Cum schimbi denumirea unei firme și ce trebuie să mai faci după

Când îți schimbi denumirea firmei, nu îți închizi afacerea și nici nu pornești alta de la zero, ci doar îți actualizezi un element de identificare în Registrul Comerțului. Este aceeași firmă, cu aceleași obligații și același istoric.

Citește în continuare și află ce presupune schimbarea numelui firmei, când și cum se face schimbarea denumirii firmei, care sunt implicațiile, dar și ce mai ai de făcut după.

Cum alegi denumirea potrivită pentru firma ta?

Numele firmei este unul dintre elementele importante la începerea unei afaceri. Astfel, trebuie ales cu grijă și inspirație, fiind reprezentativ pentru crearea și consolidarea unui brand.

Cea mai ușoară metodă pentru a găsi și a testa nume noi este cu ajutorul Generatorului de nume StartCo. Din două clickuri vezi zeci de variante de nume pentru firma ta și poți alege mai ușor unul reprezentativ și potrivit.

În schimb, dacă vrei să încerci să găsești un nume bun pe cont propriu, trebuie să ții cont de următoarele:

• poți alege un nume format din cuvinte inventate/acronime relevante 
• dacă alegi un nume mai lung, ar fi ideal să optezi pentru un joc de cuvinte, fiind astfel mai ușor de memorat
• un nume pozitiv va genera un nivel mai mare de încredere din partea clienților
• trebuie să eviți înscrieri ce conțin cuvinte precum: academic, universitar, școlar sau alte derivate – sunt interzise prin lege
• pot fi respinse denumiri cu „național”, „român”, „institut” (sau denumiri „de tip autoritate publică”), dacă pot crea confuzie cu instituții publice
• dacă noua denumire intră în conflict cu o marcă înregistrată, răspunderea revine solicitantului (deci merită să te gândești și la partea de trademark/brand).

Când poți schimba denumirea unei firme?

La fel ca și în cazul codurilor CAEN, te poți răzgândi în privința denumirii alese pentru firma ta. Astfel, oricând dorești (rebranding, extindere, repoziționare, evitare confuzii etc.)., poți opta pentru schimbarea denumirii firmei la ONRC.

Există mai multe situații în care poți alege să schimbi denumirea firmei tale:

• ca urmare a unei cesiuni sau în urma deciziei asociaților
• dacă dorești să preiei o firmă și să o transformi complet
• vrei să aduci un element de noutate firmei 
• sau vrei să îți creezi un nou brand. 

Cum schimbi denumirea firmei?

Schimbarea denumirii firmei nu este neapărat o procedură foarte complexă, nefiind cu mult diferită de alegerea numelui firmei. Cea mai simplă și mai rapidă metodă de a schimba denumirea firmei tale este prin intermediul platformei StartCo. Este 100% online, fără drumuri și formulare complicate, iar în doar câteva zile totul este gata.

În schimb, dacă vrei să schimbi denumirea la Registrul Comerțului, ai nevoie de câteva documente și va trebui să urmezi pașii:

1. Alege un nou nume (vezi aici mai multe informații despre cum alegi numele potrivit pentru afacerea ta). Este bine să ai câteva variante din care să poți alege una disponibilă.
2. Verifică disponibilitatea și fă rezervarea denumirii: depui cererea de verificare/rezervare cu 3 denumiri în ordinea preferințelor. Dovada de rezervare este valabilă 1 lună de la data generării. Cererea o depui online, prin formulare online cu semnătură electronică, e-mail/fax/poștă sau la ghișeu.
3. Pregătește actul modificator + actul constitutiv actualizat (cu noua denumire).
4. Completează cererea de înregistrare: ONRC cere Cererea de înregistrare (formular) + dovada rezervării + actele de mai sus.
5. Achită tarifele aplicabile (de regulă, publicarea în Monitorul Oficial)
6. Depune dosarul (online sau fizic)

Apoi, primești soluția + documentele actualizate. Cererea se soluționează, în mod uzual, în 1 zi lucrătoare de la înregistrare (pe bază de înscrisuri) iar încheierea registratorului se publică în BERC și poate fi vizualizată gratuit prin portalul de servicii online.

Acte necesare pentru a schimba denumirea firmei

Pentru modificarea numelui firmei, Registrul Comerțului solicită un dosar care să conțină următoarele documente:

• cerere verificare disponibilitate + rezervare denumire (operațiune prealabilă)
• cerere de înregistrare (mențiuni)
• dovada rezervării denumirii
• act modificator (decizie asociat unic / hotărâre AGA)
• act constitutiv actualizat
• după caz: avize/autorizații cerute de legi speciale + împuternicire
• dovada plății tarifelor legale (în special publicarea în Monitorul Oficial)

Odată cu modificarea denumirii, Registrul Comerțului va emite noi documente de Înmatriculare ale firmei: 

• certificat de înregistrare (CUI) 
• certificate constatatoare de autorizare a activității. 
• de asemenea, ulterior înregistrării la Registrul Comerțului va trebui să depui declarația 010 la ANAF și să îți preschimbi Certificatul de Înregistrare în Scopuri TVA (sau TVA intracomunitar), dacă este cazul.

Ce mai trebuie să faci după schimbarea denumirii?

După ce ai modificat denumirea firmei la Registrul Comerțului, nu uita sincronizarea cu tot ce folosești zi de zi:

1. Banca: actualizează denumirea pe cont și în contractele bancare.
2. Facturare & e-Factura: actualizează denumirea în programul de facturare și verifică în SPV dacă denumirea apare corect.
3. Contracte & clienți/furnizori: trimite o notificare scurtă („Firma X SRL, anterior Y SRL, CUI…, a devenit…”) ca să eviți întrebările la plată/validare.
4. Website & brand: domeniu, emailuri, semnături, social media, marketplace-uri.
5. Documente interne: șabloane, oferte, antete, politici GDPR, eventual afișaj la punctul de lucru.