Ghid complet REGES: Ce este, cum creezi un cont, cum îl accesezi și pași pentru delegare

REGES-ONLINE este noua versiune digitală a Registrului General de Evidență a Salariaților care înlocuiește vechea aplicație Revisal. Conform prevederilor H.G. 295/2025, toți angajatorii din România vor trebui să folosească platforma REGES-ONLINE pentru evidența salariaților.

Pe lângă faptul că noua aplicație REGES aduce o serie de noutăți importante (de la completarea exclusiv online a datelor și până la accesul direct al angajaților la propriile informații de muncă), trebuie să mai știi că toți angajatorii au obligația de a se înregistra în platforma REGES-ONLINE până la data de 30 septembrie 2025.

Ce este REGES-ONLINE?

REGES este un sistem informatic centralizat, administrat de Inspecția Muncii, prin care angajatorii completează, transmit și actualizează datele privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor de muncă (CIM) exclusiv online.

Practic, platforma web REGES-ONLINE:

• va înlocui complet vechea aplicație Revisal
• nu mai trebuie instalat niciun program local
• transmiterea fișierelor .rvs nu mai este necesară

De ce este Revisal înlocuit de REGES-ONLINE?

Răspunsul e simplu, mai ales dacă întrebi orice contabil care a folosit Revisal până acum: trebuie să instalezi aplicația, să înregistrezi contractele de muncă, apoi să exporți fișierul, să-l încarci manual online și la sfârșit, să verifici manual numărul de înregistrare pentru confirmare. Procesul e destul de complicat și implică riscuri (pierderea bazei de date, versiuni neactualizate ale software-ului etc.).

Scopul principal al introducerii REGES-ONLINE este digitalizarea completă a evidenței muncii și creșterea transparenței. Platforma modernizată oferă transparență și eficiență administrativă sporită în gestionarea datelor despre angajați.

Mai mult, salariații beneficiază acum de acces direct la propriul istoric profesional, iar autoritățile pot interoga o bază de date unică, actualizată în timp real.

Cine are obligația să utilizeze REGES-ONLINE?

Pe scurt, conform legislației, toți angajatorii care au cel puțin un salariat vor trebui să folosească noul REGES. Mai precis:

• persoanele juridice sau fizice (SRL, SA, PFA cu angajați, până la ONG-uri, cabinete individuale etc.)
• instituțiile și autoritățile publice ori alte entități juridice care au personal angajat pe bază de contract de muncă
• misiunile diplomatice, oficiile consulare și reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România

Cu alte cuvinte, indiferent de forma juridică sau domeniul de activitate, dacă ai calitatea de angajator, ai obligația să te înrolezi și să completezi registrul digital al salariaților. Iar asta este valabil și pentru cei care au avut angajați (chiar dacă în prezent nu mai au) pentru că în viitor, când vor angaja din nou, tot REGES va trebui folosit.

Există totuși și o excepție de la utilizarea platformei: dacă ai doar contract de mandat (administrare), atunci nu e nevoie de REGES pentru că acesta nu se înregistrează la ITM.

Important: Angajatorii nou-înființați după apariția noilor reguli sau cei care nu aveau un Revisal întocmit până la data de 31 martie 2025 vor utiliza direct REGES de la primul contract de muncă înregistrat și nu mai pot folosi deloc vechiul Revisal.

Când devine obligatoriu REGES?

Tranziția de la Revisal la REGES-Online se face treptat, însă are un termen limită clar stabilit de autorități. Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 (care reglementează noul registru digital) a intrat în vigoare la 31 martie 2025, moment din care a început perioada de acomodare de 6 luni.

De la 30 aprilie 2025 au început să se aplice sancțiuni pentru nerespectarea noilor obligații prevăzute de lege, iar data de 30 septembrie 2025 este termenul-limită până la care angajatorii trebuie să finalizeze tranziția completă către noua platformă.

Important: Dacă ai folosit Revisal în trecut, poți continua și în perioada de tranziție să transmiți date prin fișiere .rvs generate din vechea aplicație până la data înregistrării efective în REGES-ONLINE, dar nu mai târziu de termenul de 30 septembrie 2025. Odată ce ți-ai creat cont în noul sistem și ai acces la registrul online, nu vei mai utiliza Revisal. De altfel, încă din 9 mai 2025 Inspectoratele de Muncă au încetat să mai elibereze username și parolă pentru aplicația Revisal, precum și serviciile de recuperare a bazelor de date Revisal, semn că tranziția către sistemul online este definitivă.

Care sunt diferențele între REGES-ONLINE și Revisal?

Noul REGES nu este doar o copie web a Revisalului, ci aduce schimbări substanțiale față de vechiul sistem. Iată cele mai importante diferențe și noutăți:

• Platformă online vs. aplicație locală: REGES-ONLINE se accesează direct prin browser, fără instalarea unui program pe calculatorul local. Toate actualizările se fac centralizat, pe serverul Inspecției Muncii și nu pe PC-ul angajatorului (care necesita actualizări manuale și exportul periodic al fișierelor de transmisie).
• Informații suplimentare de raportat: Față de vechiul Revisal, REGES colectează mai multe date despre raportul de muncă al salariaților. De exemplu, angajatorii sunt acum obligați să înregistreze în registru detalii precum locul de muncă (dacă este fix sau mobil), durata și repartizarea timpului de muncă (normă întreagă, telemuncă etc.), informații despre detașări (atât naționale, cât și internaționale), perioadele și cauzele suspendării CIM (inclusiv concediile medicale), identificarea utilizatorului în cazul muncii temporare (leasing de personal), precum și salariul de bază și celelalte drepturi salariale ale fiecărui angajat.
• Acces direct pentru angajați: O noutate majoră adusă de REGES este crearea unei interfețe dedicate salariaților. Angajații (și foștii angajați) își pot crea propriul cont în sistem, având posibilitatea să consulte online datele despre contractele lor de muncă. Ei pot descărca extrase oficiale cu istoricul de muncă, sunt notificați la fiecare modificare operată de angajator în registru (de exemplu, o majorare salarială, o suspendare de contract) și își pot dovedi mult mai ușor vechimea în muncă în relația cu alte instituții.
• Centralizare și preluare automată a datelor firmelor: REGES-ONLINE este interconectat cu baza de date a Registrului Comerțului și cu alte registre oficiale. Astfel, firmele înregistrate la ONRC sunt deja preînregistrate în platformă, pe baza CUI-ului lor. Reprezentantul legal nu mai trebuie să introducă manual datele de identificare ale angajatorului în sistem, ci doar să solicite acces pentru firma sa (caz în care platforma verifică automat calitatea de reprezentant legal în RECOM).
• Eliminarea riscurilor tehnice și a dependenței de un singur calculator: În vechiul sistem, registrul electronic al salariaților era stocat local, ceea ce însemna că pierderea computerului sau a bazei de date putea genera probleme majore, iar recuperarea datelor era anevoioasă. În REGES, datele sunt stocate în siguranță pe serverele Inspecției Muncii, reducând riscul pierderii informațiilor. Autentificarea nu mai depinde de un username/parolă emisă de ITM (care putea fi uitată sau compromisă), iar utilizatorii se autentifică prin metode sigure (identitate digitală sau semnătură electronică calificată).

Cum îmi creez un cont în REGES-ONLINE?

Pentru a utiliza platforma REGES, primul pas este crearea unui cont de utilizator. Acest cont este individual, legat de CNP-ul persoanei care se înregistrează și poate fi creat fie de reprezentantul legal al angajatorului, fie de o persoană împuternicită de acesta.

Există două modalități de autentificare și creare a contului în platformă:

1. Prin identitatea digitală ROeID: Aceasta este o aplicație mobilă oficială, oferită de Autoritatea pentru Digitalizarea României, care permite identificarea electronică a cetățenilor. Dacă nu folosești încă aplicația, o poți descărca gratuit pe telefon și îți poți crea identitatea digitală parcurgând câțiva pași simpli (fotografiere act, verificare facială etc.).
2. Prin certificat digital calificat: Dacă deții o semnătură electronică calificată, o poți folosi pentru autentificarea în REGES. Platforma validează automat certificatele calificate conforme cu Legea nr. 214/2024. Practic, la logare alegi opțiunea de autentificare cu certificat, semnezi digital solicitarea de acces și intri în cont.

Teoretic, există și o a treia modalitate: prin activarea contului la ghișeul ITM (metodă temporară). Solicitarea aprobării unui cont la inspectoratul teritorial de muncă s-a prevăzut ca o soluție de tranziție pentru cei care nu pot utiliza ROeID sau un certificat digital, dar la nivel practic, ea nu funcționează. Așadar, ROeID și certificatul digital calificat rămân singurele opțiuni concrete pe care le poți utiliza.

După ce ai creat contul și te-ai autentificat, va trebui să soliciți accesul la registrul entității angajatoare relevante. În funcție de situație, procesul de autorizare a accesului la registru diferă ușor:

• Pentru reprezentanții legali ai firmelor înregistrate la ONRC: Autorizarea accesului la registru se realizează automat de către sistem, prin verificarea calității de reprezentant în baza de date ONRC (RECOM). După ce te-ai logat, trebuie să inițiezi o cerere de acces introducând CUI-ul firmei, iar platforma confirmă pe loc dacă ești înregistrat ca reprezentant legal. Dacă da, vei primi imediat acces la registrul respectiv.
• Pentru entități neînregistrate la Registrul Comerțului: Procedura implică încărcarea unor documente în portal, pentru validarea angajatorului. Trebuie să transmiți documente (semnate electronic) precum: hotărârea judecătorească de înființare sau alt act de constituire, certificatul de înregistrare fiscală (CIF), precum și actul care atestă calitatea de reprezentant legal. Aceste fișiere se încarcă direct în cererea de autorizare a accesului, în secțiunea indicată, și sunt verificate ulterior de inspectorul de muncă competent.
• Pentru împuterniciții reprezentanților legali (angajatori cu capital privat): Dacă persoana care creează contul acționează ca împuternicit (de exemplu, un contabil care vrea să înregistreze firma clientului), atunci, pe lângă documentele angajatorului menționate mai sus, se vor încărca și documentele care atestă împuternicirea. Conform procedurii oficiale, e nevoie fie de o împuternicire notarială din partea reprezentantului legal, fie de contractul de prestări servicii (sau actul adițional) din care să rezulte obligația prestatorului de a crea contul de acces al angajatorului în registru. Altfel spus, trebuie demonstrat că respectiva persoană are dreptul legal de a acționa în numele firmei angajatoare (documentele se încarcă în portal semnate digital de către împuternicit).
• Pentru angajatori instituții publice (cu capital de stat) și împuterniciții lor: Procedura este similară, însă actele de împuternicire pot fi semnate digital de către conducătorul instituției în loc de notar. Se vor încărca actul de numire/actul constitutiv al instituției, documentul care atestă calitatea de reprezentant legal, certificatul de înregistrare fiscală și împuternicirea semnată digital de către reprezentantul legal (sau împuternicire notarială, dacă e cazul) pentru solicitant.

După parcurgerea acestor pași și aprobarea eventuală a documentelor, angajatorul (sau împuternicitul) va avea acces autorizat la registrul online al firmei și poate începe să opereze datele despre salariați.

Important: Dacă firma are unități fără personalitate juridică (sucursale, puncte de lucru etc.), acestea pot obține acces și pot gestiona registrul propriu doar dacă li s-a delegat competența atât pentru încheierea contractelor de muncă, cât și pentru completarea și transmiterea datelor în REGES. Cele două condiții sunt cumulative; dacă sucursala nu are aceste împuterniciri, evidența salariaților săi trebuie gestionată în continuare de angajatorul de care aparține, până la obținerea delegării formale a competențelor.

Cine poate completa date în REGES-ONLINE?

Conform HG 295/2025, un angajator are două opțiuni pentru a îndeplini obligația de a completa și transmite datele în registrul electronic al salariaților:

1. Gestionare internă (prin salariații proprii): Poți desemna, prin decizie scrisă, unul sau mai mulți salariați din cadrul organizației care să se ocupe de completarea și transmiterea datelor în REGES.

Important: persoanele desemnate trebuie să fie angajate cu contract individual de muncă. Noua reglementare a eliminat posibilitatea de a împuternici „pe oricine”, doar salariații tăi pot avea aceste atribuții interne.

Această schimbare afectează mai ales firmele mici, obligându-le fie să angajeze în mod formal persoana care se va ocupa de REGES, fie să opteze pentru externalizarea serviciului. În practică, dacă ești în situația de asociat unic fără contract de muncă în propria firmă, va trebui ori să îți faci tu însuți un contract de muncă, ori să delegi sarcina completării registrului către un prestator extern.

2. Externalizarea către un prestator de servicii: Poți îndeplini obligația legală și prin contractarea unui furnizor extern specializat, care să preia responsabilitatea completării și transmiterii datelor în registru.

Multe firme aleg să lase această sarcină în seama expertului contabil, a serviciului de resurse umane sau a unei firme de contabilitate/personal. Poate avea calitatea de prestator orice entitate sau persoană autorizată să ofere servicii de evidență a salariaților: de exemplu, o persoană fizică autorizată (PFA), un expert contabil sau contabil autorizat (individual ori printr-o societate de profil), sau o altă persoană juridică specializată.

Indiferent de varianta aleasă, responsabilitatea finală pentru acuratețea și transmiterea la timp a datelor rămâne la tine. Trebuie să te asiguri că persoanele desemnate (intern sau extern) cunosc și respectă prevederile legale privind completarea registrului. De asemenea, trebuie respectate regulile de confidențialitate a datelor cu caracter personal, respectiv operatorii registrului (HR-iștii sau contabilul delegat) vor prelucra datele angajaților conform GDPR.

Cum se face delegarea accesului în REGES-ONLINE?

După ce ți-ai creat contul și ai acces la registrul online al firmei, poate vrei să oferi acces în platformă și altor persoane (unui salariat desemnat intern, prestatorului extern care se va ocupa de administrarea registrului etc.). Poți face asta prin funcționalitatea de Delegare din portalul REGES.

Delegarea în platformă presupune înregistrarea online a unei „împuterniciri” de acces la registrul curent către o altă persoană sau entitate. Găsești opțiunea în meniul Registre → Delegare al aplicației de angajator. Iată pașii și informațiile necesare pentru a completa formularul de delegare:

• Selectezi calitatea în care acționează persoana care completează delegarea: Reprezentant legal (dacă delegarea e făcută direct de administrator/director) sau Împuternicit (dacă delegarea e realizată de cineva care deja are o împuternicire generală de la angajator).
• Introduci identificatorul angajatorului (Tip identificare societate – de regulă se lasă CUI/CIF, codul unic al firmei) pentru a preciza registrul căruia i se adresează delegarea.
• Alegi tipul delegatului: poate fi un Angajat (persoană fizică ce are CNP, de regulă salariatul propriu desemnat) sau un Prestator (persoană juridică/PFA cu CIF, în cazul externalizării către o firmă). Există și opțiunea Angajat cu drept de delegare pentru situații speciale (dacă vrei să împuternicești un salariat care la rândul lui să poată delega mai departe, însă în practică majoritatea delegărilor vor fi de tip simplu: fie angajat operator, fie prestator extern).
• Introduci identificatorul delegatului: dacă ai ales Prestator, vei completa CUI/CIF-ul prestatorului; dacă ai ales Angajat, vei completa CNP-ul persoanei delegate (care trebuie să aibă cont de utilizator creat în platformă).
• Specifici data de începere a delegării (de obicei data curentă sau o dată viitoare de la care vrei să fie valabil accesul) și opțional data de încetare (dacă știi că delegarea e pe durată determinată, altfel poate rămâne nedeterminată).
• Bifezi declarația pe propria răspundere, confirmând că delegarea pe care o înregistrezi se bazează pe un act valid deja încheiat între părți (adică ai în spate fie decizia internă de desemnare a salariatului, fie contractul de prestări servicii cu firma de contabilitate). Această confirmare este importantă pentru legalitate deoarece declarați că există documente suport și nu faceți delegarea la întâmplare.

După completarea acestor câmpuri, verifici sumarul și apoi dai click pe Transmite pentru a finaliza delegarea. Platforma va afișa un mesaj de confirmare, iar delegatul va primi acces conform parametrilor stabiliți (de exemplu, dacă este un prestator extern, acesta va vedea în contul său registrul firmei tale și va putea opera datele).

Cum accesez REGES-ONLINE ca salariat?

Platforma REGES-ONLINE aduce beneficii și pentru salariați, nu doar pentru angajatori. Conform noilor reguli, fiecare salariat (sau fost salariat) își poate accesa propriile informații din registrul de evidență a contractelor de muncă. Inspecția Muncii a dezvoltat o interfață specială denumită Registrul pentru salariați în portalul online.

Pentru a folosi REGES ca salariat:

• trebuie să îti creezi un cont de utilizator (similar cu cel al angajatorilor, dar în secțiunea dedicată salariaților)
• să te autentifici (fie prin identitatea digitală ROeID, fie cu certificat digital calificat. Cei care nu au posibilitatea folosirii acestor mijloace pot apela la inspectoratul teritorial de muncă pentru activarea contului de salariat, în baza verificării actului de identitate la ghișeu)
• După activarea contului, poți vedea toate contractele tale de muncă încărcate de angajatori în registrul electronic de-a lungul timpului. Poți descărca extrase oficiale (în format PDF) cu privire la vechimea în muncă și istoricul tău profesional. În plus, platforma îți trimite notificări ori de câte ori apare o schimbare în registru legată de situația ta.

Dacă nu vrei (din varii motive) să utilizezi platforma REGES, trebuie să știi că variantele offline de până acum rămân valabile. Astfel, dacă ai nevoie de eliberarea unei adeverințe de vechime sau a unui extras al registrului tău, le poți obține:

• direct de la angajator (angajatorul are în continuare obligația de a furniza aceste documente la încetarea contractului)
• de la terminalele electronice instalate în sediile ITM
• sau direct de la ghișeele inspectoratului de muncă

Care sunt sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor legate de REGES-ONLINE?

Obligațiile privind registrul salariaților sunt prevăzute de lege, așa că nerespectarea lor se sancționează contravențional. Trebuie să fii atent atât la respectarea termenelor de înregistrare a datelor, cât și la acuratețea completării:

• Potrivit noilor reglementări, netransmiterea la timp a datelor sau completarea incompletă/incorectă atrage amenzi cuprinse între 5.000 și 10.000 de lei, în funcție de gravitatea faptei.
• Mai mult, pentru neefectuarea tranziției complete de la Revisal la REGES-Online până la termenul limită de 30 septembrie 2025, amenda este cuprinsă între 15.000 și 20.000 de lei.
• Toate contravențiile sunt constatate și sancționate de către inspectorii de muncă.

Desigur, sancțiunile sunt ultimul resort. În practică, dacă respecți regulile (îți creezi cont, migrezi datele la timp și continui să înregistrezi prompt fiecare angajare, modificare sau încetare), nu ai de ce să te îngrijorezi cu privire la sancțiuni.

Majoritatea termenelor de raportare au rămas similare cu cele din vechea legislație (ex.: înregistrarea unui nou contract cel târziu în ziua anterioară începerii activității, raportarea modificării salariului sau a funcției în maximum 20 de zile lucrătoare de la data aplicării schimbării, înregistrarea unei suspendări cel târziu în ziua anterioară debutului suspendării ș.a.). Prin urmare, dacă respectai aceste termene înainte, va trebui să continui să le respecți și în REGES.

Concluzie: pregătește-te din timp pentru REGES

Nu aștepta luna septembrie – începe chiar acum procesul de tranziție! Creează-ți contul în platformă, verifică procedura de autorizare a accesului pentru firma ta și familiarizează-te cu noua interfață.

Stabilește din timp cine va gestiona registrul (un angajat intern sau firma de contabilitate) și asigură-te că acea persoană își creează la rândul ei cont și primește delegarea corespunzătoare. Dacă ai nevoie de documente notariale sau contracte de prestări servicii, încheie-le din vreme, ca să poți opera delegările fără întârziere.

Iar dacă ai nevoie de ajutor, nu uita că StartCo e lângă tine la fiecare pas.

• Ai nevoie de o semnătură digitală calificată? O poți obține de aici în doar câțiva pași simpli, 100% online.
• Vrei să scapi de grija contabilității? La StartCo ai servicii complete de contabilitate și propriul tău contabil dedicat. Îți faci cont în REGES, delegi accesul unuia dintre experții noștri cu experiență și acreditare CECCAR… și gata, ai scăpat! Lună de lună ai acces la contabilul tău dedicat, răspunsuri la toate întrebările tale despre taxe și contabilitate și ești la curent cu noutățile fiscale și actualizări despre contabilitatea ta.

Întrebări Frecvente