Regulile e-Factura pe care trebuie să le știi ca antreprenor
Ești la început de drum în antreprenoriat și ai auzit de e-Factura, dar nu știi exact cum funcționează sau ce reguli trebuie să respecți? Acest ghid îți va explica tot ce trebuie să știi pentru a fi în conformitate cu sistemul e-Factura și pentru a evita amenzi costisitoare..
Ce vei găsi în acest articol
Ce este e-Factura și de ce este importantă?
E-Factura este sistemul electronic obligatoriu prin care se transmit toate facturile emise între firme sau între o firmă și o instituție din România. Iată ce trebuie să știi:
- Când emiți o factură unui client (firmă sau instituție din România), trebuie să o transmiți prin e-Factura.
- Toate facturile emise pe firma ta de către alte firme din România vor fi primite prin e-Factura.
Important: De la 1 ianuarie 2025, și facturile emise către persoane fizice vor trebui transmise prin e-Factura.
Ce facturi se transmit și ce facturi nu se transmit prin e-Factura
Facturi care se transmit prin e-Factura:
- Facturile fiscale emise unei alte firme (SRL, PFA, SA, CMI, etc.)
- Facturile emise instituțiilor din România
Facturi care nu se transmit prin e-Factura:
- Facturile emise persoanelor fizice (se vor transmite începând cu 1 ianuarie 2025)
- Facturile emise clienților din străinătate
- Facturile simplificate și bonurile fiscale
Ce trebuie să faci pentru a respecta regulile e-Factura?
1. Accesul în SPV
Ai nevoie de acces în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe CUI-ul firmei tale pentru a putea transmite și primi facturile în și din e-Factura.
Hint: Unii antreprenori sunt tentați să lase accesul în SPV exclusiv în responsabilitatea contabilului. Nu e o idee bună! Ca proprietar și reprezentant legal al firmei, e important să ai și tu acces la SPV.
Pentru a obține acces în SPV, ai nevoie de un certificat digital calificat (o semnătură electronică calificată) pe numele tău.
Important: vei putea folosi această semnătură și în multe alte situații în care îți va ușura viața de antreprenor:
- Semnarea contractelor la distanță
- Accesarea diverselor platforme guvernamentale
- Depunerea declarațiilor fiscale online
- Semnarea documentelor oficiale ale companiei
2. Programul de facturare integrat cu e-Factura
Facturile transmise prin e-Factura trebuie să fie în format XML. În loc să te complici cu generarea și încărcarea manuală, folosește un program de facturare care face asta automat pentru tine.
Cu un astfel de program:
- Emiți factura ca de obicei
- Programul generează fișierul XML
- Îl trimite automat în e-Factura
- Primești confirmarea direct în program, fără să te loghezi în SPV
- Primești facturile de la furnizori din e-Factura direct în program
Hint: Când alegi un program de facturare, asigură-te că are toate aceste funcționalități integrate pentru e-Factura. Vei economisi mult timp și energie pe termen lung.
3. Transmiterea facturilor în e-Factura
Facturile emise trebuie transmise în e-Factura în maxim 5 zile calendaristice de la data emiterii.
Hint: Folosește un program de facturare care îți monitorizează automat statusul transmiterii și te alertează dacă există probleme.
Atenție la amenzi! Netransmiterea la termen a facturilor prin e-Factura poate aduce sancțiuni semnificative:
- De la 5.000 lei la 10.000 lei pentru contribuabilii mari
- De la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- De la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice
Important de reținut: Se sancționează fapta de netransmitere, nu fiecare factură netransmisă în parte. Totuși, aceste amenzi pot fi substanțiale, așa că asigură-te că respecți termenul de 5 zile pentru toate facturile tale.
4. Rectificarea unei facturi transmise deja în e-Factura
Dacă trebuie să rectifici o factură transmisă deja în e-Factura, urmează acești pași:
- Stornează factura inițială.
- Emite o nouă factură, cu datele corecte.
- Transmite ambele facturi în e-Factura.
5. Preluarea facturilor din e-Factura
La fel cum tu trebuie să trimiți facturile emise prin e-Factura, și furnizorii tăi trebuie să îți transmită facturile prin același sistem.
Atenție: De la 1 iulie 2024, nu mai poți înregistra în contabilitate facturi de la furnizori români care nu ți-au fost transmise prin e-Factura. Consecințele nerespectării acestei reguli sunt severe:
- Riști o amendă de 15% din valoarea facturii înregistrate incorect.
- Această amendă se aplică pentru fiecare factură înregistrată fără a fi fost primită prin e-Factura
Pentru a evita aceste amenzi costisitoare:
- Asigură-te că toți furnizorii tăi români îți transmit facturile prin e-Factura.
- Verifică regula facturile preluate din e-Factura pentru a te asigura că ai primit toate facturile așteptate.
- Nu înregistra nicio factură în contabilitate până nu o primești prin e-Factura.
Soluții pentru gestionarea e-Factura
Toate aceste reguli pot părea copleșitoare, dar există soluții care simplifică procesul. StartCo oferă un sistem integrat care acoperă toate aspectele e-Factura:
- Emiterea facturilor direct din platformă
- Transmiterea automată în sistemul e-Factura
- Preluarea facturilor de la furnizori
Hint: Dacă ți-ai înființat firma prin StartCo sau folosești serviciile noastre de contabilitate, ai acces la aceste funcționalități fără costuri suplimentare. Practic, ești pregătit pentru e-Factura din prima zi, fără eforturi în plus.
Indiferent de soluția pe care o alegi, asigură-te că te ajută să respecți ușor toate regulile e-Factura. Un sistem eficient îți va economisi timp și te va feri de greșeli costisitoare.
Concluzie
Respectarea regulilor e-Factura poate părea complicată la început, dar cu tool-urile potrivite și o înțelegere clară a procesului, vei reuși să te conformezi fără probleme. Investiția într-un program de facturare bun și în educația ta despre e-Factura te va feri de stresul și amenzile cauzate de greșeli neintenționate.
