​​Cum și cine trebuie să țină o evidență a obiectelor de inventar?

Pentru a avea o contabilitate corectă trebuie să ții o gestiune clară a tuturor elementelor din patrimoniul firmei, inclusiv a obiectelor de inventar. Ce sunt, cum și cine trebuie să țină o evidență a obiectelor de inventar? Citește articolul complet și află răspunsurile.

Ce sunt obiectele de inventar?

Deși de multe ori sunt confundate cu mijloacele fixe, trebuie să știi că obiectele de inventar sunt bunuri (active circulante) 

• utilizate pentru o perioadă mai mică de un an 
• recunoscute în contabilitate ca o cheltuială totală în momentul achiziției și dării în funcțiune
• cu o valoare individuală de achiziție mai mică de 2.500 lei
• care nu se amortizează (tocmai pentru faptul că sunt recunoscute drept cheltuială totală)

În categoria obiectelor de inventar intră: 

• calculatoarele
• imprimantele
• echipamentul de lucru
• aparatele de măsură și control
• matrițele folosite la executarea anumitor produse și alte obiecte similare
• scule, dispozitive, verificatoare, aparate de măsură și control
• echipamente de protecție și de lucru
• uniforme de serviciu
• materiale sportive
• echipament alpin/militar
• ambalaje care se utilizează în interiorul unității etc.

Important:

1. Deoarece obiectele de inventar nu se amortizează, toate cheltuielile cu aceste bunuri afectează direct profitul societății.
2. Obiectele de inventar pot să intre în gestiunea unei firme prin
   1. achiziție
   2. producție proprie
   3. donații
   4. închiriere 
   5. sau aport în natură de la asociați. 

Cum sunt înregistrate obiectele de inventar în contabilitate?

Pentru a evidenția obiectele de inventar din patrimoniul afacerii se folosesc conturile:

• contul 303 “Materiale de natura obiectelor de inventar”
• contul 323 “Materiale de natura obiectelor de inventar în curs de aprovizionare”

• contul 603 “Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar”
• contul 8035 “Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință”.

Evidența obiectelor de inventar – cine și cum o ține?

Așa cum te asiguri periodic că ai depus toate declarațiile, la fel trebuie să te preocupi de acuratețea datelor înregistrate în contabilitate și de gestiunea elementelor patrimoniale. 

Asemenea evidenței contabile generale, și evidența obiectelor de inventar intră în sarcina contabilului. Acesta trebuie să țină o evidență clară a obiectelor de inventar. 

Cine trebuie să țină o evidență a obiectelor de inventar?

Asemenea evidenței contabile generale, și evidența obiectelor de inventar intră în sarcina contabilului. Acesta trebuie să țină o evidență clară a obiectelor de inventar. 

Cum trebuie să ții o evidență a obiectelor de inventar?

Pentru evidența obiectelor de inventar se întocmește un registru (în format electronic sau tipărit – fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă (Cod 14-3-9)).

Poți descărca un model editabil al acestei liste de aici:

Ce trebuie să știi despre lista de inventar?

1. Este documentul prin care se ține evidenţa materialelor de natura obiectelor de inventar până la scoaterea lor din uz. 
2. Se întocmeşte într-un exemplar, pe baza documentelor justificative
3. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
4. Această listă include câteva informații relevante despre stocurile intrate în gestiune.  Iată ce informații trebuie să includă:
   • data achiziției bunurilor
   • data în care bunurile au fost date spre folosință
   • valoarea bunurilor
   • bunurile scoase din evidență (casate)
   • bunurile care NU au fost date spre folosință etc.

De ce documente ai nevoie pentru a ține evidența obiectelor de inventar?

Așa cum pentru evidența contabilă ai nevoie de documente justificative, întocmai pentru a ține o evidență a obiectelor de inventar trebuie să îi dai contabilului:

• factura de achiziție și NIR-ul (nota de recepție și constatare diferențe) 
• fișa de magazie – pentru evidența operativă a stocurilor
• fișa de magazie a materialelor de natura obiectelor de inventar date în folosință
• bonul de consum – actul justificativ care stă la baza înregistrării ieșirilor din gestiune

Important!

Obiectele de inventar pot fi scoase din evidență 

• fie prin vânzare (prin trecerea obiectelor de inventar în contul de mărfuri, concomitent cu înregistrarea vânzării și scoaterea acestora din gestiune. De reținut că vânzarea obiectelor de inventar va genera pentru firmă venituri care sunt incluse în baza de impozitare
• fie prin casare, în baza unui Proces-verbal de scoatere din funcțiune/de declasare a unor bunuri materiale. Astfel, pentru firmă se înregistrează o cheltuială deductibilă pentru societate.

Acestea sunt câteva aspecte contabile și fiscale despre unul dintre elementele bilanțiere cele mai cunoscute – obiectele de inventar. Asigură-te că sunt înregistrate corect în contabilitate cu ajutorul contabilului tău.