Schimbare sediu social

Indiferent că ai sediul social la avocat, într-o locuință proprie sau închiriată, sau într-un spațiu de birouri, trebuie să fii atent la valabilitatea sediului pentru a evita sancțiunile ANAF. Înainte de expirarea valabilității trebuie să prelungești, sau după caz, să schimbi sediul la o altă adresă. Află în cele ce urmează care sunt situațiile când trebuie să faci schimbare de sediu social, cum poți face asta și de ce acte ai nevoie. 

Valabilitatea sediului social

Sediul social are aceeași valabilitate cu cea a actului care atestă dreptul de folosință a spațiului:

• contract de comodat 
• contract de închiriere
• contract de asistență juridică (dacă sediul este la biroul unui avocat) – maxim 1 an

Înainte de a expira valabilitatea contractului trebuie să faci prelungirea sediului social la ONRC. În situația în care contractul de comodat/de închiriere nu poate fi prelungit, sau ai sediul la biroul unui avocat, trebuie să modifici sediul SRL prin schimbarea la o altă adresă.

Nu știi care este perioada de valabilitate a sediului social? Poți să verifici pe ce perioadă a fost încheiat contractul de comodat/închiriere pentru folosința spațiului, sau mai simplu, poți scoate un certificat constatator de la Registrul Comerțului. 

Important! Prelungește valabilitatea sau modifică adresa sediului cu 30 de zile înainte de expirarea valabilității.

Când trebuie să modifici sediul social?

Sediul social trebuie modificat atunci când 

• intervine în mod natural această necesitate (de exemplu: ai sediul social în locuința proprie și urmează să te muți altundeva; în acest caz trebuie să modifici și “domiciliul” firmei) 
• când perioada de valabilitate a sediului actual urmează să expire și nu se poate prelungi contractul de comodat/de închiriere
• sau când ai sediul la biroul unui avocat, unde perioada de valabilitate este de maxim 1 an.

Atenție! Nu lăsa sediul să expire. Dacă perioada de valabilitate a sediului social expiră, firma poate fi declarată inactivă fiscal. În plus, dacă ai calitatea de administrator al firmei, ANAF va înscrie fapta și în cazierul tău fiscal, și prin urmare, nu vei mai putea fi asociat sau administrator în alte firme până la ștergerea cazierului.

Schimbare sediu social

Pentru a schimba sediul firmei la altă adresă ai nevoie în primul rând de un contract care să ateste dreptul de folosință al spațiului. Cel mai avantajos este un contract de comodat sau de închiriere, pentru care valabilitatea este mai mare (valabilitatea nu poate fi nelimitată), dar poți de asemenea să întocmești un contract de asistență juridică pentru a avea sediul la biroul unui avocat. Nu uita însă că acest lucru implică o nouă schimbare peste un an. 

Trebuie menționat aici că schimbarea sediului social se poate face oriunde pe teritoriul României, atât în același județ cu sediul actual, cât și în alt județ.

Cum se modifică sediul social?

Schimbarea sediului social, ca orice altă modificare SRL, este de competența Registrului Comerțului. Astfel, pentru depunerea cererii la ONRC, ai la dispoziție trei modalități:

1. varianta clasică, la ghișeul ONRC, cu dosarul cu șină 
2. varianta online, pe portalul ONRC, cu certificat digital de semnătură electronică
3. sau soluția digitală preferată de antreprenorii și freelancerii moderni – platforma StartCo: fără deplasări, fără hârtii, fără stres birocratic și 100% online. Nu ai nevoie nici de certificat digital. Trebuie doar să încarci documentele în platformă iar toate actele necesare sunt generate și transmise automat la Registrul Comerțului.

De ce documente ai nevoie pentru schimbarea sediului social?

Pentru a putea înregistra modificarea sediul social al firmei ai nevoie de 

• un nou contract de comodat sau de închiriere pentru spațiul unde vrei să stabilești sediul (dacă vrei să stabilești sediul social într-un spațiu care este proprietatea firmei, atunci ai nevoie doar de un act de proprietate)
• buletinele asociaților 
• și buletinele administratorilor.

Ce documente se modifică în firmă ca urmare a schimbării sediului?

Modificarea sediului social presupune și modificarea unui act important al firmei – certificatul de înregistrare (CUI).

Astfel, Registrul Comerțului va emite noi documente de Înmatriculare ale firmei:

• certificatul de înregistrare (CUI)
• certificate constatatoare de autorizare a activității.

Ce mai trebuie să faci după schimbarea sediului la Registrul Comerțului?

După ce ai modificat adresa sediului social la Registrul Comerțului mai trebuie să faci câteva lucruri, după cum urmează:

1. să depui declarația 010 la ANAF și să îți preschimbi Certificatul de Înregistrare în Scopuri TVA (sau TVA intracomunitar), dacă este cazul
2. să actualizezi peste tot noile date de identificare ale firmei (de exemplu: va trebui să modifici adresa sediului în programul de facturare pe care îl folosești și să îți anunți furnizorii în legătură cu modificarea, astfel încât noile facturi emise să fie cu adresa nouă).