Dosarul de salariat – ce este și ce trebuie să conțină?
Vrei să fii în regulă cu toate aspectele legale? Trebuie să acorzi atenție documentelor cerute de lege și să te asiguri că le ai întocmite corespunzător, pentru a evita astfel eventualele amenzi din partea ANAF sau ITM. Citește în continuare și află tot ce trebuie să știi despre dosarul de salariat – ce este și ce trebuie să conțină.
Cuprins
Dosarul de salariat – ce este?
În conformitate cu prevederile art. 7 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017, ai obligația legală de a întocmi un dosar de salariat pentru fiecare dintre angajați.
Ce este dosarul de salariat? Concret este un dosar care cuprinde toate documentele care au legătură cu angajatul, de la CV și fișa de instruire, până la actele cu privire la suspendarea sau încetarea CIM.
Acesta este obligatoriu și trebuie ținut
- la sediul social
- sau la punctul de lucru, în funcție de locul din care se desfășoară activitatea, conform contractului individual de muncă.
Important:
- Dosarul de salariat (de personal) trebuie prezentat inspectorilor ITM, la solicitarea acestora.
- Lipsa dosarelor de salariat se sancționează cu amendă între 5.000 și 8.000 de lei (art. 8 alin. (2) lit. b) din aceeași H.G.)!
Dosarul de salariat – ce trebuie să conțină?
Potrivit dispozițiilor art. 7 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților, dosarul de salariat cuprinde cel puțin următoarele documente:
Actele necesare la angajare
Toate documentele necesare angajării vor fi păstrate într-un dosar de salariat. Printre documentele prevăzute de lege sunt următoarele:
- copii ale actelor de identitate ale angajatului: carte de identitate, certificat de naștere, certificat de căsătorie
- avizul de angajare și permisul de muncă – dacă angajatul este cetățean străin
- adeverință de la angajatorul precedent și eventuale recomandări/caracterizări de la locurile de muncă anterioare
- CV
- copii ale actelor de studii și eventuale certificate de calificare sau formare profesională
- avize, autorizații, atestări
- fișa de aptitudini cu mențiunea „apt de angajare“, emisă de medicul de medicină a muncii
- fișa de instruire la angajare privind sănătatea și securitatea în muncă
- certificatul de cazier judiciar – dacă este cazul
Actele întocmite la angajare
Tot la acest dosar se adaugă și documentele întocmite în momentul angajării, după cum urmează:
- contractul individual de muncă
- fișa postului
- actele adiționale referitoare la modificarea contractului individual de muncă
- deciziile angajatorului referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă
- orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării in registrul de evidență a salariaților
- alte documente cu privire la angajat.
Notă!
- Dosarul de salariat trebuie să includă documentele în copie, originalul fiind proprietatea salariatului. Nu trebuie să reții în original actele de identitate și nici diplomele/certificatele de studii/calificări ale angajaților!
- Poți include la dosarul personal al salariatului și aspecte negative ale activității acestuia.
Cine trebuie să întocmească documentele de angajare?
Completarea și păstrarea dosarelor personale ale salariaților se face, conform legii, de către persoana responsabilă cu păstrarea dosarelor personale numită prin decizie scrisă de către angajator sau de către persoana cu atribuții stabilite prin fișa postului (exemplu: director de resurse umane).
De regulă, într-o firmă mică, de întocmirea dosarului de salariat se ocupă administratorul firmei. În schimb, în firmele medii sau mari
- există departament de resurse umane, cu personal angajat pentru aceste sarcini de salarizare
- sau sunt stabilite contracte de prestări servicii cu firme specializate în resurse umane, care întocmesc aceste dosare de personal.
Cum și unde trebuie ținute aceste documente?
În funcție de locul de unde își desfășoară activitatea angajatul, conform CIM, dosarul de salariat va fi păstrat la sediul social sau la punctul de lucru. În plus, în momentul încetării contractului de muncă, dosarul de salariat va fi arhivat de către societate.
Cum se arhivează dosarul de personal?
Durata păstrării dosarului personal al salariatului este cea stabilită în Nomenclatorul arhivistic întocmit de angajator, în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Astfel, dosarele vor fi arhivate pentru o perioadă îndelungată, de minim 50 de ani. Conform art 7 alin (7) din HG 905/2017, datele din registrul de evidență a salariaților și dosarele de salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale
- privind protectia datelor cu caracter personal
- și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, referitoare la statele de plată.
Important:
- Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii se păstrează timp de 5 ani. Prin urmare, începând cu persoanele angajate din data de 01 ianuarie 2023, dosarele personale se vor păstra doar 5 ani.
- Arhiva dosarului personal poate fi păstrată de societate atât fizic, pe hârtie, cât și electronic.
Ce se întâmplă în cazul în care firma se închide?
Conform art. 18 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 în cazul în care firma se închide ca urmare a declarării falimentului/dizolvării, în condițiile legii conform art. 2, documentele din dosarul de salariat se preiau de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale.
Astfel, arhiva (fizică sau electronică) se ține în cadrul societății, pe toată durata funcționării sale. Dacă societatea își încetează activitatea trebuie să predea documentele unui operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice.
Întocmirea corectă a dosarului de salariat te poate scuti de situații neplăcute, dar mai ales de amenzile deloc mici ale ITM. Asigură-te că ai toate documentele necesare atât în varianta fizică (pe hârtie), cât și electronic (stocate într-un cloud).
