​​Obiectele de inventar: ce sunt, cum se înregistrează și cine ține evidența

Obiectele de inventar sunt genul de subiect mic care îți poate face contabilitatea foarte simplă… sau foarte complicată, dacă nu ai o evidență clară. De obicei apar în firme la început de drum (laptopuri, telefoane, periferice, mobilier, scule), iar marea întrebarea e mereu aceeași: E obiect de inventar sau mijloc fix?

Citește în continuare și află ce sunt obiectele de inventar, cum diferă față de mijloacele fixe sau consumabile, cum se înregistrează, cine ține evidența și ce documente sunt necesare.

Ce sunt obiectele de inventar?

Obiectele de inventar sunt bunuri materiale folosite în activitatea firmei care nu îndeplinesc condițiile pentru a fi încadrate ca mijloace fixe (de regulă, din cauza valorii sau a duratei). În contabilitate sunt tratate ca materiale de natura obiectelor de inventar și se ține evidența lor distinct.

Deși de multe ori sunt confundate cu mijloacele fixe, trebuie să știi că obiectele de inventar sunt bunuri (active circulante): 

• utilizate pentru o perioadă mai mică de un an 
• recunoscute în contabilitate ca o cheltuială totală în momentul achiziției și dării în funcțiune
• cu o valoare individuală de achiziție mai mică de 2.500 lei. Asta înseamnă că, în foarte multe cazuri:
  • sub 2.500 lei → tinde să fie încadrat ca obiect de inventar (dacă e bun pentru activitate)
  • de la 2.500 lei în sus → tinde să fie mijloc fix (și intră pe amortizare)
• care nu se amortizează (tocmai pentru faptul că sunt recunoscute drept cheltuială totală)

Durata de utilizare contează (mijloacele fixe sunt, în mod uzual, bunuri folosite pe termen mai lung), dar în practică pragul de 2.500 lei e linia care clarifică cele mai multe situații.

În categoria obiectelor de inventar intră: 

• calculatoarele
• imprimantele
• echipamentul de lucru
• aparatele de măsură și control
• matrițele folosite la executarea anumitor produse și alte obiecte similare
• scule, dispozitive, verificatoare, aparate de măsură și control
• echipamente de protecție și de lucru
• uniforme de serviciu
• materiale sportive
• echipament alpin/militar
• ambalaje care se utilizează în interiorul unității etc.

Obiecte de inventar vs. mijloace fixe vs. consumabile

Categoria	Cum le recunoști	Cum se tratează, pe scurt
Consumabile	se consumă repede (hârtie, toner, detergent etc.)	cheltuială la consum
Obiecte de inventar	bunuri utilizabile în firmă, frecvent sub 2.500 lei	se țin în cont de stocuri + se trec pe cheltuială la darea în folosință
Mijloace fixe	bunuri durabile, de regulă ≥ 2.500 lei	amortizare în timp

Cum se înregistrează obiectele de inventar în contabilitate?

În planul de conturi, obiectele de inventar apar în felul următor:

• 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar” – evidența existenței și mișcării
• 323 „… în curs de aprovizionare” – dacă sunt cumpărate, dar încă pe drum
• 603 „Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar” – cheltuiala la darea în folosință
• 8035 „Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință” – evidență extracontabilă pentru cele deja date la oameni/locuri

Ce e important pentru tine:

• să păstrezi documentele (factură, NIR etc.)
• să stabilești cine le primește/unde sunt
• când sunt date în folosință, contabilul le trece pe cheltuială și le urmărește corect.

Cine ține evidența obiectelor de inventar (și cine răspunde, de fapt)?

• Contabilul ține evidența contabilă și se asigură că înregistrările sunt corecte.
• Administratorul răspunde ca procedura să existe și să fie respectată (adică să nu fie haos cu laptopurile). În zona de documente + arhivare, obligația de păstrare revine administratorului.
• Angajatul/colaboratorul care primește bunul: ideal semnează primirea (mai ales pentru echipamente IT, remote etc.).

Așa cum te asiguri periodic că ai depus toate declarațiile, la fel trebuie să te preocupi de acuratețea datelor înregistrate în contabilitate și de gestiunea elementelor patrimoniale. 

Dacă te interesează inventarierea (anuală) a obiectelor de inventar, trebuie să știi că e un subiect separat (și mai amplu). Ca să nu amestecăm lucrurile, uite aici un ghid pas cu pas despre cum să faci inventarierea patrimoniului.

Cum ții evidența obiectelor de inventar?

Pentru bunurile date în folosință către personal, se folosește Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9). Poți descărca un model editabil al acestei liste de aici: Listă de inventar.

Ce trebuie să știi despre lista de inventar?

• Este documentul prin care se ține evidenţa materialelor de natura obiectelor de inventar până la scoaterea lor din uz. 
• Se întocmeşte într-un exemplar (pe baza documentelor justificative) pe măsura dării în folosință, pentru fiecare persoană care primește bunurile
• Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
• Această listă include câteva informații relevante despre stocurile intrate în gestiune:
  • data achiziției bunurilor
  • data în care bunurile au fost date spre folosință
  • valoarea bunurilor
  • bunurile scoase din evidență (casate)
  • bunurile care NU au fost date spre folosință etc.

De ce documente ai nevoie pentru a ține evidența obiectelor de inventar?

În funcție de caz, cele mai folosite sunt:

• Factura (și dovada plății, dacă e cazul)
• NIR – Nota de recepție și constatare diferențe (cod 14-3-1A)
• Fișa de magazie (cod 14-3-8) – pentru intrări/ieșiri/stoc
• Bon de consum (cod 14-3-4A) – pentru scăderea din gestiune (când se dă în consum/folosință, după procedura firmei)
• Fișa 14-3-9 – dacă bunul e dat în folosință unei persoane
• Proces-verbal de scoatere din funcțiune / declasare (cod 14-2-3/aA) – folosit și pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar

Alte lucruri utile de care să ții cont

1) Darea în folosință: când o faci (și de ce contează)

Darea în folosință e momentul în care bunul nu mai e doar cumpărat, ci folosit efectiv (dat unui angajat, pus într-un punct de lucru, instalat etc.). Din punct de vedere contabil, cheltuiala pe 603 este legată de darea în folosință.

Recomandare practică:

• fă darea în folosință cât mai aproape de momentul real în care bunul începe să fie folosit
• evită situația „avem 10 laptopuri cumpărate anul trecut, dar nu știm cine le are”

2) Cum scoți un obiect de inventar din evidență

Ai două scenarii principale:

• Vânzare
  • vânzarea generează venituri (deci intră în baza de impozitare a firmei)
  • ai nevoie de documente de vânzare (factură/contract etc.)
• Casare / scoatere din uz
  • se face pe bază de proces-verbal de scoatere din funcțiune/declasare (cod 14-2-3/aA)
  • bunul iese din evidență și nu mai apare ca în folosință

3) Greșeli frecvente

• „Tot ce e sub 2.500 lei e consumabil” → nu. Multe sunt obiecte de inventar și trebuie urmărite.
• Nu ai fișe / nu știi cine are bunurile → problemă clasică la echipamente IT și munca remote.
• Nu documentezi casarea → rămân „fantome” în evidență (în contabilitate există, fizic nu).
• Amesteci bunuri personale cu bunuri ale firmei → risc de discuții neplăcute la control, mai ales fără documente și justificare.