Prelungire sediu social: când ai nevoie, ce acte pregătești și cum o faci corect
Expirarea sediului social nu e genul de detaliu birocratic pe care vrei să-l lași pe mai târziu. Un sediu social expirat îți poate bloca firma în relația cu ANAF (inclusiv prin declararea inactivității fiscale), iar efectele se pot vedea rapid în facturare, colaborări și în credibilitatea firmei.
Citește în continuare și află când trebuie să faci prelungirea, ce documente îți trebuie și cum depui corect la actele.
Cuprins
Ce înseamnă prelungirea sediului social?
Prelungirea sediului social înseamnă că prelungești valabilitatea documentului care îți dă dreptul să folosești spațiul declarat ca sediu (de exemplu: comodat / închiriere / contract de găzduire / drept de proprietate, după caz).
E important de reținut aici că nu se schimbă adresa (dacă se schimbă adresa, vorbim de schimbarea sediului social), iar durata dreptului de folosință asupra spațiului se actualizează în Registrul Comerțului.
Când vine vorba de costuri, ONRC nu percepe taxe și tarife pentru prelungirea sediului social.
Când trebuie să faci prelungirea sediului social?
Ai nevoie de prelungire dacă:
- contractul de comodat/închiriere pentru sediu are dată de expirare și se apropie termenul.
- ai semnat deja un act adițional / un contract nou, dar nu ai înregistrat mențiunea la ONRC.
- ai schimbat titlul sub care folosești spațiul (ex.: din comodat treci pe chirie) – practic, tot o actualizare a dreptului de folosință.
Dacă dreptul de folosință este pe durată nedeterminată (și așa apare în actul depus), de regulă nu ai ce prelungi. Verifică însă ce termen figurează înregistrat la ONRC (uneori, unii antreprenori depun contracte pe termen determinat fără să realizeze).
De ce e important să nu lași sediul să expire
1) Riști inactivitate fiscală
ANAF te poate poate declara inactiv dacă nu poate identifica firma la domiciliul fiscal declarat sau dacă sunt probleme legate de sediu/domiciliu fiscal. Articolul 92 din Codul de procedură fiscală reglementează registrul contribuabililor inactivi/reactivați și situațiile de declarare.
2) Inactivitatea fiscală poate ajunge și în cazierul fiscal
În cazierul fiscal se pot înscrie informații despre inactivitatea fiscală declarată potrivit legii, iar înscrierea se poate face și pentru reprezentanții legali (administrator).
Un sediu expirat nu înseamnă automat că gata, ești închis, dar îți crește mult riscul să ai probleme administrative și fiscale care se repară mai greu decât se previn.
Situații speciale pe care merită să le știi:
- Dacă firma are sediul stabilit temporar la sediul profesional al unui avocat, există limitări de durată (e un aranjament temporar, nu un sediu pe termen lung). Verifică atent forma contractului și termenul.
- Dacă sediul este într-un apartament: în anumite situații, poate fi relevant avizul privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință (Legea 196/2018).
Ce acte îți trebuie pentru prelungirea sediului social?
1) Prelungire sediu social SRL
În majoritatea cazurilor, când adresa rămâne aceeași, ai nevoie de:
- Cerere de depunere și/sau menționare acte (bifezi opțiunea aferentă prelungirii sediului)
- Actul adițional la contractul inițial (sau contract nou, dacă se schimbă documentul/titlul)
- Împuternicire, dacă depune altcineva decât reprezentantul legal
Depunerea se poate face:
- la ghișeu,
- prin poștă/curier,
- online, cu semnătură electronică calificată.
2) Prelungire sediu social PFA/II/IF
- cererea de înregistrare (bifată corespunzător),
- actul care dovedește dreptul de folosință,
- împuternicire (dacă e cazul).
Cum faci prelungirea sediului social, pas cu pas
Pasul 1: verifică data de expirare
Te uiți în contractul depus inițial (comodat/chirie) și vezi:
- data de început,
- data de sfârșit (dacă există),
- și dacă s-a înregistrat un termen la ONRC.
Pasul 2: semnează actul adițional (sau contract nou)
- Dacă doar prelungești perioada: act adițional.
- Dacă s-a schimbat proprietarul / se schimbă tipul de contract: de obicei contract nou (sau un act care reflectă corect noua situație).
Pasul 3: pregătește cererea pentru ONRC
Completezi cererea relevantă (SRL: depunere/menționare acte; PFA: cerere de înregistrare modificări).
Pasul 4: depui dosarul
ONRC acceptă depunerea și prin mijloace electronice, cu semnătură electronică calificată, iar cererea poate fi semnată olograf sau electronic (în funcție de cum depui).
Pasul 5: primești soluționarea
Ca regulă generală, cererile ONRC sunt soluționate de registrator pe bază de înscrisuri și pot exista situații în care se cer documente suplimentare; pentru unele mențiuni, termenul de soluționare este de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii, dar pot exista și variații.
Dacă vrei să scapi de toți acești pași și să-ți prelungești sediul social din doar câteva clickuri, o poți face prin intermediul platformei StartCo. Nu mergi la Registru, nu stai la cozi, nu-ți bați capul cu formulare și ai și consultanță inclusă. Totul 100% online și gata în doar câteva zile.
Și nu uita: dacă ai sediu pe contract cu termen, pune-ți un reminder cu 30–45 de zile înainte de expirare. Prelungirea e una dintre acele formalități mici care, ignorate, pot declanșa probleme mult mai mari decât un drum la Registru.
De obicei, da – poți depune mențiunea și ulterior, dar între timp firma poate fi expusă riscurilor (inclusiv fiscale). Cel mai sănătos este să depui înainte de expirare.
Prelungire sediu social = prelungești dreptul de folosință asupra spațiului sediului. În schimb, Prelungire durată de funcționare = modifici durata firmei din actul constitutiv (procedură separată cu reguli distincte).
În mod obișnuit, nu este cerință standard să autentifici notarial un act adițional de comodat/chirie pentru sediu (depinde însă de forma contractului, de părți și de situație). Important este să fie un înscris valabil și lizibil, depus corect.
