Contractul de comodat pentru sediu social: ce este, la ce trebuie să fii atent + model de contract

Urmează să îți înființezi firma și ai nevoie de o adresă pentru sediul social? Dacă spațiul este al tău sau al cuiva apropiat și vrei o soluție simplă (fără chirie), cel mai des vei folosi contractul de comodat.

Mai jos găsești ce este contractul de comodat, cine semnează, când ai nevoie de acordul vecinilor, ce clauze să nu lipsească și model de contract de comodat.

Ce este contractul de comodat pentru sediu social?

Contractul de comodat (numit și împrumut de folosință) este contractul prin care o persoană (comodantul) oferă gratuit unei alte părți (comodatarul) dreptul de a folosi un bun, cu obligația de a-l restitui ulterior.

Pe scurt: e „închiriere fără chirie”, folosită foarte des pentru sediu social.

Contractul poate avea ca obiect numai bunuri nefungibile, individual determinate, pentru că ele trebuie restituite „în natură” (adică exact același bun: apartamentul/casa X, nu „altul la fel”). Pentru sediu social, în practică vorbim aproape mereu de un imobil (apartament/casă/spațiu).

Dacă ai nevoie de un model de contract de comodat, găsești unul clar și rapid aici: Model contract de comodat.

Legalitate: ce verifici înainte să semnezi?

1. La încheierea contractului, ambele părți trebuie să aibă capacitatea de a semna acte de administrare (adică să poată încheia legal contractul).
2. Adresa sediului social trebuie să fie într-o construcție finalizată (nu „casă în construcție”, nu „doar teren”).
3. Dacă imobilul are înscris uzufruct/drept de abitație/întreținere, contractul trebuie semnat și de persoana care are acel drept (altfel riști să nu ai un drept de folosință „curat”).
4. Imobil cumpărat prin credit bancar? Verifică actele de credit/ipotecă și discută cu banca. Pentru unele produse (ex. programe garantate), banca poate condiționa folosirea imobilului ca sediu (uneori e nevoie de acord).
5. Contractul poate fi încheiat:
   • fie la notar (formă autentică),
   • fie sub semnătură privată (fără notar) – varianta cea mai frecventă pentru sediu social.

Drept de semnătură: cine semnează și cum?

1. Contractul trebuie semnat de părțile contractante. Dacă semnează altcineva în locul proprietarului, acel om trebuie să fie împuternicit (procură).
2. Contractul de comodat pentru sediul social se face între deținătorul spațiului (comodant) și firmă (comodatar). Chiar dacă tu ești proprietarul spațiului, tot vei semna „tu – persoană fizică” cu „firma ta – persoană juridică”.
3. Dacă firma:
   • este deja înființată: treci denumirea, CIF, reprezentantul legal.
   • este „în curs de înființare”: treci denumirea conform rezervării + mențiunea „în curs de înființare”, apoi datele reprezentantului; ulterior poți face act adițional cu CIF-ul.

Care sunt părțile contractante?

În contractul de comodat sunt implicate două părți: comodantul – cel care transferă dreptul de folosință și comodatarul – firma, care primește dreptul de a-și declara sediul social la adresa imobilului. Poate fi comodatar persoana care intenționează să își înființeze:

• o societate comercială (SRL)
• o întreprindere familială(IF)
• ori individuală (II)
• sau un PFA

Poate fi comodant orice persoană care are dreptul de a folosi bunul, dacă nu i s-a interzis prin lege sau prin contract. Atât comodantul, cât și comodatarul pot fi, atât persoane fizice, cât și persoane juridice.

Alte lucruri de care să ții cont

1. Sediu social în apartament de bloc: ai nevoie de acordul vecinilor?

Depinde de un lucru simplu: se desfășoară activitate la sediu sau nu?

• Dacă NU se desfășoară activitate la sediul social: nu este necesar avizul/acceptul legat de schimbarea destinației, dacă administratorul declară pe propria răspundere că la sediu nu se desfășoară activitate.
• Dacă se desfășoară activitate (birou efectiv, flux de clienți, angajați, depozitare etc.), atunci intri în zona de acorduri/avize pentru schimbarea destinației spațiului, conform regulilor aplicabile condominiilor.

Dacă folosești adresa doar pentru corespondență și „pe acte”, de regulă e mult mai simplu.

2. Care sunt obligațiile părților implicate într-un contract de comodat?

Comodatarul are obligația:

1. de a folosi bunul doar în conformitate cu destinația agreată în contract
2. de nu permite unui terț utilizarea bunului fără aprobarea comodantului
3. de a răspunde pentru pierderea sau deteriorarea bunului în cazul folosirii bunului cu altă destinaţie decât cea pentru care i-a fost împrumutat sau al prelungirii utilizării
4. de a restitui bunul împrumutat la împlinirea termenului convenit

Comodantul are obligația:

• de a-l despăgubi pe comodatar pentru pagubele provocate de viciile ascunse ale bunului dat în folosință, pe care, deși le cunoștea la încheierea contractului, nu le-a adus la cunoștința comodatarului ( art. 2152 C.Civ).

3. Clauze care merită puse (ca să eviți probleme mai târziu)

Într-un contract de comodat pentru firmă, cele mai utile (și des uitate) sunt:

• Destinația exactă: „folosință gratuită în scop de sediu social” + (foarte util) „fără desfășurare activitate la sediu”, dacă asta e situația.
• Durata: determinată (ex. 1–3 ani) sau nedeterminată + reguli de încetare.
• Cine plătește cheltuielile: utilități / întreținere / reparații (măcar la nivel de principiu).
• Interdicția de subcomodat/subînchiriere fără acord.
• Predare–primire și restituire: când și cum se eliberează spațiul.

E bine de știut că comodantul poate cere restituire anticipată în anumite situații (nevoie urgentă, încălcarea obligațiilor etc.).

Pentru ONRC, de cele mai multe ori ajunge un contract sub semnătură privată. Dar dacă vrei protecție suplimentară (mai ales pentru proprietar), mai e util de știut că, în ceea ce privește obligația de restituire, contractul de comodat poate deveni titlu executoriu dacă e:

• în formă autentică sau
• sub semnătură privată cu dată certă, în condițiile legii

4. Comodat vs. închiriere pentru sediul social (diferența care contează)

• Comodat: gratuit (nu ai chirie), în practică mai simplu ca „birocrație fiscală” pentru proprietar.
• Închiriere: dacă proprietarul este persoană fizică, există obligația de înregistrare la ANAF a contractului (și a modificărilor) în termenul legal (în practică, se folosește formularul C168).

De asta, pentru sediu social „la părinți / la tine acasă”, comodatul e, de multe ori, alegerea naturală.