă prezentare a diferențelor identificate
- motivele diferențelor (de exemplu erori operative)
- propunerea pentru corecția diferențelor.
- Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
- Se poate întocmi digital, așa că poți descărca un model editabil de aici:
Descarcă un model de listă de inventariere pe care îl poți folosi în afacerea ta.
Etapele inventarierii
Pentru a realiza corect inventarierea patrimoniului în firma ta, trebuie să știi că sunt mai multe etape și pași de parcurs:
- pregătirea inventarierii
- desfășurarea inventarierii
- înregistrarea rezultatelor inventarierii
Ce presupune pregătirea pentru inventariere?
Este momentul în care decizi efectuarea inventarierii și prin urmare în această etapă
- se formează comisia de inventariere
- se stabilește ce fel de inventariere se va face (parțială sau totală)
- se compară înregistrările din contabilitate cu cele din evidența operativă
Ce presupune inventarierea propriu-zisă?
După ce s-a încheiat etapa de pregătire, inventariera poate să se deruleze, conform legii. În acest moment se face inventarul propriu-zis prin efectuarea de
- calcule tehnice
- și operații de cântărire, măsurare sau numărare, după caz.
Important:
Toate elementele inventariate se înscriu în lista de inventariere.
Ce presupune înregistrarea rezultatelor inventarierii?
După realizarea inventarului
- se stabilesc diferențele (plusuri sau minusuri)
- se interpretează rezultatele (se stabilesc motivele diferențelor)
- se realizează procesul verbal de inventariere
Tot în această etapă eventualele nereguli trebuie justificate iar rezultatele, însoțite de justificări, sunt transmise departamentului contabil pentru eventualele reglări (stocul scriptic trebuie să fie identic cu cel faptic).
Este important să îndeplinești obligațiile legale pentru a evita amenzile. Totodată, efectuarea inventarierii este o procedură care te ajută să-ți menții afacerea curată și sănătoasă din punct de vedere financiar.
