Delegare sau detașare? Ghid complet pentru firmele cu angajați care lucrează în străinătate

Introducere

Tot mai multe companii românești trimit angajați să lucreze temporar în străinătate – pentru implementarea unui proiect, training, sau colaborare cu parteneri externi. Dar tu, ca antreprenor sau manager, știi exact care sunt diferențele dintre delegare și detașare? De ce formulare ai nevoie? Cum poți deduce legal cheltuielile cu diurna, cazarea și transportul?

Acest articol clarifică toate aspectele legate de delegare sau detașare când trimiți angajați români în străinătate, abordând atât partea legală cât și cea fiscală, pentru a te ajuta să eviți surprize neplăcute din partea autorităților.

Cazul Tehnova SRL: Proiect internațional cu provocări administrative

Tehnova SRL, o companie de IT din Cluj, a câștigat un contract pentru implementarea unui sistem software la un client din Germania. Proiectul necesită ca o echipă de 5 programatori să lucreze la sediul clientului din Berlin pentru perioade variind între 2 săptămâni și 6 luni.

Directorul companiei își pune următoarele întrebări:

• Este vorba de o delegare sau o detașare?
• Ce documente trebuie întocmite?
• Este necesar formularul A1 și cum se obține?
• Cum afectează acest lucru contractele de muncă?
• Ce cheltuieli pot fi deduse (diurnă, cazare, transport)?
• Trebuie făcute modificări în Revisal?

Haideți să clarificăm fiecare aspect în parte.

Delegare vs. Detașare: Care este diferența?

Ce este delegarea?

Delegarea reprezintă exercitarea temporară de către salariat a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor sale de serviciu în afara locului de muncă, la dispoziția angajatorului.

Caracteristici principale ale delegării:

• Durată limitată: Maxim 60 de zile calendaristice în 12 luni (poate fi prelungită cu acordul salariatului)
• Relația contractuală: Rămâne neschimbată, angajatul continuă să lucreze sub autoritatea angajatorului român
• Atribuții: Similar cu cele din fișa postului
• Salarizare: Angajatul primește salariul de la angajatorul român + indemnizație de delegare (diurnă)
• Document principal: Ordin de deplasare

Ce este detașarea?

Detașarea reprezintă schimbarea temporară a locului de muncă, din dispoziția angajatorului, la un alt angajator, pentru executarea unor lucrări în interesul acestuia.

Caracteristici principale ale detașării:

• Durată: Maxim 1 an (poate fi prelungită cu acordul părților, din 6 în 6 luni)
• Relația contractuală: Se modifică temporar, angajatul lucrează sub autoritatea entității la care este detașat
• Atribuții: Pot diferi de cele din fișa postului inițială
• Salarizare: Poate fi plătit de angajatorul inițial sau de cel la care este detașat
• Document principal: Decizie de detașare + act adițional la contractul de muncă; Detasarea se transmite in Revisal.

Alegerea corectă pentru Tehnova SRL

Pentru Tehnova SRL, alegerea între delegare și detașare depinde de:

• Durata șederii: Pentru perioadele sub 60 de zile, delegarea este opțiunea simplă
• Natura muncii: Dacă angajații continuă să primească instrucțiuni de la Tehnova și nu de la clientul german
• Structura contractuală: Dacă există un contract de prestări servicii (nu de punere la dispoziție a personalului)

În majoritatea cazurilor de implementare de proiecte IT, formula corectă este delegarea (pentru perioade scurte) sau detașarea transnațională (pentru perioade mai lungi).

Formularul A1: Pașaportul securității sociale în UE

Ce este formularul A1?

Formularul A1 este un certificat care atestă că angajatul rămâne asigurat în sistemul de securitate socială din România în timp ce lucrează temporar în alt stat membru UE/SEE/Elveția.

Acest formular demonstrează că:

• Angajatul plătește contribuții sociale doar în România
• Nu trebuie să contribuie la sistemul de securitate socială din țara gazdă

Când este necesar formularul A1?

Formularul A1 este necesar în următoarele situații:

• Pentru detașarea angajaților într-un stat UE/SEE/Elveția (nu pentru delegare)
• Indiferent de durata deplasării (chiar și pentru deplasări de câteva zile)
• Pentru toate tipurile de activități profesionale

Atenție! Lipsa formularului A1 poate duce la obligația de a plăti contribuții sociale în țara gazdă, în plus față de cele din România!

Cum se obține formularul A1?

Pașii pentru obținerea formularului A1:

1. Completarea cererii-tip (disponibilă pe site-ul Casei Naționale de Pensii Publice)
2. Depunerea cererii la Casa Județeană de Pensii din județul în care firma are sediul social
3. Furnizarea documentelor justificative:
   • Contract de muncă
   • Decizie de detașare
   • Contract cu partenerul străin
4. Termenul legal de eliberare: 30 de zile (în practică poate dura 10-15 zile)

Aspecte fiscale: Deducerea cheltuielilor de delegare sau detașare

Diurna: Reguli și limite de deductibilitate

Diurna reprezintă suma zilnică acordată angajatului pentru acoperirea cheltuielilor personale în timpul delegării/detașării.

Limite de deductibilitate pentru diurnă (2025):

• În țară: maxim 57,5lei/zi/persoană
• În străinătate: 2,5 ori nivelul stabilit pentru instituțiile publice

Pentru deplasările în Germania, limita pentru instituțiile publice este de 35 euro/zi, deci:

• Limita de deductibilitate pentru firmele private: 35 x 2,5 = 87,5 euro/zi/persoană

Tratamentul fiscal al diurnei:

• Este deductibilă la calculul impozitului pe profit/venit în limitele de mai sus
• Este neimpozabilă pentru angajat în limitele legale
• Sumele care depășesc limitele legale sunt considerate venituri salariale și se impozitează corespunzător

Cazarea: Condiții de deductibilitate

Cheltuielile cu cazarea angajaților în deplasare sunt deductibile integral dacă:

• Sunt efectuate în scopul activității economice
• Sunt justificate cu documente (facturi, chitanțe)
• Respectă politica internă de decontare a companiei

Transportul: Optimizare fiscală

Cheltuielile cu transportul sunt deductibile fiscal dacă:

• Sunt aferente deplasării în interes de serviciu
• Sunt justificate cu documente (ordin de deplasare, bilete, boarding pass-uri, facturi)
• Respectă politica de călătorie a companiei

Ce include transportul deductibil:

• Transport internațional (avion, tren, autocar)
• Transport local în țara de destinație
• Închiriere mașină (dacă este justificată de natura activității)
• Combustibil și taxe rutiere (cu documentație corespunzătoare)

Alte cheltuieli deductibile

• Asigurări medicale de călătorie
• Taxe de viză (unde este cazul)
• Cheltuieli de comunicații (telefon, internet) necesare activității
• Taxe pentru participare la evenimente legate de scopul deplasării

Implicații în Revisal și contractele de muncă pentru delegare sau detașare

Înregistrări în Revisal

Pentru delegare:

• Nu este necesară înregistrarea în Revisal (fiind o modificare temporară care nu afectează elementele esențiale ale contractului de muncă)

Pentru detașare:

• Este obligatorie înregistrarea în Revisal în termen de 20 de zile lucrătoare
• Se completează: perioada detașării, locul detașării și datele angajatorului la care se face detașarea

Modificări ale contractelor de muncă

Pentru delegare:

• Nu necesită modificarea contractului de muncă
• Se emite doar ordinul de delegare

Pentru detașare:

• Necesită încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă
• Actul adițional trebuie să specifice durata, locul și condițiile detașării

Concluzie: Planificare și documentare riguroasă

Trimiterea angajaților români în străinătate poate fi o necesitate pentru dezvoltarea afacerii, dar alegerea corectă între delegare sau detașare și respectarea cerințelor legale aferente vine cu provocări administrative și fiscale. Cheia succesului constă în:

1. Înțelegerea corectă a diferenței dintre delegare și detașare
2. Obținerea formularului A1 pentru toți angajații trimiși în UE
3. Respectarea limitelor de deductibilitate fiscală pentru diurne
4. Documentarea riguroasă a tuturor cheltuielilor
5. Actualizarea corectă a Revisal și a contractelor de muncă (când este cazul)

Prin respectarea acestor reguli, companiile pot beneficia de avantajele proiectelor internaționale, minimizând riscurile fiscale și administrative.

---

*Notă: Acest articol oferă informații generale. Recomandăm consultarea unui specialist înainte de a lua decizii privind delegarea sau detașarea angajaților în străinătate.