Când ai nevoie de casă de marcat: reguli, excepții și pași practici

Dacă ai PFA sau SRL și urmează să vinzi produse ori să prestezi servicii, o întrebare apare inevitabil: îmi trebuie casă de marcat? Și (la fel de des) apar și alte confuzii: dacă emiți factură, mai ai nevoie? Dar dacă încasezi cu cardul? Sau când vinzi online?.

Citește în continuare și află când ai nevoie de casă de marcat, care sunt excepțiile potrivit legii și amenzi riști pentru neîndeplinirea obligațiilor.

Ce este casa de marcat?

Casa de marcat este dispozitivul electronic pe care trebuie să îl folosească toţi proprietarii de

• magazine,
• saloane,
• restaurante
• ori alte tipuri de organizaţii comerciale

pentru înregistrarea vânzărilor efectuate în unitatea pe care o dețin.

Casa de marcat înregistrează tranzacțiile financiare din cadrul firmei, iar bonul fiscal se predă clienților. Desigur, dacă se solicită, clientului îi poate fi eliberată și factura fiscală.

Regula de bază: când devine obligatorie casa de marcat?

În România, obligația se leagă de încasări. Pe scurt, ai nevoie de aparat de marcat (casă de marcat) dacă încasezi contravaloarea bunurilor/serviciilor cu:

• numerar (cash)
• card (plată cu cardul)
• alternativă la numerar (ex. vouchere etc., în funcție de caz)

în contextul livrării de bunuri cu amănuntul sau prestării de servicii către populație (și nu numai: legea include și încasările de la persoane juridice în situațiile prevăzute).

Mai simplu spus, dacă ai un punct de vânzare/servicii și iei bani pe loc (cash sau card), în majoritatea cazurilor vei avea nevoie de casă de marcat.

Când nu ești obligat să folosești casa de marcat?

1) Dacă încasezi doar prin transfer bancar (fără cash/card)

Dacă banii intră în cont doar prin virament/OP, de obicei nu ai nevoie de casă de marcat (nu ai ce bate pe casă).

Atenție: dacă ai și situații ocazionale de cash/card, regula se schimbă pentru acele încasări.

2) Dacă ești într-o categorie exceptată de lege

Există o listă de activități pentru care încasările sunt exceptate de la obligația utilizării casei de marcat. Printre cele mai întâlnite sunt:

• profesii liberale (în forme care nu implică o firmă)
• comerțul cu amănuntul prin corespondență (cu nuanțe importante pentru livrarea la domiciliu)
• servicii de instalații / reparații la domiciliul clientului
• plus alte activități (transport public pe bază de bilete, vânzare ziare/reviste etc.)

Atenție: faptul că ai un cod CAEN în zona exceptată nu e întotdeauna suficient. Contează cum încasezi și cum livrezi/prestezi.

Casă de marcat vs POS

Casa de marcat și POS-ul sunt două lucruri diferite:

• Casa de marcat = înregistrează fiscal vânzarea și generează bonul fiscal.
• POS / mijloace moderne de plată = doar metoda de încasare.

De la 1 ianuarie 2026, legislația privind mijloacele moderne de plată a fost modificată (prin Legea 239/2025) și extinde obligația de a putea accepta plăți moderne (în anumite condiții). Dar ceea ce e important de reținut este faptul că POS-ul nu înlocuiește casa de marcat.

Ce trebuie să faci dacă ai nevoie de casă de marcat?

1) Alege aparatul potrivit (fix sau mobil)

Dacă lucrezi în teren (livrări, servicii la domiciliu), uită-te la variante portabile, cu conectivitate (Wi-Fi/SIM).

2) Cumpără prin distribuitor autorizat + service acreditat

Legea tratează explicit obligația de dotare cu aparate achiziționate prin canale autorizate.

3) Obține identificarea/înregistrarea (C801, SPV)

Formularul C801 este formularul ANAF pentru atribuirea numărului de ordine/NUI în registrul aparatelor de marcat.

4) Fiscalizare + conectare (transmitere date)

După instalare/fiscalizare, aparatul transmite datele către ANAF (în funcție de model și regim). În plus, nu uita: dacă aparatul se defectează, intri în regimul de registru special + chitanțe, până la repunerea în funcțiune.

Pe lângă asta, mai trebuie să știi și ce păstrezi (și pentru cât timp). Din perspectiva controalelor, contează enorm partea de arhivare:

• Jurnalul electronic (pentru AMEF cu jurnal electronic): 5 ani
• Registrul special: se arhivează și se păstrează 10 ani
• Raportul fiscal de închidere zilnică (raport Z): 5 ani

Ce amenzi riști pentru neîndeplinirea obligațiilor?

1) Dacă trebuia să ai casă de marcat și nu ai

Contravenția pentru neîndeplinirea obligației de dotare (art. 10 lit. e) se sancționează cu amendă 10.000 – 20.000 lei și poate veni cu măsuri complementare (inclusiv suspendare până la dotare + dovada plății).

2) Dacă nu înmânezi bonul / nu eliberezi factura la cerere

Există sancțiuni inclusiv pe componenta operațională (operator/casier). Pentru contravenția de la art. 10 lit. g), amenda poate fi 1.000 – 2.000 lei (aplicată persoanelor fizice).

3) Cod QR pe bon și perioada de tranziție

Au apărut cerințe legate de tipărirea unor informații și sub formă de cod QR pe bon (pentru anumite modele), iar aplicarea sancțiunilor pentru bonuri emise fără aceste elemente a fost suspendată până la 1 noiembrie 2026.